Le module Emprunts vous permet d’avoir un suivi clair des emprunts liés à votre dossier et de générer les écritures de remboursement afin de cadrer vos comptes.
Ouvrez le menu Révision puis dans la section Écritures d'inventaire, cliquez sur Emprunts.
Créer un emprunt
Conditions
Cliquez sur Ajouter un emprunt en haut à droite.
Complétez les différents champs disponibles. Seul le champ Désignation est obligatoire afin de créer votre emprunt.
Vous pouvez rattacher vos pièces justificatives sur la partie gauche de votre écran en cliquant sur Ajouter un fichier ou en le liant avec un document présent dans la GED depuis le bouton Lier un fichier de la GED.
Cliquez sur Créer et finir la configuration pour visualiser votre échéancier et accéder au paramétrage des comptes ou Créer et sortir pour sauvegarder et revenir à l’écran principal.
✍️ Vous pouvez reprendre la configuration à tout moment en vous rendant dans les onglets Conditions et Comptes et écritures.
💡 Le montant de l’assurance peut-être renseigné en taux (%) ou en valeur (€). Ce montant est basé sur le capital total.
Emprunts à déblocages multiples — le module ne gère pas nativement les emprunts dont le capital est débloqué en plusieurs fois. Consultez la section Événements ci-dessous pour connaître les deux contournements possibles.
⚠️ Un emprunt est visible uniquement dans l’exercice qui comprend la date de son premier paiement. Si cette date appartient à un exercice futur, l’emprunt apparaîtra lorsque vous consulterez cet exercice.
Depuis l’écran principal, vous pouvez visualiser la liste de vos emprunts sous forme de tableau. Les informations présentes dans les différentes colonnes, vous aident à vérifier les données renseignées dans la liasse fiscale et la plaquette :
Désignation : nom de l'emprunt dans Pennylane ;
Statut : état de l’emprunt pour la période affichée. Le statut dépend à la fois de l’avancement de l’échéancier sur cette période et de la génération des écritures :
À saisir : les écritures de remboursement n’ont pas encore été générées pour la période affichée ;
En cours : l’emprunt est en cours d’amortissement et les écritures ont été générées jusqu’à la période affichée ;
Remboursé : selon l’échéancier, l’emprunt est entièrement remboursé à la fin de la période affichée.
⚠️ La période affichée peut donc modifier le statut visible sans modifier les conditions de l’emprunt. Par défaut, Pennylane affiche l’année entière jusqu’à la fin de l’année en cours.
Compte capital : compte utilisé pour comptabiliser le capital reçu ;
Libellé : libellé du compte de capital
Montant (€) : montant de l'emprunt octroyé par la banque
Rest. fin d’exer. (€): montant restant à rembourser à l'issue de la période affichée. Ce montant correspond à la somme des 3 colonnes suivantes :
< 1 an (€) : ce qui sera remboursé au cours des 12 prochains mois ;
1-5 ans (€) : ce qui sera remboursé sur la période 1 à 5 ans ;
> 5 ans (€) : ce qui sera remboursé dans + de 5 ans
Écritures : si les écritures ont été comptabilisées et leurs dates de comptabilisation.
Date de déblocage des fonds : date à laquelle la banque a versé le capital de l’emprunt.
✍️ Pour interpréter le statut, vérifiez toujours la période affichée et la date jusqu’à laquelle les écritures ont été générées.
Mettre à jour le statut d'un prêt
Vous pouvez ajuster la période de visualisation sur la page des prêts. Par défaut, vous visualisez l'année entière jusqu'à la fin de l'année en cours, où le prêt est marqué comme remboursé. Si vous changez la période de visualisation, le statut de votre prêt peut varier. Il est recommandé de générer les écritures via le module emprunt de Pennylane. Cela vous permettra de régler automatiquement le compte d'attente 478 avec les écritures de remboursement de votre banque.
Comptes et écritures
Lorsque vous cliquez sur l'un des emprunts, puis sur l'onglet Comptes et écritures, vous pouvez paramétrer les comptes de votre emprunt qui sont utilisés pour la génération des écritures de remboursement. Les comptes à renseigner sont :
Capital : un compte 164 ou 1687.
