La gestion des notes de frais est disponible pour les plans Essentiel et Premium.
Vous pouvez désormais ajouter un circuit de validation pour la gestion des notes de frais afin de l'organiser en fonction de votre structure d'entreprise.
Vous pouvez, par exemple, assigner les managers en tant qu’approbateur pour les notes de frais de leur équipe.
✍️ La version Bêta de cette fonctionnalité est activée pour une partie de nos utilisateurs pour une durée déterminée.
Actions autorisées pour le rôle d’utilisateur Pennylane
Chaque utilisateur avec un compte sur Pennylane peut créer une note de frais.
Les utilisateurs assignés en tant qu’approbateur peuvent consulter et valider les notes de frais de leurs groupes assignés.
Les administrateurs (et les comptables internes) peuvent ajouter des utilisateurs employés ou approbateurs, consulter et valider les notes de frais, définir la validation automatique et paramétrer les droits de validations.
Activer les circuits de validation
⚠️ Cette action ne peut être effectuée que par un utilisateur Administrateur du compte.
Rendez-vous dans vos Paramètres et le menu Gestion de l’équipe.
Pour activer le circuit de validation des notes de frais, il faut d’abord inviter les employés sur Pennylane et ensuite, créer des équipes, et finalement ajouter un circuit de validation.
Pour assigner des approbateurs à l’équipe, assurez-vous que l’option Validation automatique est décochée et sélectionnez les approbateurs souhaités. Vous pouvez choisir un ou plusieurs approbateurs pour chaque équipe. Le même approbateur peut également valider les notes de frais de plusieurs équipes.
Pour chaque équipe, vous pouvez choisir la validation automatique. Cette option permet de rendre automatique et instantanée la validation de chaque note de frais ajoutée par un membre de cette équipe. C’est une option que vous pouvez utiliser pour les dirigeants de votre entreprise, par exemple.
Sauvegardez votre choix.
Voilà ! Désormais, les employés enregistrés dans ce circuit de validation peuvent sélectionner cette équipe au moment d’ajouter une note de frais.
✍️ La validation se fait toujours dans l'ordre définit par le circuit. Seul un utilisateur disposant du statut Administrateur peut outrepasser l'ordre et/ou valider pour une autre personne dans l'onglet Toutes les demandes (notamment dans le cas de collaborateurs congés).
Ajouter des niveaux et des règles de validation
Cette fonctionnalité est uniquement disponible sur les plans Premium et Comptabilité internalisée.
Vous pouvez désormais créer différents niveaux et règles de validation sur le circuit de vos notes de frais. Par exemple : avoir deux valideurs sur les demandes de 3 000 € et plus ; ou encore valider automatiquement les notes de frais inférieures à 500 €.
Dans Pennylane, cliquez sur l'icône du menu Paramètres.
Cliquez ensuite sur Gestion de l'équipe.
Allez dans l'onglet Équipes puis cliquez sur Ajouter.
Un volet latéral apparait. Renseignez le nom de l'équipe et ses membres.
Cliquez sur Continuer.
Dans la partie Circuit de validation, confirmez ou non la validation automatique ainsi que le ou les Approbateurs du premier niveau.
Cliquez sur Ajouter un niveau de validation. Sélectionnez le ou les Approbateurs pour le deuxième niveau.
Pour chaque niveau de validation supplémentaire, vous pouvez Ajouter une condition et renseigner le montant à partir duquel vous jugez un second niveau de validation nécessaire.
Ajoutez, si vous le souhaitez, d'autres niveaux de validation avec ou sans condition.
Cliquez sur Ajouter un circuit.
Vous avez terminé !
✍️ En cas d'absence d'un utilisateur Approbateur, l'Administrateur peut valider une note de frais en son nom, depuis l'onglet Toutes les demandes du module.
Valider les notes de frais de votre équipe
💡 À présent, vous recevez une notification dans Pennylane dès qu'une note de frais est soumise à votre approbation. Cliquez sur la petite cloche en haut à droite de votre interface pour consulter vos notifications, puis cliquez sur la demande reçue pour y accéder. Passez alors à l'étape 3.
Rendez-vous sur la page Note de frais dans le module Achats. Vous pouvez également cliquer sur le lien reçu en notification ou par mail.
Le filtre À valider vous montre la liste des notes de frais en attente de validation.
Cliquez sur l’une d’entre elles vous permettra d'en consulter les détails, ainsi que de valider ou refuser la note de frais.
⚠️ En cas de refus la personne suivante dans le circuit n’est pas informée.Si vous avez besoin de plus d’information sur cette note de frais, demandez des précisions à votre collaborateur depuis l’onglet commentaires. Pour le notifier, tapez @ dans le champ Commentaires et choisissez le collaborateur concerné.
Questions fréquentes
Rôles et visibilité
→ Dois-je avoir un accès employé pour faire partie d’une équipe ?
Oui, pour faire partie d’une équipe de validation, il faut d’abord que l’administrateur l’ajoute dans la liste utilisateurs sur Pennylane. Vous pouvez lui attribuer un rôle Employé qui lui donnera accès au module Note de frais.
→ Qui peut être approbateur ?
Chaque utilisateur ayant un accès utilisateur sur votre compte Pennylane peut être assigné en tant qu’approbateur. Le Manager d'une équipe n'est pas nécessairement l'approbateur pour cette dernière.
→ Est-il possible d’avoir plusieurs approbateurs ?
Oui, il est possible d’assigner plusieurs approbateurs pour que l’un OU l’autre valide une note de frais.
→ Qui voit quoi dans les listes de notes de frais ?
Les administrateurs et les utilisateurs avec un rôle de “Gestionnaire de facturation fournisseur” ont accès à toutes les notes de frais de l’entreprise.
Les employés voient seulement les notes de frais pour lesquelles ils sont approbateurs.
→ Est-ce qu’un utilisateur peut être dans deux équipes à la fois ?
Oui. L’utilisateur devra choisir l’équipe dans laquelle soumettre la note de frais. L’approbateur de l’équipe concerné pourra alors la valider.
Validation des notes de frais
→ Est-ce que les circuits de validation sont rétroactifs ?
Oui, les circuits de validation sont rétroactifs. Cela signifie que si vous créez un circuit de validation aujourd'hui, les notes de frais créées hier seront visibles par l'approbateur. Même chose si vous modifiez l'approbateur d'une équipe ou ajoutez / supprimez un membre d'une équipe.
→ Est-ce qu’il y a des notifications mails déclenchées ?
Pour l’instant, Pennylane n’envoie pas d’e-mail automatique à l’ajout d’une nouvelle note de frais. En revanche, votre manager ou votre administrateur du compte reçoit une notification directement dans Pennylane. Vous pouvez aussi cette personne via le champ “Commentaires” pour qu’il reçoive une notification.
→ Un administrateur peut-il valider une note de frais même s’il n’est pas approbateur dans le circuit de validation ?
Oui, les administrateurs peuvent toujours valider ou refuser une demande de note de frais.
→ Que se passe-t-il si je supprime un circuit de validation ?
Si un circuit de validation est supprimé, les notes de frais devront être validées par un administrateur ou un gestionnaire de facturation fournisseurs.
→ Que se passe-t-il si un utilisateur qui ne fait partie d’aucune équipe ajoute une note de frais sur Pennylane ?
Sa note de frais peut être validée ou refusée par un administrateur ou un utilisateur avec le rôle “Gestionnaire de facturation fournisseurs”.