L’intégration avec Shopify via Billy by Pennylane est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
Shopify est une plateforme de commerce tout-en-un. Avec Shopify, vous pouvez créer une boutique en ligne pour vendre des produits ou des services.
Cet article explique comment connecter Shopify à Pennylane au travers de Billy by Pennylane. Il est aussi possible de connecter Shopify à Pennylane par l’intermédiaire de Chift (voir comment faire).
Fonctionnalités de l’intégration
Conversion des commandes Shopify en factures Pennylane
Les commandes passées par vos clients sur votre boutique Shopify sont automatiquement transformées en factures de vente dans Pennylane. Et si vous ajoutez une balise à une commande Shopify, cette dernière peut être convertie en catégorie analytique sur Pennylane. Les commandes passées par des utilisateurs « invités » (guest checkout) sont elles aussi converties en factures.
Création ou association des clients Shopify dans Pennylane
Si le client qui vient de passer commande sur votre boutique ne fait pas encore partie de vos clients sur Pennylane, ce dernier est automatiquement ajouté à votre liste Pennylane, en distinguant les entreprises des particuliers. Et s’il fait déjà partie de votre liste, nous lions la facture Pennylane à la fiche Pennylane du client.
Création ou association des produits Shopify dans Pennylane
Si le produit que vous venez de vendre sur votre boutique ne fait pas encore partie de votre catalogue de produits Pennylane, ce dernier est automatiquement ajouté à votre liste Pennylane. Et s’il fait déjà partie de votre catalogue, nous nous lions la facture Pennylane au produit Pennylane.
Génération automatique des écritures comptables
Les commandes Shopify transformées en factures dans Pennylane génèrent automatiquement des écritures dans Pennylane.
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Permissions requises par Pennylane (dans Shopify)
L’intégration permet à Pennylane d’accéder aux données Shopify suivantes avec les droits suivants :
Commandes (modification)
Clients (lecture)
Produits (lecture)
Réductions (lecture)
Boutique (modifier)
Autres données : emplacements ou règles de tarification (lecture)
Données échangées entre Shopify et Pennylane
L’intégration permet à Shopify d’échanger les données suivantes avec Pennylane.
Clients
Commandes
Produits
Installation
L’intégration entre Shopify et Pennylane repose sur le connecteur Billy by Pennylane.
Pré-requis
Pour connecter Shopify à Pennylane via Billy, vous devez :
Avoir un compte Pennylane et opter pour l’abonnement Essentiel (ou supérieur).
Avoir un compte Shopify.
Récupérer le nom de votre boutique Shopify. Pour cela, rendez-vous sur l’espace Shopify lié à votre boutique, cliquez sur Paramètres en bas à gauche, puis copiez les caractères qui se trouvent avant le
.myshopify.comsous Ma boutique. Exemple : si Shopify afficheexemple.myshopify.com, le nom de votre boutique estexemple.
Configuration
Pour connecter Pennylane à Shopify :
Rendez-vous sur : app.heybilly.io/setup/pennylane/shopify et acceptez les conditions d’utilisation de Billy (si on vous le demande).
Si ce n’est pas déjà fait, cliquez sur Connecter dans l’encart correspondant à Pennylane, sélectionnez ensuite l’entreprise Pennylane à connecter à Shopify et cliquez sur Autoriser. Vous ne voyez pas cette étape ? C’est le signe que votre compte Pennylane est déjà connecté à Billy. Passez à la suite.
Collez le nom de votre boutique (voir comment le récupérer) et cliquez sur Connecter. Vous basculez sur Shopify.
Cliquez sur Installer sous l’encadré Pennylane : Facturation. Vous revenez sur Billy by Pennylane.
L’initialisation de votre intégration commence alors en arrière-plan.
À propos des paramètres (étape 3)
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3 (Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Convertir les commandes Shopify en factures
Pour que les commandes que vous recevez dans Shopify soient transformées en factures Pennylane, cochez la case qui se trouve à la ligne Convertir les commandes en factures.
L’étape 3 de la configuration de l’intégration vous permet de définir comment les factures créées à partir de Shopify doivent être créées dans Pennylane. Vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Début de conversion. Sélectionnez la date du jour pour convertir vos prochaines commandes en factures, ou sélectionnez une date passée pour transformer rétroactivement vos commandes passées en factures Pennylane. Par défaut, les factures de vente émises plus de 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy ne seront pas récupérées. Pour remonter plus loin dans le passé, demandez à notre équipe support de migrer votre historique de vente de Shopify vers Pennylane (opération payante). Si une commande est déjà payée sur Shopify, alors la date d’échéance de la facture créée dans Pennylane correspondra à la date de commande. Si la commande n’a pas encore été payée, alors la date d’échéance correspondra à la date de commande + 30 jours.
