Quand vous connectez un outil à Pennylane (via Billy), vous pouvez importer dans Pennylane les clients et fournisseurs (les tiers) enregistrés dans votre outil. Les tiers en question peuvent être des entreprises ou des particuliers.
Quand un tiers est récupéré dans votre outil pour être transféré vers Pennylane, deux cas de figure sont possibles :
Ou bien le tiers enregistré dans votre outil a déjà un équivalent dans Pennylane. Le tiers est alors associé automatiquement à son équivalent dans Pennylane, quand cela est possible.
Ou bien le tiers enregistré dans votre outil n’a pas encore d’équivalent dans Pennylane. Le tiers est alors créé dans Pennylane à partir des coordonnées fournies par votre outil (nom, SIREN, adresse postale, etc.).
Critères utilisés pour établir l’équivalence des tiers
Pour déterminer si les tiers enregistrés dans votre outil ont un équivalent dans Pennylane ou non, voici les informations que nous comparons.
Pour les particuliers :
Adresse e-mail
Pour les entreprises :
Adresse e-mail
Numéro de compte tiers (code comptable)
Identifiants fiscaux (SIREN, SIRET, numéro de TVA)
Numéro de facture
Si nous constatons que l’un de ces éléments contient la même valeur dans Pennylane et dans votre outil, alors nous en déduisons qu’il s’agit du même tiers de part et d’autre.
💡 Dans le cas d’une intégration e-commerce (Shopify, WooCommerce, Prestashop), seule l’adresse e-mail est prise en compte pour déterminer les éventuelles équivalences de tiers, même dans le cas d’entreprises.
Comment vérifier la réconciliation des contacts dans Billy
Pour voir si les tiers enregistrés dans votre outil ont été « réconciliés » avec les bons tiers dans Pennylane, vous pouvez vérifier le rapprochement opéré par Billy. La vérification s’effectue dans l’interface de Billy.
Pour accéder à la table d’équivalence, cliquez sur le lien « table de réconciliation des tiers » dans l’e-mail que vous avez dû recevoir au moment de l’activation de votre intégration (via Billy).
Dans la table d’équivalence, les tiers enregistrés dans votre outil tiers s’affichent à gauche de votre écran. La partie droite de l’écran vous permet de voir les tiers Pennylane correspondants.
Comment réconcilier des tiers à la main si besoin
Dans Billy by Pennylane
La table d’équivalence de Billy vous permet de sélectionner les clients Pennylane que vous souhaitez réconcilier avec les clients récupérés sur votre outil tiers.
Pour réconcilier un client issu d’un outil tiers avec un client Pennylane :
Accédez dans Billy à la table d’équivalence correspondant à votre outil tiers. Le lien pour y accéder se trouve dans l’e-mail d’activation de votre intégration. Vous pouvez aussi y accéder depuis l’écran de configuration de l’intégration (lien Voir les clients).
Faites défiler la liste de vos clients (colonne de gauche) jusqu’à celui qui vous intéresse, ou faites une recherche.
Dans la colonne de droite, cliquez sur Sélectionner un client existant, puis choisissez le client Pennylane correspondant au client issu de votre outil.
Si un client n’a pas d’équivalent connu dans Pennylane, un nouveau client sera alors créé dans Pennylane à partir des données transmises par votre outil tiers. La création du client aura lieu au moment de l’importation de la facture dans Pennylane.
Dans Pennylane directement
Vous pouvez aussi fusionner des tiers dans Pennylane directement (côté Comptabilité), sans passer par Billy. Les fusions ainsi opérées seront retenues par Billy et visibles sur le tableau de réconciliation des tiers.