💡 L’intégration avec HubSpot est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
HubSpot est un logiciel en ligne qui permet de gérer les relations avec des clients potentiels ou établis.
Cet article explique comment configurer l’intégration entre HubSpot et Pennylane. Pour voir comment utiliser l’intégration en question, consultez l’article Utiliser l’intégration entre HubSpot et Pennylane.
Fonctionnalités
Création et suivi de factures ou d’abonnements Pennylane depuis HubSpot
Créez une facture ou un abonnement Pennylane sans quitter HubSpot. Suivez ensuite les changements de statut de vos factures ou de vos abonnements Pennylane depuis HubSpot.
Association d’une facture Pennylane à une transaction HubSpot
Toutes les factures de vente créées dans Pennylane peuvent être associées (ou dissociées) à des transactions HubSpot.
Association d’un client Pennylane à un contact HubSpot
Tous les clients Pennylane peuvent êre associés (ou dissociés) aux entreprises et aux contacts d’HubSpot.
Création des rapports HubSpot avec les données de facturation Pennylane (disponible en beta)
💡 Cette partie de l’intégration est disponible en version beta (version de test) sur demande. Pour en bénéficier, écrivez à notre équipe support.
Utilisez les données de facturation importées dans HubSpot depuis Pennylane pour alimenter vos rapports et vos workflows HubSpot.
Mise en correspondance des champs HubSpot et Pennylane
Mappez les champs HubSpot avec les champs Pennylane équivalents pour définir où les données issues d’HubSpot doivent être envoyées dans Pennylane.
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Autorisations demandées par Pennylane (à HubSpot)
Autorisations demandées par Pennylane (à HubSpot)
Pennylane pourra accéder aux données HubSpot suivantes (avec les droits suivants).
Oauth (modification)
Comptabilité (modification)
Listes du CRM (lecture)
Contacts (modification)
Entreprises (modification)
Transactions (modification)
Administrateurs (lecture)
Devis (lecture)
Articles (lecture)
Données échangées entre HubSpot et Pennylane
Données échangées entre HubSpot et Pennylane
L’intégration permet à HubSpot d’échanger les données suivantes avec Pennylane.
Devis
Factures clients
Abonnements
Clients
Données de facturation :
Liste des factures
Liste des abonnements
Total HT en retard
Total HT facturé
Total HT payé
Total HT des brouillons
Installation
L’intégration entre HubSpot et Pennylane repose sur le connecteur Billy by Pennylane.
Pré-requis
Pour connecter HubSpot à Pennylane via Billy, vous devez :
Avoir un compte HubSpot.
Avoir un compte Pennylane et opter pour l’abonnement Essentiel (ou supérieur).
Configuration
Pour connecter Pennylane à HubSpot via Billy :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
HubSpot. Un encartHubSpotapparaît.Survolez l’encart
HubSpotet cliquez sur Voir plus.Si on vous le demande, acceptez les conditions générales de service et la politique de confidentialité de Billy en cliquant sur Accepter.
Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Connecter, saisissez le nom de l’entreprise Pennylane à connecter à votre outil tiers, puis cliquez sur Autoriser. Si vous ne voyez pas cette étape, c’est le signe que votre entreprise Pennylane est déjà connectée — passez à la suite.
Si ce n’est pas déjà fait, connectez-vous à HubSpot, sélectionnez le compte HubSpot à lier à Pennylane et cliquez sur Sélectionner un compte.
Cochez la case présente au bas de l’écran puis cliquez sur Connecter l’application.
L’initialisation de votre intégration commence alors. Cette étape est considérée comme terminée quand la collecte de vos données est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3 (Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration.
💡 L’initialisation s’effectue en arrière-plan. Vous pouvez fermer l’onglet actif. Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
À propos des paramètres (étape 3)
L’étape 3 de l’installation vous permet d’indiquer les données qui doivent être importées dans Pennylane. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet de configuration sans risque, même si l’interface vous indique que « votre intégration est en cours de configuration ».
Facturation et suivi depuis le CRM
Cochez la case Facturation et suivi depuis le CRM pour créer ou modifier les éléments Pennylane suivants sans quitter HubSpot :
Devis (à partir de produits HubSpot)
Factures (à partir d’un devis ou de lignes de produits HubSpot)
Abonnements (à partir d’un devis ou de lignes de produits HubSpot)
Clients (à partir des contacts ou entreprises HubSpot)
Cocher cette case vous permet ensuite d’associer :
Des transactions HubSpot (deals) et des factures de vente créées depuis Pennylane — l’association est impossible si les factures ont été importées sur Pennylane depuis un outil tiers.
Des contacts et entreprises HubSpot avec des clients Pennylane.
Vous pouvez aussi :
Actualiser depuis HubSpot les factures et les devis Pennylane.
Convertir un devis Pennylane en facture depuis HubSpot.
Envoyer des factures Pennylane finalisées par e-mail depuis HubSpot. L’e-mail que votre partenaire recevra sera envoyé par Pennylane, et non par HubSpot.
Associer les devis aux transactions
Pour associer vos devis Pennylane à des transactions HubSpot, cochez la case Associer les devis aux transactions.
Conseils en cas de problème
Résoudre l’erreur « Impossible de terminer la connexion »
Pour que l’intégration entre HubSpot et Pennylane fonctionne, vous devez connecter HubSpot à Pennylane. Et pour faire cela, vous devez avoir les autorisations nécessaires sur votre espace HubSpot.
Si HubSpot vous indique qu’il est « impossible de terminer la connexion » quand vous cherchez à connecter Pennylane à HubSpot, c’est le signe que vous n’avez pas les permissions requises.
Pour que le branchement se passe bien, vous devez (au choix) :
Avoir les autorisations associées au périmètre Marketplace des applications sur HubSpot.
Être super administrateur de votre compte HubSpot.
Demander au super administrateur de votre espace HubSpot de faire la démarche pour vous ou de modifier vos permissions.
Accorder l’accès à la marketplace des applications
Pour autoriser un utilisateur HubSpot à accéder à la marketplace des applications :
Connectez-vous à votre espace HubSpot.
Cliquez sur votre nom en haut à droite puis sur Profil et préférences.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Gestion du compte > Utilisateurs et équipe.
Survolez l’utilisateur qui vous intéresse et cliquez sur Modifier les autorisations.
Dans la section Choisir les autorisations, accédez à Compte > Accès aux paramètres.
Si ce n’est pas déjà fait, passez le bouton correspondant à la ligne Accès au marketplace des applications sur ON (et pas OFF).
Cliquez sur Enregistrer en haut à droite.
À partir de là, les autorisations de l’utilisateur sont à jour et ce dernier doit pouvoir connecter HubSpot à Billy depuis son propre compte HubSpot.
Si ce changement ne règle rien, faites le branchement de votre côté en tant que super administrateur, ou accordez le rôle de super administrateur au collaborateur chargé de connecter HubSpot à Pennylane via Billy.