Intérêts : obligatoirement un compte commençant par 661.
Assurances : obligatoirement un compte commençant par 616. Même si vous n’avez pas d’assurance sur votre emprunt, un compte doit être renseigné sinon votre emprunt sera toujours au statut À compléter.
Intérêts courus : obligatoirement un compte commençant par 1688.
✍️ Il est possible d’utiliser les mêmes comptes pour plusieurs emprunts.
⚠️ Le compte transitoire 478 est assigné automatiquement et n'est pas modifiable. Il permet d'éviter d'avoir des doublons entre les écritures générées et la récupération des données bancaires. Les écritures générées depuis l'échéancier seront imputées à ce compte et il vous suffira de le renseigner en contrepartie des flux bancaires par la suite.
La génération des écritures de remboursement d’emprunt n’est pas automatique.
Vous pouvez générer les écritures pour tous ou une partie des emprunts.
Cliquez sur Générer des écritures depuis la fiche d’un emprunt pour ne générer que les écritures de celui-ci.
Cliquez directement sur Générer toutes les écritures en haut à droite de votre écran si vous voulez générer les écritures de tous vos emprunts.
Cochez les lignes dont vous souhaitez générer les écritures puis cliquez sur le bouton Générer des écritures.
Une fenêtre apparaît à l’écran afin de renseigner la période pour laquelle vous souhaitez générer des écritures. Vous pouvez générer les écritures :
En fin d'exercice : vous pouvez choisir l’exercice précis sur lequel générer les écritures de remboursement. Ces dernières seront générées selon la périodicité renseignée jusqu’au dernier jour de l’exercice choisi.
À une date de situation existante ou personnalisée : les écritures des échéances seront comptabilisées pour les dates d’échéances jusqu’à la date de situation choisie.
Cliquez sur Générer les écritures.
Les écritures de remboursement générées sont imputées au compte transitoire 478. Affectez ensuite les flux de remboursement récupérés depuis votre banque à ce même compte pour le solder.
Vous avez terminé ! Les écritures sont consultables dans l'onglet Comptes et écritures, rubrique Ecritures de chaque emprunt.
✍️ Si vous modifiez les conditions et/ou comptes d’affectation d’un emprunt dont des écritures ont déjà été générées et se trouvent dans un exercice ouvert, un encart apparaît à l’écran vous proposant de Supprimer les écritures ou de Supprimer et regénérer les écritures.
⚠️ Si des écritures ont été générées et qu’elles se trouvent dans un exercice clos ou figé, vous ne pourrez pas modifier les conditions et/ou comptes d’affectation de l’emprunt. Vous ne pourrez également pas le supprimer.
La génération des écritures met également à jour le statut de l’emprunt pour la période concernée.
Événements
Depuis cet onglet, vous pouvez gérer l’évolution de votre emprunt. Pour tout ajustement sur l’échéancier vous pouvez importer un modèle prérempli.
Pour ce faire :
Cliquez sur Modèle échéancier XLSX pour le télécharger. Ce modèle est prérempli selon les paramètres déjà renseignés sur cet emprunt.
Ouvrez le fichier dans votre logiciel Excel.
Apportez les modifications souhaitées puis enregistrez-les.
Pour éviter les erreurs d'import, faites les vérifications suivantes :
Conservez le format du modèle téléchargé depuis Pennylane. Ne modifiez pas les colonnes ni leur titre.
Vérifiez que le nombre d’échéances indiqué en haut de l’échéancier correspond au nombre d’échéances, c’est-à-dire au nombre de lignes renseignées.
Pour chaque ligne, vérifiez que la somme des colonnes Intérêt, Assurance et Amortissement est égale au montant de la colonne Échéance.
Limitez tous les montants à deux décimales.
Dans votre tableur, appliquez le format Nombre aux cellules qui contiennent des montants.
Vérifiez qu’aucune cellule de montant ne contient de faute de frappe ou de caractère non numérique.
