Comment cet article peut vous aider ?
Séparer la préparation et le mapping du FEC des contrôles, des erreurs, des pièces jointes, des à-nouveaux et actions post-import permet de retrouver plus directement les solutions après la migration.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Utilisez ce guide après avoir réalisé les étapes d'import décrites dans l'article Importer un FEC.
Corriger les erreurs fréquentes
Corriger l'erreur Account number doit être rempli(e)
Cette erreur indique que la colonne CompteNum est vide sur une ou plusieurs lignes.
Ouvrez le fichier source.
Complétez la colonne CompteNum sur chaque ligne concernée.
Enregistrez le fichier au format .txt ou .csv.
Relancez l'import avec le fichier corrigé.
Corriger les écritures ventilées dans les comptes 471 ou 471999
Une écriture peut être ventilée dans un compte d'attente lorsque ses lignes ne partagent pas la même référence de pièce ou lorsqu'elle est déséquilibrée.
Attribuez la même référence de pièce à toutes les lignes d'une même écriture.
Vérifiez que le total au débit est égal au total au crédit.
Contrôlez également l'équilibre des écritures d'à-nouveau.
Corrigez le fichier, puis relancez l'import.
Corriger un échec général
Un import peut échouer si le fichier contient des données incohérentes, des références de pièce absentes ou des écritures déséquilibrées.
Vérifiez les colonnes obligatoires.
Complétez les références de pièce manquantes.
Contrôlez l'équilibre de chaque écriture.
Corrigez ou régénérez le fichier depuis le logiciel source.
Relancez l'import.
ℹ️ Les écritures issues du FEC sont importées à 75% environ en tant que facture dans les journaux Achats et Ventes dans Pennylane. Le reste des écritures est importé dans le journal OD.
Vérifier les transactions créées
Lors d'un import de FEC, sur un exercice en cours, c'est-à-dire qui contient la date du jour, Pennylane crée des transactions basées sur les écritures présentes dans votre fichier. Elles seront donc visibles depuis le module Transactions sur l'interface Comptabilité comme sur l'interface Gestion.
Ces transactions ont les mêmes propriétés que les transactions Pennylane.
Pennylane crée une transaction à partir d'une écriture issue du FEC si elle remplit les conditions cumulatives suivantes :
Contenir au maximum 1 ligne 512 ;
Contenir au maximum 1 ligne 401 ou 411 ;
Être équilibrée.
✍️ Assurez-vous que le mapping du compte bancaire est correct pour que la transaction se crée.
⚠️ Pennylane ne crée pas de transactions pour les écritures qui contiennent plusieurs lignes 512, plusieurs lignes 401 ou 411 ainsi que pour les écritures d'à-nouveaux.
Vous pourrez visualiser les transactions créées depuis la page d'import.
Enfin vous pourrez retrouver les transactions créées lors de l'import de votre FEC en utilisant le filtre Fichiers d'import depuis le module Transactions ou depuis le Grand livre.
Une fois le FEC importé, plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez :
Voir la Balance des écritures par classes de comptes à l'import du FEC.
Joindre une archive (Télécharger les pièces jointes).
Visualiser les écritures importées dans le Grand Livre, les transactions créées, et le mapping du fichier.
Supprimer le FEC en cliquant sur la poubelle rouge.
⚠️ Vous ne pouvez pas supprimer un FEC si les écritures sont validées. Sur un exercice clos, rouvrez d'abord l'exercice, puis faites dévalider toutes les écritures par un administrateur.
Contrôler la balance
Lorsque l'import est finalisé, utilisez la Balance des écritures de classes de comptes pour vous assurer qu'il n'y a aucun écart sur le fichier avant et après import, puis pour comparer avec la balance générale par classe du dossier.
Consultez notre article Utiliser la balance générale.
Si la comptabilité n'était pas à 0 dans le dossier avant l'import, cette comparaison mettra en évidence l'explication des écarts :
Écarts sur les classes de comptes 4 et 5 : source des écarts liée aux transactions bancaires.
Écarts sur les classes de comptes 4 et 7 : source des écarts liée aux factures clients.
