Après avoir configuré l’intégration entre Pipedrive et Pennylane, accédez à vos données de facturation et modifiez-les directement depuis votre espace Pipedrive. Les procédures qui suivent décrivent les actions rendues possibles par l’intégration.
Suivre vos factures, devis et abonnements Pennylane dans Pipedrive
Associer une facture ou un devis Pennylane à une affaire Pipedrive
💡 Établir un lien entre un devis Pennylane et une affaire Pipedrive n’est possible que si vous avez coché la case Associer les devis aux transactions à l’étape 3 de la configuration de l’organisation. Voir comment changer ce paramètre.
Pour lier une facture ou un devis Pennylane à une affaire sur Pipedrive :
Accédez à l’affaire que vous souhaitez lier à une facture ou à un devis Pennylane.
Dans la colonne de gauche, accédez à l’encart Pennylane.
À la ligne Factures (ou Devis), cliquez sur Associer.
Sélectionnez les factures (ou les devis) que vous souhaitez lier à l’affaire, puis cliquez sur Associer puis sur Fermer.
Les factures ou les devis Pennylane sont maintenant associés à l’affaire Pipedrive.
💡 Si la facture Pennylane que vous souhaitez lier à votre transaction Pipedrive ne vous est pas encore proposée, vous pouvez forcer la récupération de vos dernières factures Pennylane. Pour ce faire, cliquez sur Forcer la récupération depuis la fenêtre de sélection des factures Pennylane. Vos dernières factures Pennylane apparaissent alors en haut de la liste.
Pour dissocier les factures ou les devis que vous venez de lier à votre affaire, cliquez sur les trois points associés à chaque facture (ou devis), puis sur Dissocier et Confirmer.
Associer un contact Pipedrive à un client Pennylane
Si vos contacts Pipedrive sont aussi enregistrés sur votre espace Pennylane en tant que clients, vous avez peut-être envie que les ventes liées à vos clients Pennylane apparaissent sur leur fiche Pipedrive. C’est possible, à condition d’établir une équivalence entre un contact Pipedrive et un client Pennylane en liant le premier au second.
Pour lier une organisation Pipedrive à un client Pennylane dans Pipedrive :
Accédez à Contacts > Organisations et cliquez sur l’organisation qui vous intéresse.
Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Associer un client.
Recherchez le client Pennylane que vous souhaitez associer à l’organisation Pipedrive et cliquez sur son nom.
Mettez les données à jour en cliquant sur l’icône actualisation (flèche circulaire) dans l’encart Pennylane.
Le contact Pipedrive est désormais associée au client Pennylane que vous venez de choisir. À partir de là, vous pouvez consulter l’historique de facturation du client (de l’organisation) sans quitter Pipedrive.
✍️ Cette association est réversible. Pour casser le lien entre une organisation Pipedrive et un client Pennylane, cliquez sur Dissocier le client dans l’encart Pennylane puis sur Confirmer. Actualisez à nouveau les données pour faire disparaître l’association.
Créer un client Pennylane depuis Pipedrive
Si vous ne pouvez pas associer votre contact Pipedrive à un client Pennylane, créez-le. Pour créer un client Pennylane sans quitter Pipedrive :
Cliquez sur Affaires dans le menu latéral gauche.
Dans la colonne de gauche, accédez à la section Pennylane et cliquez sur le bouton Créer associé à la ligne Facture, Abonnement ou Devis (au choix).
Dans le menu déroulant Clients, cliquez sur Créer un nouveau client.
Complétez et vérifiez les informations du nouveau client. Les informations saisies dans Pipedrive sont utilisées pour créer le client dans Pennylane.
Cliquez sur Enregistrer en bas à droite de la fenêtre.
Complétez votre document et cliquez sur Créer le… en haut à droite pour boucler la création de votre devis, facture ou abonnement.
Votre client a bien été créé dans Pennylane. Il vous sera proposé sur votre espace Pipedrive si vous créez une nouvelle facture pour le même contact Pipedrive ou la même organisation Pipedrive.
Associer un contact ou une organisation Pipedrive à un client Pennylane (depuis Billy)
Vous pouvez voir et corriger les équivalences établies entre vos contacts/organisations Pipedrive et vos contacts Pennylane. Pour en savoir plus, lisez notre article sur la réconciliation des clients.
Créer un devis Pennylane depuis Pipedrive
Si vous avez ajouté des produits à une affaire (voir comment faire), vous pouvez créer un devis Pennylane directement depuis l’affaire en question dans Pipedrive.
Pour ce faire :
Accédez à l’affaire (deal) que vous souhaitez transformer en facture.
Dans la colonne de gauche, accédez à l’encart Pennylane.
À la ligne Devis, cliquez sur Créer. Une fenêtre s’ouvre en superposition.
Modifiez les détails du devis si besoin puis choisissez le client concerné (ou créez-en un). Validez en cliquant sur Créer le devis puis sur Fermer.
Mettez les données à jour en cliquant sur l’icône actualisation (flèche circulaire) dans l’encart Pennylane.