Sur la dernière ligne de l’échéancier, vérifiez que le montant de la colonne Solde est égal à 0,00.
N’intégrez pas les frais accessoires dans l’échéancier : ils ne sont pas traités dans le module Emprunts. Si votre échéancier contient une colonne dédiée à ces frais, additionnez leur montant à celui de l’assurance avant d’importer le fichier.
✍️ Si vous souhaitez tout de même comptabiliser les frais accessoires sur une ligne séparée, ajoutez cette ligne manuellement dans l’écriture de la transaction bancaire, après l'import de votre fichier :
Ouvrez le menu Saisie > module Transactions.
Sélectionnez la transaction correspondant à l’échéance.
Ouvrez l’onglet Écritures.
Ajoutez une ligne, puis renseignez le compte et le montant des frais accessoires.
Cliquez sur Enregistrer.
📖 Pour en savoir plus sur la modification d’une écriture de transaction, consultez l’article Traiter des transactions bancaires.
Revenez sur Pennylane et cliquez sur Importer le modèle.
Sélectionnez le document parmi vos fichiers et complétez l’import.
C’est tout bon ! L’évolution de l’emprunt est désormais comptabilisée.
✍️ Les changements ne s’appliquent qu’aux exercices comptables ouverts.
✍️ Si vous supprimez votre import (icône corbeille rouge), Pennylane rebascule automatiquement sur l’ancien état de l’emprunt.
💡 En cas d'erreur d'import, réimportez un fichier qui respecte les conditions citées à l'étape 3 ci-dessus.
Cas des emprunts avec plusieurs déblocages de fonds
Le module ne gère pas nativement les déblocages multiples. L'import de l'échéancier échoue dès qu'il détecte :
plusieurs lignes de déblocage de capital dans l'échéancier ;
des lignes de différé où l'amortissement du capital est vide ou non chiffré.
Deux solutions selon votre besoin :
Option 1 — Adapter le fichier pour un import conforme
Supprimez les lignes de déblocage de capital dans le fichier avant l'import.
Conservez les intérêts et, le cas échéant, l'assurance.
L'échéancier passe l'import mais ne reflète pas exactement la réalité économique du prêt : les déblocages multiples ne seront pas matérialisés dans le module.
Option 2 — Passer les écritures d'emprunt manuellement (recommandé pour la précision)
Comptabilisez chaque déblocage du capital à sa date réelle.
Enregistrez mensuellement les intérêts et, le cas échéant, l'assurance.
Reconnaissez l'amortissement du capital uniquement à partir de la fin du différé, selon l'échéancier de la banque.
Cadrer les emprunts
Pour effectuer le cadrage de vos emprunts, vous devez vous rendre sur l’onglet Cadrage du module puis :
Précisez la Période Considérée. Vous pouvez sélectionner l’un des filtres rapides (par exemple : Exercice courant).
Une fois la période choisie, l’ensemble des comptes liés à vos emprunts apparaît. Vous pouvez alors comparer la donnée issue du module Emprunts (Module) et de la comptabilité (solde balance).
Le ou les écarts éventuels avec le solde de la balance sont affichés en bout de ligne. On espère que vous n’en aurez pas mais si c’est le cas, vérifiez que vous avez bien généré les écritures de vos emprunts depuis la colonne Ecritures sur l’écran d’accueil du module. Vous pouvez également aller consulter le détail du compte depuis la Balance générale.
💡 Ajoutez une note permanente en survolant la ligne concernée avec votre curseur : une petite icône bleue dotée d’un crayon apparaît. Cliquez dessus puis rédigez votre note, et le tour est joué.
Générer les écritures de cut-off
Pour générer des écritures de cut-off, il vous faut au préalable compléter les informations de chaque emprunt. Les informations sont préremplies automatiquement pour générer les écritures correspondantes.
Depuis l’onglet Cut-offs du module, cochez le ou les cut-offs à générer.
