Les commentaires vous permettent d’ajouter une note écrite à une facture ou à une opération. Voyez ça comme un moyen de compléter les informations déjà contenues dans votre justificatif ou dans votre historique bancaire.

Si votre comptable utilise Pennylane de son côté, il peut voir vos commentaires et y répondre. Et si vos collaborateurs ont accès à votre espace Pennylane, eux aussi peuvent consulter les commentaires et y répondre — à condition que leur rôle le permette.

📲 Si vous n'êtes pas derrière votre écran d'ordinateur, vous pouvez également commenter un document depuis l'application mobile !

Ajouter un commentaire à une transaction

Si vous avez connecté votre compte Pennylane à vos comptes bancaires, vous pouvez ajouter des commentaires aux transactions apparaissant sur votre interface Pennylane, et ce, que vous y accédiez depuis votre ordinateur ou notre application (iOS et Android).

Pour ajouter un commentaire à une opération :

Accédez au menu Transactions.
Cliquez sur la transaction que vous souhaitez commenter.
Saisissez votre commentaire dans le champ Commentaire.
Validez en cliquant sur le bouton Envoyer ou sur les touches Entrée + Command (ou Control).

✍️ Qui peut voir et commenter une transaction ?

Les administrateurs et les comptables (internes ou externes) peuvent voir toutes les transactions et y ajouter des commentaires depuis le module Transactions. Les collaborateurs ayant un compte pro Pennylane peuvent voir et commenter leurs propres opérations uniquement.

Ajouter un commentaire à une facture

Pour ajouter un commentaire à une facture client ou fournisseur :

Accédez à votre facture depuis les modules Achats ou Ventes.
Saisissez votre message dans le champ Commentaire.
Validez en cliquant sur le bouton Envoyer.

✍️ Qui peut ajouter des commentaires sur une facture ?

Les administrateurs, les comptables (internes ou externes), les gestionnaires de factures (clients ou fournisseurs) et les employés peuvent ajouter des commentaires aux factures auxquelles ils ont accès et voir les éventuels commentaires laissés par d’autres. Les gestionnaires de factures et les employés peuvent aussi ajouter un motif aux notes de frais et aux demandes d’achats qu’ils saisissent. Les rôles disponibles varient en fonction de votre abonnement.

Mentionner une personne dans un commentaire

Pour augmenter vos chances que votre commentaire soit lu par la personne à qui il est destiné, vous pouvez mentionner le nom de votre destinataire dans votre commentaire. La personne recevra alors une notification dans son espace Pennylane.

Pour mentionner votre comptable ou l’un de vos collaborateurs :

Pressez la touche arobase (@) dans le champ de saisie d’un commentaire, suivi de son nom.
Cliquez sur le profil de la personne à notifier dans la liste qui apparaît.
Lorsque vous avez terminé la rédaction de votre message, cliquez sur Envoyer ou appuyez sur Contrôle (ou Commande) + Entrée.
Le tour est joué ! La personne que vous avez mentionné dans le commentaire reçoit une notification directement dans Pennylane. Elle peut alors vous répondre et vous notifier de la même façon.

Répétez les étapes 1 et 2 pour notifier d’autres personnes.

Si votre comptable n’apparaît pas dans la liste

Si le nom de votre comptable ne vous est pas proposé, c’est le signe qu’il n’a pas encore accès à votre dossier. Demandez à votre comptable de rejoindre votre dossier en tant qu’expert-comptable, chef de mission, ou collaborateur de son cabinet.

Si votre collaborateur n’apparaît pas dans la liste

Si le nom de la personne n’apparaît pas dans votre liste, vérifiez :

Qu’il s’agit bien d’une personne qui a accès à la transaction ou la facture que vous commentez - elle ne peut ne pas y avoir accès soit parce que son rôle ne lui permet pas, soit parce qu’elle n’a pas encore créé son compte Pennylane ;
Que son nom est correctement orthographié ;
Que vous n’avez pas mis d’espace intempestif entre l’arobase et son nom.

✍️ Vous avez publié un commentaire par erreur ? Aucun souci ! Vous pouvez supprimer un commentaire en cliquant sur la croix à gauche de celui-ci.

Consulter vos notifications et répondre à un commentaire

D’autres utilisateurs, comme votre comptable ou un collaborateur, peuvent vous mentionner dans les commentaires qu’ils ajoutent sur des transactions ou des factures. Chaque commentaire vous mentionnant donne lieu à une notification dans votre espace Pennylane.

Voir les commentaires qui vous sont adressés et y répondre

Cliquez sur l'icône des notifications en forme de cloche ( 🔔) située en haut à droite de votre espace. Lorsque vous avez des notifications non lues, une pastille rouge s’affiche sur la cloche.
Cliquez sur la notification de chaque commentaire pour accéder à la discussion s’y rapportant.

Vos interlocuteurs recevront une notification de leur côté si vous les mentionnez dans votre réponse. Inutile de doubler votre réponse d’un e-mail.

Garder une trace de vos mentions

Pour que vous ne ratiez aucune question, nous vous envoyons un récapitulatif des commentaires vous mentionnant. Vous recevrez ce récapitulatif par e-mail, à raison d’une fois par jour au maximum. L’e-mail contiendra le détail des commentaires qui vous sont adressés et que vous n’avez pas encore consultés dans votre espace Pennylane.

Pour vous assurer de recevoir un récapitulatif de vos commentaires entrants par e-mail :

Cliquez sur la cloche située en haut à droite de votre espace.
Cliquez sur l’onglet Réglages.
Vérifiez que l’envoi de récapitulatifs est bien activé.

Si vous changez d’avis plus tard, vous pouvez vous désabonner de cet e-mail en le désactivant dans vos réglages.

Suivre les discussions en cours

Dans chaque module Transactions, Achats et Ventes, les transactions ou les factures commentées sont reconnaissables à l’icône en forme de bulle de texte 💬 qu’elle porte en bout de ligne. L’icône 💬 devient rouge quand la discussion contient des commentaires que vous n’avez pas encore lus.

Filtrer les transactions commentées

Pour voir toutes les discussions en cours sur des transactions, y compris les commentaires dans lesquelles votre nom n’est pas mentionné :

Accédez au module Transactions.
Cliquez sur le Plus situé à droite de la barre de filtres.
Cliquez sur le filtre Commenté.
Accédez au détail de chaque transaction pour voir la discussion qui y est liée.

Filtrer les factures fournisseurs commentées

Pour voir les discussions en cours sur des factures d’achats :

Accédez au module Achats > Factures fournisseurs.
Cliquez sur le groupe de filtres Actions rapides.
Cliquez sur le filtre Commenté.
Accédez au détail de chaque facture pour voir la discussion qui y est liée.

Vous ne pouvez pas filtrer les factures clients ayant fait l’objet d’un commentaire.

Prochaines étapes

Répondre aux demandes de votre comptable

Répondez aux commentaires et aux demandes de justificatifs de votre comptable directement depuis votre espace Pennylane, sans passer par la case e-mail.

Lire l’article Répondre aux demandes de votre comptable

Inviter des utilisateurs

Accordez des accès à vos collaborateurs pour déléguer une partie de vos tâches de gestion. Vous contrôlez qui fait quoi et qui voit quoi.

Lire l’article Ajouter un nouvel utilisateur