Le devis que vous venez de créer est désormais visible dans l’encadré Pennylane situé au niveau de l’affaire ainsi que sur la page de l’organisation liée à l’affaire. Vous pouvez suivre l’avancement du devis Pennylane ainsi créé directement depuis Pipedrive. Le statut des devis est mis à jour toutes les 24 heures à partir des informations récupérées dans Pennylane.
Créer une facture Pennylane depuis Pipedrive
Si vous avez ajouté des produits à une affaire (voir comment faire), vous pouvez créer une facture Pennylane directement depuis l’affaire en question dans Pipedrive.
Pour ce faire :
Accédez à l’affaire (deal) que vous souhaitez transformer en facture.
Dans la colonne de gauche, accédez à l’encart Pennylane.
À la ligne Factures, cliquez sur Créer. Une fenêtre s’ouvre en superposition.
Modifiez les détails de la facture si besoin puis choisissez le client concerné (ou créez-en un). Vérifiez que la case Facture est cochée et que la case Abonnement est décochée. Validez en cliquant sur Créer la facture puis sur Fermer.
Mettez les données à jour en cliquant sur l’icône actualisation (flèche circulaire) dans l’encart Pennylane.
La facture que vous venez de créer est désormais visible dans l’encadré Pennylane situé au niveau de l’affaire ainsi que sur la page de l’organisation liée à l’affaire. Vous pouvez suivre l’avancement de la facture Pennylane ainsi créée directement depuis Pipedrive. Le statut des factures est mis à jour toutes les 24 heures à partir des informations récupérées dans Pennylane.
Créer un plan de facturation Pennylane depuis Pipedrive
Si vous avez ajouté des produits à une affaire (voir comment faire), vous pouvez créer un plan de facturation (en plusieurs fois), directement depuis l’affaire en question dans Pipedrive. Pour ce faire :
Accédez à l’affaire (deal) que vous souhaitez transformer en plan de facturation.
Dans la colonne de gauche, accédez à l’encart Pennylane.
À la ligne Factures, cliquez sur Créer. Une fenêtre s’ouvre en superposition.
Modifiez les détails de la facture si besoin puis choisissez le client concerné (ou créez-en un). Vérifiez que la case Facture est cochée et que la case Abonnement est décochée. Pour créer un plan de facturation, cochez la case Facturer en plusieurs fois. Validez en cliquant sur Créer la facture puis sur Fermer.
Mettez les données à jour en cliquant sur l’icône actualisation (flèche circulaire) dans l’encart Pennylane.
Le plan de facturation que vous venez de créer est désormais visible dans l’encadré Pennylane situé au niveau de l’affaire ainsi que sur la page de l’organisation liée à l’affaire. Vous pouvez suivre l’avancement des factures Pennylane ainsi créées directement depuis Pipedrive. Le statut des factures est mis à jour toutes les 24 heures à partir des informations récupérées dans Pennylane.
Créer un abonnement Pennylane depuis Pipedrive
Si vous avez ajouté des produits à une affaire (voir comment faire), vous pouvez créer des abonnements Pennylane directement depuis l’affaire en question dans Pipedrive. Pour ce faire :
Accédez à l’affaire que vous souhaitez transformer en abonnement.
Dans la colonne de gauche, accédez à l’encart Pennylane.
À la ligne Abonnements, cliquez sur Créer. Une fenêtre s’ouvre en superposition.
Vérifiez que la case Abonnement est cochée et que la case Facture est décochée.
Dans le champ Clients, sélectionnez le client Pennylane à qui les factures seront adressées, ou créez-en un nouveau.
Dans le champ Durée, indiquez le nombre de cycles à facturer (et leur fréquence) ou sélectionnez Permanent pour indiquer que l’abonnement reste valable tant qu’il n’est pas annulé.
Dans le champ Paiement, indiquez le mode de paiement accepté pour le règlement de l’abonnement. Les encaissements par GoCardless sont limités à 5 000 € TTC (par encaissement).
Dans le champ Mode de finalisation, indiquez si les factures de l’abonnement doivent être enregistrées comme des brouillons (modifiables ultérieurement) ou si elles doivent être finalisées dès leur création (non modifiables par la suite).
Validez en cliquant sur Créer l’abonnement puis sur Fermer.
Mettez les données à jour en cliquant sur l’icône actualisation (flèche circulaire) dans l’encart Pennylane.
L’abonnement que vous venez de créer est désormais visible dans l’encadré Pennylane situé au niveau de l’affaire ainsi que sur la page de l’organisation liée à l’affaire. Vous pouvez suivre l’avancement de l’abonnement Pennylane ainsi créé directement depuis Pipedrive. Le statut de l’abonnement est mis à jour toutes les 24 heures à partir des informations récupérées dans Pennylane.
Autres actions possibles
Envoyer une facture Pennylane par e-mail depuis Pipedrive
Pour envoyer une facture Pennylane finalisée par e-mail sans quitter Pipedrive :
Accédez à l’affaire (deal) Pipedrive liée à la facture que vous souhaitez finaliser.
Dans la colonne de gauche, accédez à l’encart Pennylane.
Cliquez sur Factures, puis sur les 3 points (…) liés à la facture finalisée que vous souhaitez envoyer par e-mail.
