Les automatisations dans Pennylane permettent de traiter vos flux comptables plus rapidement grâce à des règles intelligentes, des suggestions de réconciliation et des actions automatisées. Vous gardez la main sur vos dossiers tout en déléguant les tâches répétitives.
Les automatisations vous permettent :
de catégoriser automatiquement les transactions bancaires ;
de réconcilier les paiements avec les factures ;
de suggérer des contreparties à partir de mots-clés ;
de détecter les anomalies potentielles.
Ces automatisations reposent sur l’IA et les règles que vous définissez, elles évoluent au fil de vos usages.
📖 Consultez notre article, Utiliser ComptAssistant.
Utiliser les automatisations sur Pennylane
Réconciliation automatique
Pennylane suggère des rapprochements entre les transactions bancaires et les factures clients et fournisseurs.
Exemple : un virement de 1 200 € est automatiquement associé à la facture correspondante. Il ne vous reste qu’à valider.
Règles intelligentes
Vous pouvez créer des règles de traitement automatiques selon le libellé ou le type de dépense.
Exemples :
"Uber Eats" → compte 6256 Repas
"Amazon Web Services" → compte 615 Services informatiques
Ces règles peuvent être personnalisées selon :
le libellé de la transaction ;
le montant ;
le compte bancaire.
📖 Consultez notre article Gérer le centre de règles.
Suggestions IA lors de la saisie
L’intelligence artificielle enrichit les suggestions en se basant sur vos pratiques comptables et vos dossiers similaires.
ComptAssistant peut aussi expliquer la règle appliquée, voire proposer des corrections si une nouvelle dépense ne correspond pas à la règle existante.
Création automatique d’écritures
Lorsqu’une facture est détectée, Pennylane peut créer automatiquement l’écriture associée, et pré-remplir les champs : numéro, date, montant TTC, échéance. C’est l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) couplé à l’IA qui alimente cette fonctionnalité.
Améliorer l’automatisation d’un dossier
Voici comment optimiser l’automatisation de la tenue de vos dossiers dans Pennylane pour vous concentrer sur l’essentiel.
Créer des règles automatiques sur les tiers
Pour chaque fournisseur récurrent, vous pouvez mettre en place des règles qui :
affectent automatiquement les comptes de charges ;
appliquent le bon taux de TVA ;
pré-remplissent l’écriture dans la facture.
Si plusieurs taux ou comptes sont nécessaires, il est possible de configurer une règle ventilée.
📖 Pour aller plus loin : consultez Gérer le centre de règles.
Créer des règles sur les transactions bancaires
À partir d’un libellé ou d’un montant, vous pouvez automatiser l’affectation comptable des transactions. Cela permet de définir des contreparties par défaut et d’automatiser le taux de TVA applicable.
📖 Consultez aussi Gérer le centre de règles.
Connecter les outils du client via une API
Les connexions API permettent de synchroniser les données issues d’un outil tiers (facturation, banque, caisse, etc.) et de les intégrer automatiquement dans Pennylane, avec les bons comptes pré-affectés.
📖 Pour en savoir plus : Règles de transactions par défaut.
Bonnes pratiques pour optimiser les règles
Créez des règles claires et spécifiques.
Privilégiez les mots-clés stables dans les libellés (ex : « Uber » plutôt que « Uber Eats Strasbourg »).
Vérifiez régulièrement les propositions de l’IA pour ajuster les règles au besoin.
En cas d’erreur, désactivez la règle ou modifiez-la.
La saisie en autopilote
Outrepasser la validation manuelle
Pour les dossiers dont vous maîtrisez parfaitement les flux, vous pouvez faire passer automatiquement les factures et transactions du statut Pré-traitée au statut Traitée, sans validation manuelle. Cela vous permet de vous concentrer uniquement sur les cas complexes ou atypiques.
Outrepasser la validation pour un fournisseur ou un client spécifique
Vous pouvez activer l'outrepassement de la validation manuelle au niveau d'un fournisseur dont vous connaissez bien les habitudes de facturation.
Accédez au menu Saisie depuis l'interface Comptabilité.
Cliquez sur le module Fournisseurs ou Clients.
Sélectionnez le fournisseur concerné dans la liste.
Dans le volet latéral qui s'ouvre à droite, rendez-vous dans la section Automatisations.
Activez l'option Traitement automatique des factures.
Cliquez sur Sauvegarder.
Les prochaines factures de ce fournisseur traitées complètement par l'OCR passeront directement au statut Traitée.
Outrepasser la validation pour les factures électroniques
Les factures électroniques (Factur-X) contiennent des données structurées particulièrement fiables. Vous pouvez automatiser leur validation pour tous les fournisseurs du dossier.
Rendez-vous dans Paramètres > Informations entreprise.
Cliquez sur l'onglet Tenue comptable.
Dans la section Automatisations du dossier, activez Valider automatiquement le traitement des factures électroniques.
Toutes les factures électroniques traitées complètement par l'OCR passeront désormais directement au statut Traitée.
Outrepasser la validation pour toutes les factures analysées par OCR
Si vous avez confiance dans le traitement automatique de l'ensemble de vos factures, vous pouvez activer l'outrepassement global de la validation manuelle.
Rendez-vous dans Paramètres > Informations entreprise.
Cliquez sur l'onglet Tenue comptable.
Dans la section Automatisations du dossier, activez Valider automatiquement le traitement des factures analysées par OCR.
Toutes les factures traitées complètement par l'OCR passeront automatiquement au statut Traitée.
⚠️ Cette option concerne uniquement les factures dont tous les champs obligatoires ont été correctement détectés et remplis par l'OCR. Les factures incomplètes ou présentant des anomalies resteront au statut À traiter ou Pré-traitée pour vérification manuelle.
💡 Vous pouvez combiner ces trois niveaux d'automatisation selon vos besoins : par exemple, activer l'outrepassement pour les factures électroniques au niveau du dossier, et l'activer manuellement pour toutes les factures de quelques fournisseurs de confiance supplémentaires.
Réconcilier automatiquement les factures et les transactions
Dès qu'une nouvelle transaction bancaire ou une nouvelle facture arrive, Pennylane vérifie s'il existe une correspondance de montant. Si c'est le cas, la réconciliation est effectuée immédiatement, sans intervention de votre part.
Rendez-vous dans le menu Paramètres > module Informations entreprise.
Cliquez sur l'onglet Tenue comptable.
Dans la section Automatisations du dossier, activez Valider automatiquement les suggestions de réconciliation.
Conditions de réconciliation automatique
Les montants de la facture et de la transaction doivent être strictement identiques.
Une suggestion de réconciliation doit avoir été identifiée par l'IA.
L'option doit être activée dans les paramètres du dossier.
✍️ Les réconciliations effectuées automatiquement restent modifiables : vous pouvez toujours annuler une réconciliation et la corriger si nécessaire lors de votre révision.