Pennylane automatise une partie de votre tenue comptable : traitement des factures, attribution des comptes de tiers, réconciliations, demandes de justificatifs. Ces automatisations s’activent dossier par dossier, depuis une page unique.
Cet article vous explique où les trouver, comment sont calculés les taux d'automatisation, lesquelles sont incluses dans votre tarif, lesquelles relèvent d’Autopilot, et comment suivre leurs performances.
Comment accéder aux automatisations d’un dossier ?
Ouvrez le dossier client concerné.
Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur le module Automatisations.
✍️ La page affiche le sous-titre Gérez les automatisations de votre dossier et consultez leurs performances.
Les réglages s’appliquent à un seul dossier : répétez l’opération sur chaque dossier concerné.
Quelles automatisations sont incluses dans votre tarif ?
Le bloc Automatisations incluses regroupe les automatisations comprises dans le tarif de production comptable. Elles sont réunies dans la section Saisie, où un compteur indique le nombre d’automatisations activées.
Factures
Le Traitement automatique de toutes les factures passe l’ensemble des nouvelles factures Pré-traitées à Traitées.
Le Traitement automatique des factures électroniques applique le même traitement aux seules factures électroniques.
⚠️ Ces options concernent uniquement les factures dont tous les champs obligatoires ont été correctement détectés et remplis par l’OCR. Les factures incomplètes ou présentant des anomalies restent au statut À traiter ou Pré-traitée pour vérification manuelle.
Transactions
L’Attribution automatique des comptes de tiers sur les transactions passe automatiquement les transactions au statut Pré-traitée.
💡 En comptabilité de trésorerie, cette automatisation est remplacée par l’Assignation automatique des contreparties sur les transactions et l’Activation de la catégorisation dynamique. La section Factures n’est pas affichée.
Réconciliations
La Validation automatique des suggestions de réconciliations réconcilie immédiatement une facture et une transaction, sous deux conditions : les montants doivent être strictement identiques et une suggestion de réconciliation doit avoir été identifiée par l’IA.
✍️ Les réconciliations effectuées automatiquement restent modifiables : vous pouvez toujours annuler une réconciliation et la corriger lors de votre révision.
Autopilot
Sous les automatisations incluses, le bloc Autopilot regroupe les automatisations du module Autopilot, aujourd’hui en Accès gratuit. Il apparaît si votre cabinet a accès à au moins une de ces automatisations.
La section Saisie contient Réconciliations (Envoi automatique de demande comptable), Lettrage automatique (Lettrage automatique par règles) et Rapprochement bancaire (Demande de relevé et rapprochement automatique).
La section Révision contient les Règles de révision automatisée (Pré-révision automatique des diligences analytiques).
⚠️ Le bandeau Autopilot est en accès gratuit précise qu’à partir de septembre 2027, ces fonctionnalités feront partie de l’offre payante Autopilot, que les administrateurs de votre cabinet pourront activer.
Activer l’envoi automatique de demande comptable
Depuis menu Paramètres > module Autopilot, activez l’envoi automatique de demandes comptables pour qu’Autopilot crée chaque nuit des demandes sur les transactions sans justificatif.
Chaque nuit, Autopilot analyse les transactions du dossier et déclenche une demande comptable lorsqu’elles remplissent toutes les conditions suivantes :
elles sont datées d’au moins 15 jours,
elles ont un montant négatif,
elles ne sont pas réconciliées à une facture et n’ont pas de suggestion de réconciliation,
elles n’ont pas de contrepartie, ou leur contrepartie est en 401 / 411,
elles ne sont pas en Justificatif perdu ni en Justificatif optionnel,
elles ne sont pas déjà en demande comptable (et n’ont pas eu un statut de demande comptable supprimé),
le dossier est en comptabilité d’engagement.
Les transactions passées automatiquement en demande comptable se distinguent des demandes manuelles par un badge violet.
Comme pour les demandes comptables classiques, les dirigeants reçoivent :
une notification mobile par transaction,
un e-mail groupé les 1ᵉʳ et 15 du mois,
une notification par transaction dans leur espace gestion.
⚠️ Aucune demande n’est créée sur les transactions de plus de 15 jours au moment de l’activation, ni sur les transactions de montant positif. Le statut de PA (réception/émission) n’est pas pris en compte. Quelques faux positifs sont possibles (justificatif déjà présent dans Pennylane mais non détecté par les suggestions de réconciliation).
Annuler les demandes restées sans réponse
Une fois l’interrupteur activé, vous pouvez définir une condition d’annulation pour éviter d’accumuler des demandes sans réponse.
Cliquez sur Ajouter une condition d’annulation.
Dans la fenêtre Annulation des demandes sans réponse, indiquez le nombre de jours sans réponse du client au terme duquel la demande est annulée.
Sous Condition sur le montant de la transaction, choisissez Quel que soit le montant de la transaction ou Uniquement si le montant est inférieur à, puis renseignez le Montant maximum.
Cliquez sur Enregistrer.
La carte Condition d’annulation récapitule votre réglage : vous pouvez la modifier ou la supprimer à tout moment. Lorsqu’une demande est annulée, la transaction repasse au statut Non justifié et l’historique des statuts reste consultable.
✍️ Pour désactiver l’automatisation, éteignez l’interrupteur puis confirmez dans la fenêtre Désactiver l’envoi automatique des demandes comptables ?. Les demandes de justificatifs ne sont alors plus envoyées automatiquement : vous les envoyez manuellement si nécessaire.
Suivre les performances des automatisations
Vous pouvez consulter le taux d’automatisation à deux endroits :
dans la liste de vos dossiers : rendez-vous dans l’espace cabinet, puis sur l’onglet Saisie de la liste des dossiers,
dans votre dossier > menu Paramètres > Module Autopilot.
Vous avez accès à trois indicateurs pour consulter les performances de l’automatisation :
Factures automatisées : pourcentage des factures qui sont passées en Pré-traitée ou Traitée, sans action de votre part, parmi les factures créées dans les 30 derniers jours.
Transactions automatisées : pourcentage des transactions qui sont passées en Pré-traitée ou Traitée, sans action de votre part, pour les transactions créées dans les 30 derniers jours.
Réconciliations automatisées : pourcentage des transactions qui ont été réconciliées sans action de votre part, parmi les transactions réconciliées dans les 30 derniers jours.
ℹ️ En trésorerie, seul l’indicateur Transactions automatisées est disponible.
Détail des calculs
Détail des calculs
Dans la liste des dossiers
Score = 1/3 * (auto_rate_factures + auto_rate_transactions + auto_rate_réconciliations)
Le badge reçu dépend du score : 0 ≤ faible ≤ 0.3 ≤ moyen ≤ 0.6 ≤ élevé ≤ 1
Dans le dossier (module Autopilot)
auto_rate_factures : % de factures pré-traitées ou traitées sans action manuelle de la part du collaborateur comptable, parmi les factures créées dans les 30 derniers jours.
auto_rate_transactions : % de transactions pré-traitées ou traitées sans action manuelle du comptable, parmi les transactions créées dans les 30 derniers jours.
auto_rate_réconciliations : % de transactions réconciliées automatiquement, parmi les transactions réconciliées dans les 30 derniers jours.
Aller plus loin avec des règles
Le bloc Créez des règles et optimisez vos automatisations vous permet d’affiner le comportement des automatisations. Cliquez sur Créer une règle pour accéder au centre de règles.