L’intégration avec Sellsy est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
Sellsy est une solution de gestion et de CRM conçue pour faciliter les ventes, la facturation et le marketing des PME.
Fonctionnalités de l’intégration
Récupération des factures clients
💡 Par défaut, les factures clients émises depuis Sellsy à partir de la date de configuration de l’intégration sont automatiquement transférées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures de vente émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour récupérer l’ensemble de vos factures clients, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures clients finalisées dans Sellsy ainsi que les avoirs sont automatiquement importés dans Pennylane.
Récupération des factures fournisseurs
💡 Les factures fournisseurs émises à partir de la date de configuration de l’intégration peuvent être automatiquement récupérées sur Sellsy pour être envoyées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures d’achat émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour récupérer l’ensemble de vos factures fournisseurs, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures fournisseurs enregistrées dans Sellsy sont automatiquement importées dans Pennylane.
Récupération des clients et des fournisseurs
Deux cas de figure sont possibles :
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Sellsy est liée existe déjà dans Pennylane, alors la facture est envoyée vers le bon compte tiers Pennylane.
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture Sellsy est liée n’existe pas encore dans Pennylane, il est automatiquement ajouté à Pennylane et rattaché à sa facture (dans Pennylane).
Transmission des paiements entre Pennylane et Sellsy
Les encaissements effectués sur Sellsy via Stripe ou GoCardless se répercutent sur Pennylane. Dans l’autre sens, quand une facture importée depuis Sellsy est rapprochée d’une transaction sur Pennylane, alors le paiement (complet ou partiel) ayant fait l’objet du rapprochement est ajouté à Sellsy.
Génération automatique des écritures comptables
Les factures et avoirs créés ou importés depuis Sellsy génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane. Ces écritures tiennent compte des éventuels codes comptables renseignés.
Conversion des smart-tags en catégories analytiques
Si vous avez ajouté des smart-tags (libellés) à vos factures ou à vos avoirs Sellsy, ces derniers sont convertis en catégories analytiques équivalentes sur Pennylane.
Conversion des devis Sellsy en factures Pennylane
💡 Cette partie de l’intégration est disponible en version beta (version de test) sur demande. Pour en bénéficier, écrivez à notre équipe support.
Les devis créés dans Sellsy et signés par le client via Sellsy sont convertis en factures (ou en abonnements) dans Pennylane, avec le statut de brouillon ou de facture finalisée.
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Autorisations demandées par Pennylane (dans Sellsy)
Autorisations demandées par Pennylane (dans Sellsy)
L’intégration permet à Pennylane d’accéder aux données Sellsy suivantes avec les droits suivants :
Catalogue (modification)
Catégories tarifaires (modification)
Champs personnalisés (modification)
Codes comptables (modification)
Commandes (modification)
Comptes (lecture)
Contacts (modification)
Devis (modification)
Écritures comptables (lecture)
Entreprises (modification)
Factures (modification)
Individus (modification)
Notes de crédit (modification)
Paiements (modification)
Produits (lecture)
Remises (lecture)
Smart tags (modification)
Taxes (modification)
Utilisateurs (lecture)
Données échangées entre Sellsy et Pennylane
Données échangées entre Sellsy et Pennylane
L’intégration permet à Sellsy de transmettre les données suivantes à Pennylane.
Factures :
Désignation et description du produit ou service + SKU
Quantité
Montant HT, TVA, TTC
Compte comptable
Frais et adresse de livraison
Retrait en magasin
Remise globale ou par ligne
Numéro de commande + préfixe et suffixe
Notes
PDF de la facture
Clients :
Raison sociale ou Prénom et Nom
Adresse postale
Adresse e-mail
Numéro de téléphone
Autres :
Clients
Factures clients avec PDF
Devis
Fournisseurs
Factures fournisseurs avec PDF
Statut de paiement
Catégories analytiques
Installation
L’intégration entre Sellsy et Pennylane repose sur le connecteur Billy by Pennylane.
Pré-requis
Pour connecter Sellsy à Pennylane, vous devez :
Avoir un compte Pennylane et opter pour l’abonnement Essentiel (ou supérieur).
Avoir un compte Sellsy.
Configuration
Pour connecter Pennylane à Sellsy via Billy :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
Sellsy. Un encartSellsyapparaît.Survolez l’encart
Sellsyet cliquez sur Voir plus.Si on vous le demande, acceptez les conditions générales de service et la politique de confidentialité de Billy en cliquant sur Accepter.
Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Connecter, saisissez le nom de l’entreprise (Pennylane) à connecter à votre outil tiers, puis cliquez sur Autoriser. Si vous ne voyez pas cette étape, c’est le signe que votre entreprise Pennylane est déjà connectée à Billy by Pennylane — passez à la suite.
Si ce n’est pas déjà fait, connectez-vous à Sellsy en cliquant sur Connecter, puis cliquez sur Autoriser.
