Les automatisations dans Pennylane permettent de traiter vos flux comptables plus rapidement grâce à des règles intelligentes, des suggestions de réconciliation et des actions automatisées. Vous gardez la main sur vos dossiers tout en déléguant les tâches répétitives.
Les automatisations vous permettent :
de catégoriser automatiquement les transactions bancaires ;
de réconcilier les paiements avec les factures ;
de suggérer des contreparties à partir de mots-clés ;
de détecter les anomalies potentielles.
Ces automatisations reposent sur l’IA et les règles que vous définissez, elles évoluent au fil de vos usages.
📖 Consultez notre article, Utiliser ComptAssistant.
Utiliser les automatisations sur Pennylane
Activer les automatisations incluses
Le bloc Automatisations incluses regroupe les automatisations comprises dans le tarif de production comptable. Un compteur indique le nombre d’automatisations activées.
Ouvrez le dossier client concerné.
Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur le module Automatisations.
Dans le bloc Automatisations incluses, activez les interrupteurs souhaités.
Section Factures :
Traitement automatique de toutes les factures passe l’ensemble des nouvelles factures Pré-traitées à Traitées.
Traitement automatique des factures électroniques applique le même traitement aux seules factures électroniques.
Redirection automatique entre la GED et les modules Factures déplace les factures égarées dans « Documents à classer » vers le module Factures correspondant, et renvoie les autres documents vers la GED.
⚠️ Le traitement automatique concerne uniquement les factures dont tous les champs obligatoires ont été détectés et remplis par l’OCR. Les factures incomplètes ou en anomalie restent au statut À traiter ou Pré-traitée pour vérification manuelle.
Section Transactions :
Attribution automatique des comptes de tiers sur les transactions passe les transactions au statut Pré-traitée.
En comptabilité de trésorerie, vous retrouvez à la place l’Assignation automatique des contreparties sur les transactions et l’Activation de la catégorisation dynamique. La section Factures n’est pas affichée.
Section Réconciliations :
Validation automatique des suggestions de réconciliations valide les suggestions pour une facture et une transaction de même montant. Les réconciliations automatiques restent modifiables lors de votre révision.
Réconciliation automatique
Pennylane suggère des rapprochements entre les transactions bancaires et les factures clients et fournisseurs.
Exemple : un virement de 1 200 € est automatiquement associé à la facture correspondante. Il ne vous reste qu’à valider.
Règles intelligentes
Vous pouvez créer des règles de traitement automatiques selon le libellé ou le type de dépense.
Exemples :
"Uber Eats" → compte 6256 Repas
"Amazon Web Services" → compte 615 Services informatiques
Ces règles peuvent être personnalisées selon :
le libellé de la transaction ;
le montant ;
le compte bancaire.
📖 Consultez notre article Gérer le centre de règles.
Suggestions IA lors de la saisie
L’intelligence artificielle enrichit les suggestions en se basant sur vos pratiques comptables et vos dossiers similaires.
ComptAssistant peut aussi expliquer la règle appliquée, voire proposer des corrections si une nouvelle dépense ne correspond pas à la règle existante.
Création automatique d’écritures
Lorsqu’une facture est détectée, Pennylane peut créer automatiquement l’écriture associée, et pré-remplir les champs : numéro, date, montant TTC, échéance. C’est l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) couplé à l’IA qui alimente cette fonctionnalité.
Aller plus loin
Les automatisations ci-dessus sont comprises dans votre tarif. Le bloc Autopilot, situé juste en dessous sur la même page, correspond à un module distinct, proposé en essai gratuit. Sa section Saisie réunit l’Envoi automatique de demande comptable, le Lettrage automatique par règles et la Demande de relevé et rapprochement automatique.
📖 Pour le cadrage général, lire l’article Découvrir les automatisations et Autopilot. Pour les briques Autopilot sur la saisie, lire l’article Utiliser Autopilot Saisie.
Améliorer l’automatisation d’un dossier
Voici comment optimiser l’automatisation de la tenue de vos dossiers dans Pennylane pour vous concentrer sur l’essentiel.
Créer des règles automatiques sur les tiers
Pour chaque fournisseur récurrent, vous pouvez mettre en place des règles qui :
affectent automatiquement les comptes de charges ;
appliquent le bon taux de TVA ;
pré-remplissent l’écriture dans la facture.
Si plusieurs taux ou comptes sont nécessaires, il est possible de configurer une règle ventilée.
📖 Pour aller plus loin : consultez Gérer le centre de règles.
Créer des règles sur les transactions bancaires
À partir d’un libellé ou d’un montant, vous pouvez automatiser l’affectation comptable des transactions. Cela permet de définir des contreparties par défaut et d’automatiser le taux de TVA applicable.
📖 Consultez aussi Gérer le centre de règles.
Bonnes pratiques pour optimiser les règles
Créez des règles claires et spécifiques.
Privilégiez les mots-clés stables dans les libellés (ex : « Uber » plutôt que « Uber Eats Strasbourg »).
Vérifiez régulièrement les propositions de l’IA pour ajuster les règles au besoin.
En cas d’erreur, désactivez la règle ou modifiez-la.
Connecter les outils du client via une API
Les connexions API permettent de synchroniser les données issues d’un outil tiers (facturation, banque, caisse, etc.) et de les intégrer automatiquement dans Pennylane, avec les bons comptes pré-affectés.
📖 Pour en savoir plus : Règles de transactions par défaut.