La gestion des notes de frais est disponible dès le plan Essentiel. Les circuits de validation appliqués aux factures et demandes d’achats sont disponibles à partir du plan Premium.
Vous pouvez désormais ajouter un circuit de validation pour la gestion des notes de frais et des factures d’achat afin de l'organiser en fonction de votre structure d'entreprise.
Vous pouvez, par exemple, assigner les managers en tant qu’approbateur pour les demandes de leur équipe.
Rôles
Employé : peut créer une note de frais (plan Essentiel) et/ou une soumettre une demande et transmettre une facture (plan Premium).
Employé et/ou Gestionnaire désigné Approbateur : peut consulter et valider les justificatifs (notes de frais, demandes et factures d’achat) qui lui sont assignés.
Dirigeant / Admin : peut ajouter des utilisateurs employés ou approbateurs, consulter et valider les demandes, définir la validation automatique et paramétrer les droits de validations.
Activer les circuits de validation
⚠️ Cette action ne peut être effectuée que par un utilisateur Dirigeant / Admin du compte.
✍️ Assurez-vous d’avoir préalablement invité les employés et les managers concernés sur Pennylane.
Nouvelle équipe
Rendez-vous dans vos Paramètres et le menu Gestion de l’équipe.
Allez dans l’onglet Équipes.
Cliquez sur le bouton + Ajouter une équipe.
Dans le panneau qui s’ouvre à droit de l’écran, renseignez le nom de l’équipe, son ou ses managers ainsi que ses membres avant de cliquer sur Continuer.
Sélectionnez ensuite le Périmètre de votre circuit de validation : Notes de frais, Demandes d’achats et/ou Factures d’achats.
Sélectionnez un approbateur pour les demandes de l’équipe. Sachez d’ailleurs que vous pouvez en nommer plusieurs.
Vous pouvez également ajouter un niveau de validation supplémentaire en cliquant sur le bouton du même nom.
Sélectionnez le ou les approbateurs du second niveau de validation.
Ajoutez, si vous le souhaitez, une condition : c’est-à-dire que le deuxième niveau de validation n’intervient que lorsque la demande dépasse un certain montant.
Vous pouvez également activer la Validation automatique en ajoutant une ou plusieurs conditions, de la même façon. Cela signifie que toutes les demandes d’un montant inférieur à celui décidé seront automatiquement approuvées.
Tout est bien renseigné ? Vous pouvez alors cliquez sur Ajouter un circuit, et vous avez terminé !
⚠️ Si vous ne voulez pas avoir le même circuit de validation pour les justificatifs, vous pouvez activer un seul de ces circuits à la création de votre équipe et ajouter l’autre a posteriori (on vous explique comment juste en dessous).
Équipe existante
Vous avez déjà un circuit pour les notes de frais et souhaitez en ajouter un pour les factures d’achat (ou inversement) ? C’est par là !
Rendez-vous dans vos Paramètres et le menu Gestion de l’équipe.
Allez dans l’onglet Équipes.
Cliquez sur l’équipe concernée.
Dans le panneau qui s’ouvre à droit de l’écran, cliquez sur Ajouter un circuit.
Sélectionnez ensuite le Périmètre de votre circuit de validation.
Nommez un ou plusieurs approbateurs.
Vous pouvez également ajouter un niveau de validation supplémentaire en cliquant sur le bouton du même nom. Sélectionnez alors le ou les approbateurs du second niveau de validation.
Ajoutez, si vous le souhaitez, une condition : c’est-à-dire que le deuxième niveau de validation n’intervient que lorsque la demande dépasse un certain montant.
Vous pouvez également activer la Validation automatique en ajoutant une ou plusieurs conditions, de la même façon. Cela signifie que toutes les demandes d’un montant inférieur à celui décidé seront automatiquement approuvées.
Tout est bien renseigné ? Vous pouvez alors cliquez sur Ajouter un circuit, et vous avez terminé !
✍️ La validation se fait toujours dans l'ordre défini par le circuit. Seul un utilisateur disposant du statut Administrateur ou Comptable interne peut outrepasser l'ordre et/ou valider pour une autre personne dans l'onglet Toutes les demandes (notamment dans le cas de collaborateurs en congés).
Modifier un circuit de validation
Rendez-vous dans vos Paramètres et le menu Gestion de l’équipe.
Allez dans l’onglet Équipes.
Cliquez sur l’équipe concernée.
Dans le panneau qui s’ouvre à droit de l’écran, cliquez sur l’icône crayon au niveau de votre circuit. Apportez les changements souhaités.
Cliquez sur Modifier le circuit pour confirmer !
Ajouter des niveaux et des règles de validation
Vous pouvez désormais créer différents niveaux et règles de validation sur le circuit de vos notes de frais. Par exemple : avoir deux valideurs sur les demandes de 3 000 € et plus ; ou encore valider automatiquement les notes de frais inférieures à 500 €.
Les circuits de validation simples pour les notes de frais sont disponibles pour le plan Essentiel.
Les circuits de validation multiples pour les notes de frais et les factures d'achat sont disponibles sur les plans Premium et Comptabilité internalisée.