Cliquez ensuite sur Générer les écritures de l'emprunt sélectionné. Vous pourrez choisir de passer l'écriture à la date de fin d'exercice, pour une situation intermédiaire existante ou à une date personnalisée. Dans les 2 derniers cas, l'écriture sera comptabilisée respectivement dans un journal de situation existant ou nouvellement créé. Dans tous les cas, elle sera automatiquement extournée au jour suivant la date d'écriture.
Cliquez sur Voir le détail de l'emprunt pour visualiser les écritures dans l'onglet Comptes et écritures, rubrique Écritures.
💡 Dans la description de l'écriture d'ICNE, vous trouvez les dates et le montant de l'emprunt étant à la base du calcul du cut-off. Cette information est également disponible depuis la balance. Si vous avez généré plusieurs écritures, elles apparaîtront toutes au même endroit.
Importer des emprunts existants
Importer via un FEC
Importez votre donnée comptable de l’année dernière et en cours (FEC, MDB…).
Clôturez les exercices antérieurs. Consultez notre article Clôturer un exercice et valider les écritures.
Créez la liste des emprunts depuis le module, comme indiqué dans la section Conditions.
Pour aller plus vite, vous pouvez vous référer à la section Évènements, en important l’échéancier de votre emprunt au format Excel.
✍️ Assurez-vous de bien clôturer les exercices comptables précédents, sans quoi les écritures seront aussi générées pour ces exercices !
Importer via Excel ou CSV
Si vous avez un fichier Excel compilant les détails d’un ou plusieurs emprunts et crédits-bail, vous pouvez importer ce fichier dans Pennylane pour ajouter en masse vos emprunts. Les emprunts importés apparaitront dans le module emprunts de Pennylane.
Avant de commencer, vérifier que votre fichier contient bien les informations suivantes car elles sont requises pour que l’importation soit possible :
Désignation
Capital emprunté
Nombre d’échéances
Date du premier paiement
Pour importer votre fichier Excel :
Rendez-vous jusqu’au menu Révision > module Emprunts.
Cliquez sur la flèche liée au bouton +Ajouter un emprunt puis cliquez sur Importer un XLS ou CSV.
À l’étape Choisir le fichier à importer, cliquez sur Ajouter puis sélectionnez le fichier à importer. Si vous avez déjà copié les lignes de votre fichier, cliquez sur Importer le presse-papier — un fichier contenant votre presse-papier sera alors créé et ajouté.
Pour un mapping optimal des données, vous pouvez repartir du modèle proposé par Pennylane en cliquant sur Télécharger.
Si vous avez déjà défini votre propre modèle de fichier, vous pouvez le choisir après avoir ajouté votre fichier Excel. Cliquez ensuite sur Commencer l’import pour passer à l’étape suivante.
À l’étape Comparer au modèle Pennylane, assurez-vous que les titres des colonnes correspondent à leur contenu. À chaque colonne de votre fichier doit correspondre un type de données dans Pennylane (mapping). Accessoirement, indiquez le nombre de lignes à sauter au début ou à la fin du fichier lors de l’importation des données. Validez en cliquant sur Étape suivante.
À l’étape Vérifier les données à importer, passez en revue les données importées. Si vous repérez des erreurs, revenez en arrière en cliquant sur Modifier les associations. Si tout va bien, validez en cliquant sur Finaliser l’import.
💡 Pour gagner du temps lors de vos prochaines importations, vous pouvez nommer et enregistrer l’ordre et le type de colonnes que vous venez d’utiliser. Pour cela, nommez votre modèle et cliquez sur Confirmer. Sinon, cliquez sur Continuer sans sauvegarder.
Votre import apparaît désormais dans la liste des importations terminées. Les emprunts correspondants sont désormais visibles dans le module.
Exporter un état de cadrage
Toujours dans le module Emprunts, cliquez sur Exporter en haut à droite.
Pennylane lance la création de votre document.
Retrouvez le document dans le module Exports (menu Saisie). Une fois que le statut de l'état de cadrage affiche Terminé, vous pouvez le télécharger en cliquant sur l'icône ⬇️ en bout de ligne.