Vous avez désormais la possibilité d’ajouter un circuit de validation pour la gestion des notes de frais. Cette fonctionnalité permettra d’organiser la gestion des notes de frais suivant votre structure d’entreprise.

Vous pouvez, par exemple, assigner les managers en tant qu’approbateur pour les notes de frais de leur propre équipe.

La version Bêta de cette fonctionnalité est activée pour une partie de nos utilisateurs pour une durée déterminée.

Chaque utilisateur avec un compte sur Pennylane peut créer une note de frais.

Les utilisateurs assignés en tant qu’approbateur peuvent consulter et valider les notes de frais de leurs groupes assignés.

Les administrateurs (et les comptables internes) peuvent ajouter des utilisateurs employés ou approbateurs, consulter et valider les notes de frais, définir la validation automatique et paramétrer les droits de validations.

Cette action ne peut être effectuée que par un utilisateur administrateur du compte.

Rendez-vous dans vos “Paramètres” et le menu “Gestion de l’équipe”.

Pour activer le circuit de validation des notes de frais, il faut d’abord inviter les employés sur Pennylane et ensuite, créer des équipes, et finalement: ajouter un circuit de validation.

Pour assigner des approbateurs à l’équipe, assurez-vous que l’option “validation automatique” est décochée et sélectionnez les approbateurs souhaités. Vous pouvez choisir un ou plusieurs approbateurs pour chaque équipe. Le même approbateur peut également valider les notes de frais de plusieurs équipes.

Pour chaque équipe, vous pouvez choisir la “validation automatique”. Cette option permet de rendre automatique et instantanée la validation de chaque note de frais ajoutée par un membre de cette équipe. C’est une option que vous pouvez utiliser pour les dirigeants de votre entreprise, par exemple.

Sauvegardez votre choix.

Voilà ! Désormais les employés enregistrés dans ce circuit de validation peuvent sélectionner cette équipe au moment d’ajouter une note de frais.

Rendez-vous sur la page “Note de frais” dans le module Achats.

Le filtre “À valider” vous montre la liste des notes de frais en attente de validation.

Cliquer sur l’une d’entre elles vous permettra de consulter les détails, et de valider ou refuser la note de frais.

Si vous avez besoin de plus d’information sur cette note de frais, demandez des précisions à votre collaborateur depuis l’onglet commentaires. Pour le notifier, tapez “@” dans le champ “commentaires” et choisissez le collaborateur concerné.

Oui, pour faire partie d’une équipe de validation, il faut d’abord que l’administrateur l’ajoute dans la liste utilisateurs sur Pennylane. Vous pouvez lui attribuer un rôle “Employé” qui lui donnera accès au module “Note de frais”.

Chaque utilisateur ayant un accès utilisateur sur votre compte Pennylane peut être assigné en tant qu’approbateur.

Oui, il est possible d’assigner plusieurs approbateurs pour que l’un OU l’autre valide une note de frais.

Les administrateurs et les utilisateurs avec un rôle de “Gestionnaire de facturation fournisseur” ont accès à toutes les notes de frais de l’entreprise.

Les employés voient seulement les notes de frais pour lesquelles ils sont approbateurs.

Oui. L’utilisateur devra choisir l’équipe dans laquelle soumettre la note de frais. L’approbateur de l’équipe concerné pourra alors la valider.

Oui, les circuits de validation ne sont pas rétroactifs. Cela signifie que si vous créez un circuit de validation aujourd'hui, les notes de frais créées hier seront visibles par l'approbateur. Même chose si vous modifiez l'approbateur d'une équipe ou ajoutez / supprimez un membre d'une équipe.

Pour l’instant, Pennylane n’envoie pas d’email automatique à l’ajout d’une nouvelle note de frais. Vous pouvez notifier votre manager ou administrateur du compte via le champ “Commentaires” pour qu’il reçoive une notification.

Oui, les administrateurs peuvent toujours valider ou refuser une demande de note de frais.

Si un circuit de validation est supprimé, les notes de frais devront être validées par un administrateur ou un gestionnaire de facturation fournisseurs.

Sa note de frais peut être validée ou refusée par un administrateur ou un utilisateur avec le rôle “Gestionnaire de facturation fournisseurs” .

Pour aller plus loin: Rembourser une note de frais déjà validé.