La loi garantit aux entreprises un droit à la portabilité entre plateformes agréées, leur permettant de changer librement de prestataire tout en assurant la continuité de leurs échanges de factures électroniques. Ce transfert, encadré par un processus précis, implique la mise à jour des annuaires officiels par la nouvelle plateforme et peut nécessiter l’intervention du cabinet comptable qui accompagne l’entreprise.
Ce que dit la loi
La loi prévoit un droit à la portabilité entre plateformes agréées.
Cela signifie qu’une entreprise peut changer librement de plateforme agréée, à tout moment. La mise à jour du référencement dans l’annuaire est effectuée par la nouvelle PA, sur la base de l’accord formel de l’entreprise.
Comprendre le processus de portabilité
Le processus de portabilité est strictement encadré :
La plateforme agréée d’arrivée recueille l’accord formel, daté et signé, de l’entreprise ou de son mandataire. Elle conserve et numérote cet accord.
Dans un délai de 2 jours ouvrables à compter de la réception de l’accord formel, la plateforme agréée d’arrivée transmet le numéro de cet accord à la plateforme agréée de départ.
La plateforme agréée de départ dispose alors de 5 jours ouvrables pour s’opposer au changement. Son opposition doit reposer sur un élément remettant en cause la volonté de l’entreprise, par exemple l’existence d’un accord formel plus récent :
Accepter : la plateforme agréée d’arrivée peut poursuivre la mise à jour de l’annuaire.
Ne pas répondre dans le délai de 5 jours ouvrables : l’accord de la plateforme agréée de départ est considéré comme tacite.
S’opposer au changement : les deux plateformes agréées informent sans délai l’entreprise des motifs de l’opposition. L’entreprise peut alors signer un nouvel accord formel pour confirmer son choix.
Après l’accord exprès ou tacite de la plateforme agréée de départ, la plateforme agréée d’arrivée dispose de 15 jours ouvrables pour mettre à jour les informations d’adressage dans l’annuaire central. L’entreprise est informée de cette mise à jour.
En cas de désaccord persistant, les plateformes agréées peuvent saisir l’administration fiscale. Si l’administration demande des informations complémentaires aux plateformes, celles-ci disposent de 2 jours ouvrables pour les transmettre. L’administration statue dans un délai de 10 jours ouvrables à compter de la réception de l’ensemble des éléments nécessaires. Pendant cette procédure, les informations d’adressage ne sont pas modifiées.
Fournir les informations nécessaires à la nouvelle plateforme agréée
C'est la nouvelle plateforme agréée qui pilote le transfert : elle vous fait suivre son parcours de désignation, recueille votre accord selon ses modalités, puis contacte votre plateforme de départ. Les informations suivantes pourront notamment vous être demandées :
• l'identification de votre entreprise : dénomination, adresse et SIREN ;
• la date d'effet souhaitée du changement ;
• le périmètre des adresses à transférer : adresse principale (SIREN), adresses d'établissements (SIREN_SIRET), adresses additionnelles avec code routage, adresses fonctionnelles ;
• l'identification de votre plateforme de départ.
La nouvelle plateforme conserve votre accord 3 ans après la fin de ses effets et le communique à l'administration fiscale sur demande.
✍️ Si vous intervenez pour plusieurs entreprises (cabinet, entité mandatée), l'identification de l'entité mandatée et les adresses concernées pour chaque entreprise pourront également être demandées.
Rôle des cabinets comptables
Les cabinets jouent un rôle clé pour accompagner les TPE/PME dans ce processus de portabilité.
Désignez dès que possible la PA que vous avez choisie avec votre client (par exemple Pennylane), afin d’éviter toute friction ou interruption lors des futurs transferts.
En effet, un changement de PA peut générer une charge opérationnelle importante, notamment en cas de conflit entre deux PA ou de doute sur le choix du client :
Une validation peut être nécessaire pour débloquer la situation et garantir la continuité de réception des factures.
Ce sont souvent les cabinets qui sont sollicités pour aider l’entreprise à confirmer sa décision.
Passer à la plateforme agréée Pennylane
Pour adopter Pennylane en tant que plateforme agréée :
Si vous agissez pour votre entreprise, suivez la procédure d’inscription sur l’annuaire.
Si vous êtes un cabinet comptable, suivez les étapes ci-dessous.
Si vous représentez un cabinet d’expertise comptable, suivez les étapes ci-dessous.
Initier la demande depuis l’Espace cabinet
✍️ La portabilité est disponible uniquement pour les dossiers dont le cabinet détient un mandat signé par le client.
Démarrez la demande depuis la modale de portabilité ou depuis la vue liste :
Accédez à votre Espace cabinet > menu CRM > module Déploiement PA.
Dans la vue liste, appliquez le filtre Statut PA > Activée (autre plateforme). Vous pouvez aussi cliquer sur la modale de portabilité lorsqu’elle s’affiche.
