La fonctionnalité de remboursement des notes de frais est disponible pour les plans Essentiel et Premium.
⚠️ Vos collaborateurs doivent disposer d'un compte utilisateur Pennylane individuel pour vous soumettre leurs notes de frais.
Consultez notre article Ajouter un nouvel utilisateur pour comprendre comment les inviter sur Pennylane.
Vous pouvez également leur partager l'article Découvrir les fonctionnalités Employé pour faciliter leur prise en main de l'outil.
Accéder au module
Dans Pennylane, allez dans le menu Achats.
Vous pouvez également cliquer sur le lien reçu en notification ou par mail.Cliquez sur le module Notes de frais dans le volet latéral à gauche, puis sur l’onglet Demandes de remboursement.
Vous avez une vue sur l’ensemble des notes de frais qui vous ont été transmises ainsi que leurs différents statuts :
À valider
Refusé
À rembourser
Remboursé
Procéder au remboursement
Vous avez deux façons de rembourser les notes de frais :
Cliquez sur la note de frais puis sur Rembourser pour la payer ;
Sélectionnez plusieurs notes de frais dans la liste puis cliquez sur Rembourser pour les payer toutes d'un coup.
🎓 Montez rapidement en compétence sur les notes de frais et les dépenses avec notre cours dédié sur Pennylane Academy !
Effectuer le paiement
Dans la nouvelle page qui s'affiche, vous pouvez :
Sélectionner le compte avec lequel vous voulez payer.
Renseigner l'IBAN de votre employé·e si celui-ci n'a pas été renseigné dans son profil.
Pour info, vous pouvez également ajouter l'IBAN de votre salarié·e depuis les paramètres de Pennylane, dans l'onglet Utilisateurs (voir l'article Ajouter un IBAN).
Choisir de payer les notes de frais immédiatement ou définir une date d'échéance de remboursement pour chaque note de frais.
Rembourser la ou les notes de frais en cliquant sur Payer les factures.
D'ailleurs, le rapprochement bancaire se fait automatiquement avec la transaction une fois le paiement passé.
La note de frais remboursée est directement placée dans le statut Remboursé.
Une fois la transaction reçue sur Pennylane, celle-ci est directement prise en compte dans vue comptable.
💡 Vous pouvez désormais définir des circuits de validation pour vos notes de frais. Voir notre article Créer un circuit de validation pour les notes de frais.
Autres méthodes de remboursement
Vous avez également la possibilité de rembourser des notes de frais via le Compte Pro Pennylane ou par export XML.
Dans ce cas, traitez votre note de frais comme un achat classique et réconciliez manuellement la transaction bancaire de remboursement de la note de frais avec le justificatif qui a été transmis.
📖 Consultez nos articles pour connaitre la marche à suivre :