💬 Découvrez comment bien relancer votre client grâce à des astuces exclusives sur le forum Pennylane ! Lire l’article.
Comment demander des justificatifs à votre client ? Comment lui laisser un commentaire et le notifier, ou encore comprendre les actions qu'il a effectuées sur le compte ? Comment voir l'interface de mon client tel que, lui, la voit ?
De nombreuses fonctionnalités vous permettent de collaborer avec votre client sur Pennylane. On vous explique toutes ces possibilités.
Demander des justificatifs ou des précisions pour une transaction bancaire
Finis les allers-retours d'Excel envoyés par e-mail. Demandez directement des justificatifs ou des précisions sur des transactions via Pennylane.
Pour demander un justificatif :
Depuis le menu latéral gauche, accédez à Saisie > Transactions.
Cliquez sur la transaction qui vous intéresse.
Cliquez sur le point d’interrogation en haut à droite (demander un justificatif).
Vous pouvez aussi demander plusieurs justificatifs d’un coup en sélectionnant plusieurs transactions et en cliquant sur le point d’interrogation qui apparait dans la barre du bas (en surbrillance).
Une fois votre demande effectuée, le statut de la transaction indique Demande comptable. Du côté de votre client, la transaction passe également en statut Demande comptable. Le client peut alors importer un justificatif ou ajouter un commentaire depuis cette page.
La liste des justificatifs manquants est envoyée au client tous les 15 du mois. Toutefois, il est possible de relancer le client depuis le module Transactions en cliquant sur le bouton Relancer en haut à droite.
💡 Pour demander des précisions en masse, sélectionnez les transactions bancaires concernées et cliquez sur le point d'interrogation en bas dans le ruban vert.
Demander des documents administratifs à un client
Au lieu d’envoyer un e-mail à votre client à chaque fois que vous avez besoin d’un document administratif de sa part, vous pouvez créer un espace de stockage partagé avec lui, appelé GED. Par le biais de cet espace, vous pouvez adresser des demandes de documents administratifs à votre client, en précisant une date d’échéance pour chaque demande. De son côté, votre client reçoit une notification. Il peut ensuite importer ses documents administratifs dans sa GED, pour vous les transmettre sans avoir besoin de quitter son espace Pennylane.
Lire l’article Utiliser la GED (comptabilité)
Envoyer une notification à un client
Deux options s'offrent à vous pour communiquer avec votre client :
💬 Commenter sans notifier : Sur toutes les transactions bancaires ou factures, vous pouvez laisser une simple note via l'onglet Commentaires. Aucun utilisateur ne sera notifié de ce commentaire, mais ils pourront les voir dans leur interface :
✍️ Vous pouvez également filtrer les transactions bancaires contenant des commentaires en cliquant sur Plus de filtres > Avec commentaire(s).
🔔 Notifier un utilisateur : Pour des demandes importantes, vous pouvez notifier votre client en tapant @ puis en cherchant son nom. Il recevra une notification dans son centre de notifications (cloche en haut à droite) et par email.
⚠️ Vous devez être renseigné comme collaborateur, chef de mission ou expert-comptable du dossier pour que votre client puisse vous notifier.
Il en va de même pour pouvoir notifier vos collaborateurs sur un dossier.
Pour compléter ces informations, allez dans la page Entreprises, cliquez sur l'icône Gérez le dossier à droite d'un dossier, puis allez dans l'onglet Tenue Comptable. Vous pouvez alors renseigner un collaborateur, un chef de mission et un expert comptable.
📖 Consultez notre article Naviguer dans l'espace cabinet.
Consulter vos notifications
Pour chaque entreprise, visualisez tous les commentaires qui vous sont adressés par ce client :
Pour chaque entreprise, le centre de notifications, en haut à droite de votre écran, récapitule tous les commentaires qui vous sont adressés sur ce compte. Cliquez sur une notification ouvrira la facture ou transaction correspondante, où vous pouvez répondre.
Un récapitulatif par email vous est également envoyé chaque matin, contenant les nouveaux commentaires du jour. Vous pouvez désactiver l'envoi d'email dans l'onglet Réglages du centre de notifications.
Accéder à l'historique partagé d'une transaction ou d'une facture
Vous ne comprenez pas pourquoi une transaction n'est plus rapprochée, ou une facture a été modifiée ? Pour une transparence toujours plus grande entre vous et votre client, Pennylane met à disposition un flux d'activité partagé.
Dans les modules Transactions, Factures fournisseurs ou Factures clients, l'onglet Activité vous présente les actions effectuées sur cette ligne, notamment :
La nature de l'action.
L'auteur de l'action.
La date.
📖 Consultez l'article Tracer les actions des utilisateurs sur Pennylane.
Visualiser l'interface de votre client
Vous pouvez facilement basculer de l'interface comptable à l'interface Gestion en cliquant sur l'onglet de votre choix en haut à gauche.
📖 Découvrez les modules de gestion dans l'article dédié: Naviguer dans Pennylane (Interface Gestion)
L'interface Gestion vous montre tous les modules du dirigeant quel que soit l'abonnement que votre client a choisi. Pour voir quelle interface voit réellement votre client, cliquez sur Point de vue client et sélectionner l'utilisateur dont vous voulez voir l'interface. Vous voyez alors les modules auxquels cet utilisateur a accès.