Statut des factures générées. Définissez si les factures créées dans Pennylane à partir des commandes Shopify doivent être finalisées dès leur création dans Pennylane, ou simplement enregistrées à l’état de brouillon. Notez qu’une facture finalisée n’est plus modifiable dans Pennylane.
Date d’émission des factures. Indiquez si vous souhaitez que la date d’émission des factures créées dans Pennylane corresponde à la date de création de la facture dans Pennylane (date de conversion) ou à la date de la commande (date de traitement).
Facturer selon le statut de la commande. Sélectionnez le changement de statut Shopify qui déclenche la création d’une facture dans Pennylane. Vous pouvez créer vos factures au moment où la commande est créée (ouverte), payée (payée) ou traitée (traitée). Notez que Shopify emploie indifféremment traitée et confirmée pour dire qu’une commande est fulfilled.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis Shopify et destinées à des entreprises. Les coordonnées du client ayant donné lieu à une facture seront ajoutées dans la description de la facture. De cette manière, même si vous associez toutes les factures au même client, vous garderez une trace du client initial.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis Shopify et destinées à des particuliers. Les coordonnées du client ayant donné lieu à une facture seront ajoutées dans la description de la facture. De cette manière, même si vous associez toutes les factures au même client, vous garderez une trace du client initial.
Données prises en charge lors de la conversion
Données prises en charge lors de la conversion
Voici la liste des données récupérées dans Shopify avec le détail de ce qu’elles deviennent une fois importées dans Pennylane.
Les coupons de réduction sont pris en charge par Pennylane et apparaissent comme des lignes de remise sur la facture Pennylane. Les remises manuelles Shopify sont converties en remises globales sur Pennylane.
L’objet entreprise accessible au travers de Shopify Plus est reconnu par Pennylane. Il s’agit de structures propres à la vente B2B.
Les numéros de commande Shopify sont indiqués sur la facture Pennylane, même s’il s’agit de numéros de commande personnalisés (avec préfixe et suffixe personnalisés).
Les livraisons (et leurs coûts) ainsi que les retraits (et leurs coûts) s’affichent dans les factures Pennylane, sous forme d’une ligne avec l’adresse postale de livraison ou de retrait.
Les notes apposées sur les commandes Shopify sont récupérées par Pennylane, où elles sont répercutés dans la partie Mentions légales des factures.
Si votre compte Shopify est connecté aux marketplaces Ankorstore, Orderchamp, Faire, les commandes provenant de ces marketplaces ne seront pas transformées en factures dans Pennylane car ces marketplaces vous fournissent directement des factures.
Le multi-boutiques est compatibles avec Pennylane. Si vous avez plusieurs boutiques Shopify, vous pouvez les connecter au même compte Pennylane.
L’association ou la création de produits Shopify dans Pennylane repose sur le SKU des produits. Le SKU issu de Shopify apparaît dans le champ Référence sur les factures Pennylane.
L’association ou la création de clients Shopify dans Pennylane repose sur l’adresse e-mail.
Actions rendues possibles par l’intégration avec Shopify
Convertir une balise Shopify en catégorie analytique Pennylane
Shopify vous permet d’ajouter des balises sur chacune de vos commandes. Pour que les balises ajoutées dans Shopify soient transformées en catégories analytiques sur Pennylane, vous devez :
Ajouter une balise sur une commande Shopify (voir comment faire).
Activer la récupération des commandes Shopify lors de la configuration de votre intégration.
Une fois ces deux conditions remplies, vos balises Shopify seront converties en catégories analytiques Pennylane. Ces catégories seront visibles sur votre espace Pennylane, dans le détail de vos factures.
💡 Les emplacements de vos ventes sont convertis en catégories analytiques, ce qui vous permet de suivre les ventes que vous réalisez à vos différents emplacements. Pour les emplacements, vous n’avez pas besoin de créer des balises dans Shopify.
Accéder aux factures Pennylane via les champs méta de Shopify
Si vous souhaitez que vos clients puissent récupérer leur facture Pennylane directement depuis leur compte Shopify, vous pouvez utiliser les champs méta (metafields) de Shopify.
Les champs méta sont des champs qui peuvent être utilisés par des tiers (comme Pennylane) afin de stocker des informations qui ne sont pas générées directement par Shopify. Ces informations peuvent ensuite être servies aux clients de la boutique Shopify ou non.
Voici les détails du champ méta intitulé heybilly.invoice_url créé par Pennylane dans Shopify :
Namespace : heybilly
Key : invoice_url
Type : url
Valeur : URL de la facture
En exposant la valeur du champ heybilly.invoice_url aux yeux de vos clients, vous pouvez leur donner accès à leurs factures Pennylane.