Dans Pennylane, cliquez sur l'icône du menu Paramètres.
Cliquez ensuite sur Gestion de l'équipe.
Allez dans l'onglet Équipes puis cliquez sur Ajouter.
Un volet latéral apparait. Renseignez le nom de l'équipe et ses membres.
Cliquez sur Continuer.
Dans la partie Circuit de validation, confirmez ou non la validation automatique ainsi que le ou les Approbateurs du premier niveau.
Cliquez sur Ajouter un niveau de validation. Sélectionnez le ou les Approbateurs pour le deuxième niveau.
Pour chaque niveau de validation supplémentaire, vous pouvez Ajouter une condition et renseigner le montant à partir duquel vous jugez un second niveau de validation nécessaire.
Ajoutez, si vous le souhaitez, d'autres niveaux de validation avec ou sans condition.
Cliquez sur Ajouter un circuit.
Vous avez terminé !
✍️ En cas d'absence d'un utilisateur Approbateur, l'admin peut valider une demande en son nom, depuis l'onglet Toutes les demandes du module.
Valider les justificatifs de votre équipe
💡 À présent, vous recevez une notification dans Pennylane dès qu'un justificatif est soumis à votre approbation. Cliquez sur la petite cloche en haut à droite de votre interface pour consulter vos notifications, puis cliquez sur la demande reçue pour y accéder. Passez alors à l'étape 3.
Rendez-vous dans le module Achats. Vous pouvez également cliquer sur le lien reçu en notification ou par mail.
Le filtre À valider vous montre la liste des notes de frais en attente de validation.
Cliquez sur l’une d’entre elles vous permettra d'en consulter les détails, ainsi que de valider ou refuser la demande (en cas de refus la personne suivante dans le circuit n’est pas informée).
Si vous avez besoin de plus d’information sur ce justificatif, demandez des précisions à votre collaborateur depuis l’onglet commentaires. Pour le notifier, tapez @ dans le champ Commentaires et choisissez le collaborateur concerné.
Questions fréquentes
Rôles et visibilité
→ Dois-je avoir un accès employé pour faire partie d’une équipe ?
Oui, pour faire partie d’une équipe de validation, il faut d’abord que l’administrateur l’ajoute dans la liste utilisateurs sur Pennylane. Vous pouvez lui attribuer un rôle Employé qui lui donnera accès au module Note de frais.
✍️ Tous les roles (gestionnaire, employé, comptable interne et admin) peuvent faire partie d’un circuit de validation.
→ Qui peut être approbateur ?
Chaque utilisateur ayant un accès utilisateur sur votre compte Pennylane peut être assigné en tant qu’approbateur. Le Manager d'une équipe n'est pas nécessairement l'approbateur pour cette dernière.
→ Qui peut modifier un circuit de validation une fois qu'il a été appliqué sur un document ?
Les employés valideurs et gestionnaires ne peuvent pas modifier un circuit de validation ; mais les admins, comptables le peuvent.
→ Est-il possible de contourner un circuit de validation appliqué ?
Oui, mais uniquement si la personne dispose du rôle admin ou comptable interne.
→ Est-il possible d’avoir plusieurs approbateurs ?
Oui, il est possible d’assigner plusieurs approbateurs :
pour que l’un OU l’autre valide un justificatif.
pour que l’un PUIS l’autre valide un justificatif.
→ Qui voit quoi dans les listes de notes de frais ?
Les administrateurs, comptables et gestionnaires ont accès à tous les justificatifs de l’entreprise.
Les employés voient seulement les justificatifs pour lesquels ils sont approbateurs.
→ Est-ce qu’un utilisateur peut être dans deux équipes à la fois ?
Oui. L’utilisateur devra choisir l’équipe dans laquelle soumettre le justificatif. L’approbateur de l’équipe concerné pourra alors la valider.
Validation des demandes
→ Est-ce que les circuits de validation sont rétroactifs ?
Oui, les circuits de validation sont rétroactifs. Cela signifie que si vous créez un circuit de validation aujourd'hui, les demandes créées hier seront visibles par l'approbateur. Même chose si vous modifiez l'approbateur d'une équipe ou ajoutez / supprimez un membre d'une équipe.
→ Est-ce qu’il y a des notifications mails déclenchées ?
Un e-mail récapitulatif est envoyé tous les matins contenant les demandes non validées de la veille. Aussi, votre manager ou votre administrateur du compte reçoit une notification directement dans Pennylane. Vous pouvez aussi mentionner cette personne via le champ Commentaires pour qu’elle reçoive une notification.
→ Un administrateur peut-il valider une demande même s’il n’est pas approbateur dans le circuit de validation ?
Oui, les administrateurs et comptables peuvent toujours valider ou refuser une demande de justificatif.
→ Que se passe-t-il si je supprime un circuit de validation ?
Si un circuit de validation est supprimé, les demandes devront être validées par un administrateur.
→ Que se passe-t-il si un utilisateur qui ne fait partie d’aucune équipe ajoute un justificatif sur Pennylane ?
Sa demande peut être validée ou refusée par un administrateur ou un utilisateur avec le rôle gestionnaire ou comptable.