Sélectionnez les dossiers concernés, puis cliquez sur Désigner Pennylane comme PA.
Choisissez une date d’effet dans la fenêtre Avant de continuer : (par défaut, +8 jours ouvrés), puis cliquez sur Continuer. Une seule date s’applique à toutes les entreprises de la sélection.
La date affichée ensuite dans la colonne Date d’effet est celle demandée. Si l’ancienne PA tarde à répondre ou conteste la demande, cette date pourrait ne pas être respectée.
Suivez les étapes de vérification d’identité et signez le document cadre de désignation dans Universign.
Une fois la demande transmise, le statut passe à Portabilité en cours. Pennylane contacte l’ancienne PA et effectue les relances nécessaires.
Suivre la demande de portabilité
Activée sur Pennylane : l’ancienne PA dispose de 5 jours ouvrables pour s’opposer à la demande, après avoir été contactée par Pennylane dans un délai de 2 jours ouvrables. Après son accord exprès ou tacite, Pennylane dispose de 15 jours ouvrables pour mettre à jour l’annuaire. Le statut se met à jour lorsque la portabilité est finalisée.
En litige : l’ancienne PA s’oppose à la demande en invoquant un élément remettant en cause la volonté du client ou n’a pas répondu à notre demande dans les délais.
⚠️ En cas de contestation d'une demande par l'ancienne PA, le client concerné ou son cabinet comptable (s'il gère la relation) sera contacté par le support afin de fournir une confirmation écrite indiquant qu'il souhaite choisir Pennylane comme PA. Nos équipes la partagent ensuite avec l'ancienne PA et assurent le suivi de la demande. Le client ou son cabinet comptable n'a pas à contacter directement l'ancienne PA.
📖 Consultez le parcours complet dans l’article Désigner Pennylane comme plateforme agréée pour vos clients.
Déposer une réclamation et contacter Pennylane
Pour poser une question ou déposer une réclamation liée à la portabilité, contactez l’équipe support depuis votre espace Pennylane : menu Aide et support > Nous contacter > Envoyez-nous un message.
Précisez dans votre demande :
la raison sociale et le SIREN de l’entreprise concernée ;
les noms des plateformes agréées d’arrivée et de départ ;
la date de signature de l’accord formel et la date de la demande ;
le périmètre des adresses électroniques concernées ;
le statut affiché dans Pennylane ;
les motifs communiqués en cas d’opposition et tout justificatif utile.
Consultez l’article Contacter l’équipe support de Pennylane pour connaître les canaux disponibles et transmettre une demande complète.
Quitter Pennylane pour une autre plateforme agréée
Pour quitter Pennylane comme plateforme agréée :
Choisissez une nouvelle plateforme agréée et suivez son parcours de désignation. C'est elle qui pilote le transfert : elle recueille votre accord, selon ses propres modalités, puis prend contact avec Pennylane. Vous n'avez aucune démarche à effectuer auprès de nous.
La nouvelle plateforme informe Pennylane de votre demande dans un délai de 2 jours ouvrables.
Pennylane dispose alors de 5 jours ouvrables pour s'opposer au changement. Une opposition n'est possible que si un élément remet en cause votre volonté de changer de plateforme, par exemple l'existence d'un accord plus récent. À défaut d'opposition dans ce délai, l'accord est acquis tacitement.
La nouvelle plateforme dispose ensuite de 15 jours ouvrables pour mettre à jour vos informations d'adressage dans l'annuaire central et vous informer de la finalisation du changement.
Après la finalisation, nous maintenons pendant 1 an la gestion des statuts de traitement de vos factures électroniques. Durant cette période, nous vous transmettons, sur demande et dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de sa réception, toute information à notre disposition permettant d'assurer la continuité de votre activité.
Désactiver Pennylane comme plateforme agréée
Vous pouvez désactiver Pennylane comme plateforme agrée, sans passer sur une autre PA (sans demande de portabilité).
⚠️ Si votre entreprise est soumise à l'obligation de facturation électronique, elle doit rester joignable via une plateforme agréée référencée dans l'annuaire central. Sans désignation d'une autre plateforme, vos fournisseurs ne pourront plus vous adresser leurs factures électroniques sur cette adresse. Pour changer de prestataire, utilisez plutôt la section Quitter Pennylane pour une autre plateforme agréée.
Allez dans menu Paramètres > module Transmission de factures.
Cliquez sur la source d'import Facturation électronique. Vous arrivez directement sur la table de facturation électronique.
Sur la ligne de l'adresse à désinscrire, cliquez sur Actions pour retirer Pennylane comme PA. L'annuaire est mis à jour automatiquement.
✍️ Quitter la plateforme agréée Pennylane n’a pas d’impact sur votre abonnement en cours chez Pennylane. Pour résilier votre abonnement, consultez notre article Modifier son abonnement Pennylane.