L’initialisation de votre intégration commence alors. Cette étape est considérée comme terminée quand la collecte de vos données est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3
(Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration.
💡 L’initialisation s’effectue en arrière-plan. Vous pouvez fermer l’onglet actif. Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
À propos des paramètres (étape 3)
L’étape 3 de l’installation vous permet d’indiquer les données qui doivent être importées dans Pennylane. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet de configuration sans risque, même si l’interface vous indique que « votre intégration est en cours de configuration ».
Ventes
Import automatique des factures client
Pennylane peut récupérer vos factures clients finalisées sur votre compte Sellsy afin de les importer automatiquement dans le module Ventes de votre espace Pennylane. Pour activer cette récupération, cochez la case située sur la ligne Import automatique des factures client. Les factures encore à l’état de brouillon dans Sellsy ne sont pas transférées vers Pennylane quant à elles.
Fréquence d’importation
La récupération des factures finalisées se fait de façon automatique, une fois par jour.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par Sellsy. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures de vente émises depuis Sellsy à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur Sellsy. Si vous souhaitez récupérer des factures clients antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures clients Sellsy, demandez à notre équipe de migrer votre historique de vente de Sellsy vers Pennylane (opération payante).
Autres options
En plus de récupérer vos factures clients, vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Transmission des paiements. Vos encaissements peuvent circuler entre Pennylane et Sellsy, dans les deux sens.
Dans le sens Sellsy vers Pennylane : pour que les paiements encaissés sur Sellsy soient importés dans Pennylane, vous devez faire deux choses. D’une, vous devez encaisser vos clients depuis Sellsy par le biais de Stripe ou GoCardless. De deux, vous devez connecter Pennylane à Stripe ou GoCardless, pour que vos encaissements remontent également sur Pennylane où un lien pourra ainsi être établi avec les données transmises par Sellsy.
Dans le sens Pennylane vers Sellsy : quand vous rapprochez des factures issues de Sellsy et des transactions apparaissant sur Pennylane, vos rapprochements se répercutent automatiquement sur Sellsy, où ils créent un paiement sur votre facture Sellsy, modifiant son statut de paiement au passage. Les rapprochements sont détectés, qu’ils soient faits côté Gestion ou côté Comptabilité via un lettrage.
Compte de Produits par défaut. Indiquez le compte de produits auquel seront liés les éléments mentionnés sur les factures importées depuis Sellsy dans le cas où ces éléments ne sont pas déjà associés à un compte de produit. Si les éléments ont déjà été liés à un compte de produit sur Sellsy, ce réglage n’écrasera pas le choix effectué dans Sellsy.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis Sellsy et destinées à des entreprises.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis Sellsy et destinées à des particuliers.
Achats
Importation automatique des factures fournisseurs
Pennylane peut aussi récupérer les fournisseurs et les factures fournisseurs ajoutés dans Sellsy afin de les importer automatiquement dans le module Achats (de Pennylane) avec le statut À traiter. Pour activer cette récupération, cochez la case Import automatique des factures fournisseurs. Les notes de frais enregistrées dans Sellsy ne sont pas récupérées quant à elles.
Fréquence d’importation
La récupération des nouvelles factures se fait une fois par jour, automatiquement.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par Sellsy. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures fournisseurs importées dans Sellsy à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur Sellsy. Si vous souhaitez récupérer des factures fournisseurs antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures fournisseurs Sellsy, demandez à notre équipe de migrer votre historique d’achat de Sellsy vers Pennylane (opération payante).
Actions possibles dans Sellsy et pouvant affecter Pennylane
Gestion des codes comptables dans Sellsy
Les codes comptables des tiers et des factures clients ou fournisseurs sont transmis de Sellsy vers Pennylane. Pour ajouter des codes comptables au plan comptable, ou ajouter des codes comptables au catalogue, reportez-vous à la documentation de Sellsy pour voir comment faire.
Conseils en cas de problème
Autorisations manquantes dans Sellsy
Si vous tentez de connecter Sellsy à Pennylane et qu’un message d’erreur vous parlant d’autorisations manquantes s’affiche sur votre écran, modifiez les privilèges de l’utilisateur tentant de connecter Sellsy à Pennylane. Il est possible que l’utilisateur en question ne dispose pas des autorisations suffisantes pour activer l’intégration. Pour modifier les privilèges d’un utilisateur, suivez la procédure indiquée par Sellsy, et faites les choix suivants.
Module | Ligne | Action à effectuer |
Clients | Niveau de visualisation des clients | Choisir Tous |
Facturation | Accès au module | Cocher la case |
Facturation | Niveau de visualisation des factures | Choisir Toutes |
Facturation | Niveau de visualisation des avoirs | Choisir Tous |
Fonctionnalités diverses | Accès aux fichiers | Cocher la case |
Si tout s’est bien passé, reconnectez Sellsy et le message d’erreur devrait disparaître.