Comment demander des justificatifs à votre client ? Comment lui laisser un commentaire et le notifier, ou encore comprendre les actions qu'il a effectuées sur le compte ? Comment voir l'interface de mon client tel que, lui, la voit ?
De nombreuses fonctionnalités vous permettent de collaborer avec votre client sur Pennylane. On vous explique toutes ces possibilités.
Sommaire :
Demander des justificatifs ou des précisions pour une transaction bancaire
Exit les allers-retours d'Excel envoyés par mail ! Demandez directement des justificatifs ou des précisions sur des transactions via Pennylane.
Depuis la page Transactions, cliquez sur le point d'interrogation à droite de la transaction bancaire. Le statut de la transaction bancaire devient alors "En attente".
Côté client, la transaction passe en statut "Demande comptable".
Le client peut alors télécharger un document ou mettre un commentaire depuis cette page.
💡 Dès que votre client ajoute un justificatif, la transaction repasse en "Justifié" pour votre client. Inversement, toute transaction traitée de votre côté devient "Justifié" pour votre client.
La liste des justificatifs manquants est envoyée au client tous les 15 du mois. Toutefois, il est possible de relancer le client depuis la page Transactions :
Envoyer une notification à son client
Deux options s'offrent à vous pour communiquer avec votre client :
💬 Commenter sans notifier : Sur toutes les transactions ou factures, vous pouvez laisser une simple note via l'onglet "Commentaires". Aucun utilisateur ne sera notifié de ce commentaire, mais ils pourront les voir dans leur interface :
Les commentaires non lus apparaissent avec une pastille rouge ;
Vous pouvez également filtrer les lignes contenant des commentaires.
🔔 Notifier un utilisateur : Pour des demandes importantes, vous pouvez notifier votre client en tapant @ puis en cherchant son nom. Il recevra une notification dans son centre de notifications et par mail.
⚠️ Vous devez être renseigné comme collaborateur, chef de mission ou expert-comptable du dossier pour que votre client puisse vous notifier.
Pour compléter ces informations, allez dans la page Entreprises, cliquez sur "Gestion du dossier", puis allez dans l'onglet "Tenue Comptable".
Consulter vos notifications
Pour chaque entreprise, visualisez tous les commentaires qui vous sont adressés par ce client :
Pour chaque entreprise, le centre de notifications, en haut à droite de votre écran, récapitule tous les commentaires qui vous sont adressés sur ce compte. Cliquer sur une notification ouvrira la facture ou transaction correspondante, où vous pouvez répondre.
Un récapitulatif par email vous est également envoyé chaque matin, contenant les nouveaux commentaires du jour.
Accéder à l'historique partagé d'une transaction ou d'une facture
Vous ne comprenez pas pourquoi une transaction n'est plus rapprochée, ou une facture a été modifiée ? Pour une transparence toujours plus grande entre vous et votre client, Pennylane met à disposition un flux d'activité partagé.
Dans les vues "Transactions", "Factures fournisseurs" ou "Factures clients", l'onglet "Activités" vous présente les actions effectuées sur cette ligne, notamment :
La nature de l'action ;
L'auteur de l'action ;
La date.
Cette même frise est visible côté client.
Voir article Tracer les actions des utilisateurs sur Pennylane.
Visualiser l'interface de votre client
Il est possible de basculer de l'interface comptable à l'interface client grâce au bouton en bas à gauche. Le menu "Entreprise" vous permet de voir Pennylane tel que votre client le voit.
