Lorsqu'un employé soumet une note de frais (Interface Gestion > Achats > Notes de frais), quels sont les impacts sur la comptabilité ?
Découvrez les impacts comptables à chaque étape: création, approbation et remboursement d'une note de frais.
Créer une note de frais
Pour créer une note de frais, rendez-vous sur l'interface Gestion dans le menu Achats > Note de frais.
📖 Voir article Créer une note de frais
Téléchargez votre facture. La facture est lue par l'OCR et les champs de la facture sont pré-remplis: Montant, TVA, Date.
Pour soumettre à validation une note de frais, il est nécessaire de renseigner un type de dépense ainsi qu'un motif.
✍️ Le type de dépense correspond au fournisseur de la facture.
Une fois soumise à validation, la note de frais passe en statut "En attente de validation" dans l'onglet Mes demandes.
Tant que la note de frais n'est pas validée, elle n'apparaît pas dans la comptabilité.
Approuver une note de frais
La note de frais entre alors dans un circuit de validation que vous aurez défini, et est envoyée à l'approbateur adéquat.
📖 Voir article Circuits de validation des notes de frais
Depuis l'onglet Toutes les demandes, l'approbateur peut approuver ou refuser les notes de frais en statut "A valider".
Une fois validée, la note de frais passe en statut "A rembourser".
La facture liée à la note de frais apparaît en comptabilité. Vous retrouvez la facture dans le module Achats (Interface Gestion) ainsi que dans le module de saisie des factures fournisseurs (Interface Comptabilité).
Cliquez sur la facture pour accéder au formulaire de saisie:
Le nom du fournisseur correspond au type de dépenses renseigné dans le module Notes de frais.
Modifiez éventuellement le comptes de charges, le taux de TVA ...
Un compte 467 a été renseigné dans le champ "Réconciliation par mode de règlement". Le compte 401 est automatiquement lettré (cf. écritures comptables ci-dessous)
💡 Le compte 467 - Autres comptes débiteurs ou créditeurs est le compte renseigné par défaut pour les factures liées à une note de frais.
Si vous souhaitez avoir un compte 467 par employé, vous pouvez tout à fait en créer un par employé.
Pour ce faire, depuis la page Utilisateurs, cliquez sur le nom d'un utilisateur puis renseignez un compte 467 dans le champ dédié. Vous pouvez créer le compte directement ici.
Ainsi, toutes les notes de frais créées par cet utilisateur seront automatiquement enregistrées dans le compte 467 qui leur est dédié.
Enfin, cliquez sur Valider, la facture passe en statut "Traitée".
Rembourser une note de frais
Le remboursement des notes de frais s'effectue dans l'interface Gestion, le menu Achats > Notes de frais.
Vous avez deux possibilités pour rembourser une note de frais:
Rembourser la note de frais depuis Pennylane: le paiement est alors automatiquement rapproché de la facture
Réconcilier manuellement la transaction bancaire de remboursement de la note de frais avec la facture. Cliquez sur la note de frais, puis dans l'onglet Rapprochement, réconciliez la transaction bancaire avec la facture.
📖 Voir article Rembourser les notes de frais de vos collaborateurs
Une fois remboursée, la note de frais passe en statut Remboursé.
Côté comptable, la transaction bancaire de remboursement de la note de frais est réconciliée avec la facture et le compte 467 est lettré (cf. écritures ci-dessous):