Écarts sur les classes de comptes 4 et 6 ou 4 et 2 : source des écarts liée aux factures fournisseurs.
Si les factures et/ou les transactions importées sont déjà comptabilisées dans le FEC, archivez-les dans Pennylane pour éviter les doublons avec le FEC.
Importer les pièces jointes avec le FEC
Si votre FEC contenait des pièces justificatives, vous pouvez les télécharger à l'aide de la fonction Joindre une archive en cliquant sur le trombone.
L'affectation des pièces aux écritures liées est automatique, à condition que le nom de la pièce soit strictement identique au numéro de pièce dans la colonne PieceRef de l'écriture qui correspond.
⚠️ Ne mettez pas le nom des extensions (.pdf, .png) dans la colonne PieceRef du FEC.
Lorsque vous vous êtes assuré que c'est bien le cas, réunissez toutes les pièces dans un même fichier zip, puis téléversez-le dans Pennylane. La taille maximum acceptée pour un fichier d'archive est de 20 Go, si vous excédez ce volume, il faut diviser votre fichier et procéder à plusieurs imports.
Pour savoir comment générer un FEC avec pièces jointes depuis Pennylane, consultez l'article : Exporter un FEC.
ℹ️ Contactez l'équipe support si vous ne pouvez pas joindre une archive.
Clôturer l'exercice et gérer les à-nouveaux
Votre FEC définitif est importé et tous vos contrôles sont bons ? Bravo, vous avez terminé ! Clôturez l'exercice fiscal pour éviter tout risque de modification ultérieure, et validez la comptabilité.
L'exercice se clôture depuis les Paramètres > Informations Entreprises > Tenue comptable. Vous avez le choix de générer ou non les reports à nouveau sur l'exercice suivant au moment de la clôture. Si vous n'optez pas pour la génération automatique des AN, vous pourrez toujours les générer par la suite.
📖 N'hésitez pas à lire l'article Clôturer un exercice et valider les écritures.
Prévenir les doublons d'à-nouveaux après un import de FEC
Si votre FEC contient déjà les AN (journal AN présent dans le fichier) : au moment de clôturer l'exercice importé, décochez la case Générer les à-nouveaux. Sinon, Pennylane créera un second AN sur l'exercice suivant.
Si votre FEC ne contient pas les AN : cochez la case Générer les à-nouveaux à la clôture pour que Pennylane crée automatiquement l'écriture d'à-nouveau sur l'exercice suivant.
En cas de doute, vérifiez la présence d'un journal AN dans le module Saisie comptable avant de clôturer.
Voir Générer les à-nouveaux pour tout comprendre du parcours de clôture et du format des AN.
Vous pouvez générer les AN immédiatement à la clôture, ou plus tard depuis l'onglet Tenue comptable. Consultez l'article Générer les à-nouveaux pour choisir la bonne option selon votre situation.
📖 N'hésitez pas à lire l'article Clôturer un exercice et valider les écritures.
Corriger des à-nouveaux en double
Si des à-nouveaux apparaissent en double après l'import du FEC, Pennylane les a généralement générés lors de la clôture alors qu'ils étaient déjà présents dans le fichier.
Rouvrez l'exercice concerné.
Clôturez en décochant Générer les à-nouveaux.
Supprimer un import de FEC
Lorsqu'un exercice a été clôturé, les écritures sont automatiquement validées, ce qui bloque la suppression du FEC, même si l'exercice a depuis été réouvert.
Pour débloquer la situation, voici les étapes à suivre :
Rendez-vous dans Paramètres > Information entreprise > onglet Tenue comptable.
Cliquez sur l'encadré Clôturés pour afficher les exercices clôturés et validés.
Sur la ligne de l'exercice concerné, cliquez sur Rouvrir.
Une fois l'exercice réouvert, cliquez sur l'icône sous forme de deux flèches (⇄) afin d'annuler la validation des écritures.
Depuis le module Imports, cliquez sur la poubelle rouge pour supprimer le FEC.
⚠️ Ces actions nécessitent d'être connecté avec un profil Administrateur du cabinet.