Le cas d’usage AFNOR n°16, Débours (frais avancés), correspond à une somme avancée pour le compte d’un client, puis remboursée à l’euro près. Par exemple, un notaire peut régler des frais de publicité foncière pour son client.
Pour préserver la neutralité de TVA, conservez le justificatif de la dépense, facturez exactement le montant avancé sans marge, puis rapprochez le remboursement reçu.
⚠️ Le traitement sans TVA dépend de la nature de l’opération. Validez le traitement fiscal avec votre cabinet d’expertise comptable avant de finaliser la facture.
Enregistrer la dépense avancée
Accédez au menu Achats > module Dépenses.
Ajoutez le document transmis par le tiers : facture, quittance, avis de frais ou autre justificatif.
Vérifiez que le montant enregistré correspond à la somme réellement payée.
Accédez au menu Banques, puis rapprochez le paiement avec la dépense.
Conservez la pièce justificative et la preuve du paiement. Elles permettent de justifier la sortie d’argent et de tracer l’avance réalisée pour le client.
Facturer le remboursement au client
Accédez au menu Ventes > module Factures clients, puis cliquez sur Nouvelle facture.
Sélectionnez le client concerné.
Ajoutez un titre explicite, par exemple : Débours / frais avancés pour votre compte.
Ajoutez une ligne correspondant au montant strictement identique à la somme avancée, sans marge.
Appliquez le traitement sans TVA validé pour l’opération.
Ajoutez une mention explicative dans la description ou les conditions de la facture, par exemple : Remboursement de frais avancés pour votre compte - TVA non applicable.
Vérifiez l’aperçu, puis finalisez la facture.
⚠️ Le montant facturé doit être identique à la dépense avancée. Si une marge est ajoutée, l’opération ne correspond plus à un simple remboursement de débours.
Choisir le flux de facturation électronique adapté
Le flux applicable au cas d’usage AFNOR n°16, Débours (frais avancés), dépend de la catégorie du client destinataire.
Transmettre la facture à un professionnel français assujetti à la TVA
La facture relève de l’e-invoicing, même si elle est émise sans TVA. Pennylane la transmet via une plateforme agréée dans le cadre des échanges B2B domestiques.
Déclarer l’opération pour un particulier
La facture ne relève généralement pas de l’e-invoicing. Les données de la transaction sont transmises à l’administration dans le cadre de l’e-reporting B2C.
📖 Pour approfondir ces flux, consultez Configurer l’e-reporting avec Pennylane et Comprendre les cas d’usage de facturation électronique dans Pennylane.
Rapprocher le remboursement reçu
Attendez la réception du paiement du client par virement, carte bancaire ou autre moyen de paiement.
Accédez au menu Banques.
Rapprochez l’encaissement avec la facture client.
Vous obtenez ainsi une piste d’audit complète : dépense avancée, justificatif, paiement au tiers, facture de remboursement et encaissement du client.
Vérifier la piste d’audit
Avant de terminer, vérifiez que vous disposez des éléments suivants :
le justificatif émis par le tiers ;
la preuve du paiement de la dépense ;
une facture client au même montant, sans marge ;
une mention expliquant le remboursement de frais avancés ;
le rapprochement entre la facture et l’encaissement client.