Cliquez sur Envoyer par e-mail, vérifiez l’adresse e-mail de votre destinataire puis cliquez sur Confirmer.
Votre destinataire reçoit un e-mail aux couleurs de Pennylane, envoyé par Pennylane et contenant votre facture (PDF) en pièce jointe.
Configurer la correspondance des champs depuis Pipedrive
Afin que des « choux » enregistrés sur Pipedrive ne se transforment pas en « carottes » une fois synchronisés sur Pennylane, vous pouvez configurer vous-même la table d’équivalence utilisée pour garantir la cohérence des données entre Pipedrive et Pennylane. Cette table vous permet par exemple de faire en sorte que le SIREN que vous saisissez dans Pipedrive soit bien considéré comme un SIREN par Pennylane une fois une facture créée.
Voici les champs Pennylane que vous pouvez « mapper » sur des champs équivalents dans Pipedrive :
Client
Client
SIREN de l’entreprise
N° TVA de l’entreprise
Identifiant unique du logiciel de facturation
Adresse e-mail de facturation
Référence
Remarques
Délai de paiement par défaut (paramètre à définir)
Facture
Facture
Champ libre
Titre du document
Numéro de commande
Langue par défaut d’une facture (paramètre à définir)
Mode de finalisation d’une facture par défaut (paramètre à définir)
Date de début de prestation
Date de fin de prestation
Mode de paiement d’un abonnement par défaut
Mode de finalisation d’un abonnement par défaut
TVA par défaut (paramètre à définir)
Compte comptable du produit
Mention spéciale
Pour établir ces correspondances de données :
Accédez à vos affaires sur Pipedrive et cliquez sur l’une d’entre elles. N’importe laquelle.
Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Configuration. Une fenêtre s’ouvre.
Faites défiler les éventuelles factures et cliquez sur Configuration.
Dans la colonne Pipedrive (gauche), établissez les équivalences que vous souhaitez entre les champs utilisés sur Pipedrive et ceux utilisés par Pennylane.
Les modifications apportées à votre table d’équivalence ne sont pas rétroactives. Elles ne s’appliqueront qu’à vos nouveaux clients. Notez que certains champs de données Pennylane ne peuvent accueillir que certains types de données. Par exemple, le champ Délai de paiement par défaut (Pennylane) ne peut être synchronisé qu’avec un champ Pipedrive contenant des jours.
Visualiser, actualiser ou finaliser une facture Pennylane depuis Pipedrive
Quand vous créez une facture Pennylane depuis Pipedrive, vous pouvez agir sur votre facture Pennylane sans quitter Pipedrive.
Visualiser une facture Pennylane depuis Pipedrive
Accédez en un clic à vos factures Pennylane sans quitter Pipedrive. Idéal si vous n’avez pas accès à l’espace Pennylane de votre entreprise.
Pour visualiser une facture Pennylane dans Pipedrive :
Accédez à l’affaire Pipedrive à laquelle est liée la facture à visualiser.
Faites défiler l’historique de l’affaire jusqu’à ce que vous localisiez la facture.
Cliquez sur le titre de la facture.
Le PDF de la facture s’ouvre dans un nouvel onglet, d’où vous pouvez le télécharger.
Si vous avez un compte Pennylane par ailleurs, vous pouvez aussi accéder directement à votre facture sur votre espace Pennylane en partant de Pipedrive. Pour cela :
Accédez à l’encadré Pennylane lié à l’affaire (colonne de gauche).
Cliquez sur Factures.
Cliquez sur le nom de votre facture.
Cliquez sur le lien Voir.
Vous basculez sur Pennylane, où votre facture s’ouvre.
Finaliser une facture Pennylane depuis Pipedrive
Finaliser une facture permet de transformer un brouillon de facture en facture finalisée.
Pour finaliser une facture :
Accédez à l’affaire (deal) Pipedrive liée à la facture que vous souhaitez finaliser.
Dans la colonne de gauche, accédez à l’encart Pennylane.
Cliquez sur Factures, puis sur les 3 points (…) liés au brouillon que vous voulez finaliser.
Cliquez sur Finaliser pour transformer votre brouillon en facture finalisée.
💡 Si vous souhaitez modifier votre brouillon de facture avant de le finaliser, vous devez le modifier sur Pennylane.
Actualiser une facture Pennylane depuis Pipedrive
Actualiser une facture permet de récupérer la dernière version du statut de paiement de la facture ainsi que son statut de paiement. L’actualisation est possible sur les factures finalisées comme sur les brouillons de factures.
Pour actualiser une facture :
Accédez à l’affaire (deal) Pipedrive liée à la facture que vous souhaitez actualiser.
Dans la colonne de gauche, accédez à l’encart Pennylane.
Cliquez sur Factures, puis sur les 3 points (…) liés au brouillon que vous voulez finaliser.
Cliquez sur Actualiser pour mettre votre facture à jour.
💡 Vos factures sont actualisées automatiquement toutes les 24 heures. L’actualisation manuelle vous permet de forcer la mise à jour de vos données entre deux actualisations automatiques.