⚠️ La création et la gestion des activités, prestations et missions sont réservées aux Administrateurs du cabinet.
📖 Retrouvez toutes les étapes pour paramétrer et prendre en main la gestion interne de votre cabinet dans notre article Découvrir la gestion interne sur Pennylane.
Relier vos activités, prestations et missions vous permettra d’utiliser pleinement tous les modules de la gestion interne :
Créer et gérer vos lettres de mission ;
Paramétrer vos missions ;
Saisir et suivre les temps passés sur chaque mission ;
Analyser précisément votre rentabilité par dossier et par mission.
Configurer la gestion interne
⚠️ Pensez à importer vos prestations avant de commencer la configuration de la gestion interne du cabinet.
Dépliez le menu Suivi des temps, puis ouvrez Configuration > Prestations.
1. Associer les prestations aux missions
La première étape consiste à relier en quelques clics vos prestations à vos missions afin d’analyser précisément la rentabilité de votre cabinet. Vous pouvez rattacher plusieurs prestations à une typologie de mission, mais une prestation ne peut pas être associée à deux types de mission différents.
ℹ️ Les prestations non associées à une mission ne seront pas incluses dans l’analyse de la rentabilité.
Sur chaque ligne de prestation, choisissez la mission correspondante dans la liste créée automatiquement par Pennylane. Pour ajouter une nouvelle mission, cliquez sur + Créer une mission.
ℹ️ Les prestations peuvent être reliées en masse à une mission. Pour cela, sélectionnez les prestations concernées, puis indiquez la mission associée.
Pour créer une nouvelle prestation, cliquez sur le bouton + Ajouter une prestation, situé en haut de votre écran.
2. Configurer les activités et les missions
Retrouvez ensuite l’ensemble des activités que Pennylane propose pour la saisie des temps. Lors de cette étape, vous pouvez :
Associer les activités aux missions (individuellement ou en masse) ;
Ajouter de nouvelles activités ;
Modifier et supprimer des activités.
Plusieurs activités peuvent être reliées à une typologie de mission, mais une activité ne peut pas être associée à deux types de mission différents. Par exemple, l’activité Bulletins de salaire ne peut pas être associée à la fois au type de mission Comptabilité et au type de mission Social.
3. Relier les activités aux prestations
Relier une activité à une prestation permet d’envoyer les temps saisis en facturation et d’analyser votre rentabilité.
Vous pouvez relier une seule prestation à une activité, mais rien ne vous empêche d’assigner une même prestation à plusieurs activités.
Par exemple, assignez la prestation Honoraire comptable à vos activités Tenue comptable et Apurement et révision.
Relier une prestation à une activité reste optionnel : certaines activités internes au cabinet n’ont pas vocation à être facturées, comme Formation ou RTT.
Si une prestation n’a pas vocation à faire l’objet d’une saisie des temps, reliez-la au type de mission (sans aucune activité). Par exemple, si vous refacturez l’utilisation de Pennylane à vos clients, créez la prestation Pennylane et rattachez-la à la mission Tenue comptable.
Voici un exemple des différentes combinaisons possibles entre vos activités, vos prestations et vos types de missions :
Une fois le paramétrage terminé, visualisez le récapitulatif de votre gestion interne depuis le module Paramètres. Dans chaque onglet de mission, retrouvez les prestations et les activités associées.
Gérer les activités, prestations et missions
Si vous utilisez déjà la gestion interne de Pennylane (création d’activités et de missions, saisie des temps, facturation, etc.), retrouvez l’ensemble de vos missions, prestations et activités sur Gestion commerciale > Missions & abonnements ou sur Gestion commerciale > Configuration > Activités et missions ou Prestations.
Sur ces pages, vous pouvez à tout moment créer de nouvelles missions et activités, ajouter de nouvelles prestations et apporter des modifications.
Créer une nouvelle mission
Rendez-vous dans le menu Gestion commerciale, puis ouvrez le module Missions & abonnements > Missions.
Cliquez sur le bouton + Créer.
Indiquez le nom de la mission.
Sélectionnez dans la liste déroulante les prestations à associer à la mission.
ℹ️ Cette étape est optionnelle : vous pourrez relier des prestations à cette nouvelle mission plus tard.
Associer une mission et des activités depuis une prestation
Depuis la page Prestations, vous pouvez relier une prestation à une mission et aux activités utilisées pour la saisie des temps. Cet onglet apparaît uniquement dans le dossier de gestion interne de votre cabinet.
⚠️ Vos missions et vos activités doivent déjà être paramétrées depuis Suivi des temps > Configuration > Activités et missions.
Dans le menu latéral, ouvrez Gestion commerciale > Configuration > Prestations.
Cliquez sur la prestation concernée pour ouvrir son panneau latéral.
Ouvrez l’onglet Mission & Activités.
Dans le champ Mission, sélectionnez la mission à associer à la prestation.
Dans le champ Activités, sélectionnez une ou plusieurs activités.
ℹ️ Ce champ reste inactif tant qu’aucune mission n’est sélectionnée, et seules les activités actives de la mission choisie sont proposées.
ℹ️ Dès la première modification, le bandeau Impact sur la rentabilité rappelle que la mission, la prestation et les activités associées seront mises à jour.
Pour retirer une activité, cliquez sur la croix de son étiquette (Supprimer l’activité).
Cliquez sur Enregistrer.
ℹ️ Si la prestation est liée à un abonnement de facturation, une fenêtre de validation s’affiche. Cliquez sur Confirmer.
ℹ️ Une prestation ne peut être reliée qu’à une seule mission.
Créer une nouvelle activité
Cliquez sur le curseur situé à côté du bouton + Ajouter une mission, puis sur Ajouter une activité.
Indiquez le code et le nom de l’activité.
Dans la liste déroulante, sélectionnez la mission à associer.
Puis, choisissez la prestation à relier (optionnel).
Modifier ou supprimer une activité
Vous pouvez modifier à tout moment le code et le nom d’une activité en cliquant sur l’icône crayon.
Vous pouvez également supprimer les activités qui ne vous sont pas utiles.
⚠️ Une activité déjà utilisée dans la saisie des temps ne peut pas être supprimée.
Désactiver une activité
Si vous avez déjà utilisé une activité pour saisir un temps mais que vous ne souhaitez plus qu’elle apparaisse dans votre module de saisie des temps, désactivez-la.
Sélectionnez l’activité, puis cliquez sur Désactiver l’activité. Vous pourrez la réactiver quand vous le souhaitez.