Comment cet article peut-il vous aider ?
Cet article explique comment inviter des collaborateurs sur votre espace Pennylane, renvoyer une invitation, changer un rôle et supprimer ou réactiver un compte utilisateur.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Vous devez disposer du rôle Dirigeant/Admin ou Comptable interne pour inviter, modifier ou supprimer d'autres utilisateurs.
Cette procédure est réservée aux collaborateurs de votre entreprise : pour donner accès à votre dossier à un cabinet d'expertise comptable, consultez l'article Créer un accès pour son expert-comptable.
Vous devez créer un compte utilisateur individuel par personne, avec ses propres identifiants et sa propre méthode de double authentification : un compte ne se partage pas entre plusieurs personnes.
Comment fonctionne le système de paliers d'utilisateurs et comment en changer ?
Depuis février 2026, le nombre d'utilisateurs que vous pouvez inviter sur votre espace dépend de votre abonnement. Pennylane distingue deux types d'utilisateurs : les utilisateurs gestion (rôles Dirigeant/Admin, Gestionnaires de facturation et Comptable interne) et les utilisateurs employés (limités au dépôt de documents et à l'utilisation des cartes de paiement). Un utilisateur disposant d'une carte de paiement Pennylane est également comptabilisé. Cette distinction permet d'adapter votre abonnement à vos besoins réels.
Pour connaître votre limite actuelle, rendez-vous dans Paramètres entreprise > Gestion de l'équipe.
Si vous utilisez Pennylane en tant qu'indépendant, vous ne pouvez pas ajouter d'autres utilisateurs, mais vous pouvez créer un accès pour votre expert-comptable.
Comment inviter un utilisateur et renvoyer une invitation si besoin ?
Quand vous invitez un nouvel utilisateur sur votre espace, votre collaborateur reçoit un e-mail contenant un lien d'invitation. Pour rejoindre votre espace, la personne invitée doit cliquer sur le lien contenu dans l'e-mail, puis créer un compte Pennylane avec ses propres identifiants.
Accédez à Paramètres entreprise > Gestion de l'équipe.
Cliquez sur + Inviter un utilisateur, en haut à droite de votre écran.
Assignez un rôle au nouvel utilisateur et cliquez sur le bouton de validation. Les rôles proposés varient selon votre abonnement.
Saisissez les coordonnées du nouvel utilisateur : nom, prénom, e-mail, téléphone (facultatif).
Cliquez sur Envoyer l'invitation pour déclencher l'envoi de l'e-mail.
Si la personne invitée met plus de 6 semaines à cliquer sur votre lien d'invitation, le lien expire. Lors de sa première connexion, chaque personne configure sa propre double authentification. Cette mesure de sécurité est obligatoire et ne peut pas être désactivée. Pour comprendre les méthodes disponibles et la fréquence des demandes, consultez Sécuriser son compte avec l'authentification à deux facteurs (2FA).
⚠️ Cas particulier : adresses e-mail de service. Si vous invitez une nouvelle personne sur une adresse e-mail de service déjà utilisée par un ancien compte supprimé, l'invitation peut échouer : le numéro de téléphone de la personne partie reste associé à cette adresse. Mettez à jour le numéro de téléphone avant le départ de la personne (voir Modifier les informations du compte).
Accédez à Paramètres entreprise > Gestion de l'équipe.
Naviguez jusqu'à la ligne correspondant à l'utilisateur invité.
Survolez la pastille de couleur située entre le nom et le rôle de l'utilisateur invité.
Cliquez sur le bouton Relancer qui apparaît au survol de la pastille.
Votre collaborateur recevra un nouvel e-mail d'invitation contenant un lien valable six semaines.
Si vous avez atteint le nombre maximum d'utilisateurs autorisé par votre plan :
Rendez-vous dans Paramètres > Gestion d'abonnement.
Sélectionnez le plan correspondant à vos besoins (par exemple, passer de 1 à 5 utilisateurs).
Validez votre nouveau plan.
Votre abonnement sera automatiquement mis à jour et vous pourrez alors inviter de nouveaux utilisateurs.
Dans certains cas, le changement de plan n'est pas disponible en autonomie. Vous devrez alors contacter votre cabinet comptable ou le support Pennylane. Si vous souhaitez réduire votre nombre d'utilisateurs ou passer à un plan inférieur, contactez l'équipe support Pennylane.
Comment changer le rôle d'un utilisateur ?
Accédez à Paramètres entreprise > Gestion de l'équipe.
Cliquez sur le nom de l'utilisateur à modifier.
Cliquez sur l'onglet Rôle Pennylane dans le volet de droite.
Assignez un autre rôle à l'utilisateur. Son rôle actuel apparaît en surbrillance.
Validez le changement de rôle en cliquant sur Valider.
Comment supprimer ou réactiver un utilisateur ?
Pour supprimer un utilisateur :
Accédez à Paramètres entreprise > Gestion de l'équipe.
Survolez la ligne correspondant à l'utilisateur que vous souhaitez supprimer.
Cliquez sur l'icône rouge en forme de corbeille qui apparaît en bout de ligne au survol.
Cochez la ou les cases correspondant aux accès que vous souhaitez retirer à l'utilisateur. Vous pouvez par exemple empêcher un utilisateur d'accéder à son Compte Pro Pennylane, sans désactiver entièrement son compte d'utilisateur pour autant.
Confirmez la suppression du compte en cliquant sur Supprimer.
La suppression d'un utilisateur est réversible : pour réactiver un ancien compte, envoyez une nouvelle invitation sur l'e-mail qui était lié au compte désactivé. Pour créer un nouveau compte pour la même personne, envoyez une nouvelle invitation sur un nouvel e-mail.
Tous les utilisateurs ont accès à l'application mobile Pennylane, quel que soit leur rôle, sans surcoût.
Que peut faire un Dirigeant/Admin ?
Le dirigeant peut accéder à tous les modules de gestion compris dans l'abonnement souscrit. Il peut notamment ajouter et supprimer des utilisateurs, voir toutes les transactions dans le module Transactions, suivre la trésorerie de l'entreprise dans le module Analytique.
⚠️ Par défaut, le rôle Dirigeant ne donne pas accès à l'interface Comptabilité et à ses différents menus et modules (Saisie, Révision, Fiscalité, dont TVA). Un abonnement Premium avec comptabilité internalisée est nécessaire ainsi que le rôle Comptable interne.
Que peuvent faire les Gestionnaires de facturation ?
Le gestionnaire de facturation peut accéder aux modules Achats et Ventes, ce qui lui permet de gérer la facturation clients et fournisseurs. Ce rôle ne donne pas accès aux modules Transactions. Dans le module Analytique, il peut consulter seulement les Rapports analytiques.
ℹ️ Bien que le rôle Gestionnaire de facturation ne donne pas accès au module Transactions, l'utilisateur peut voir les soldes bancaires affichés dans la fenêtre de recherche des transactions lorsqu'il rapproche une facture. Il n'est actuellement pas possible de masquer ces soldes pour ce rôle.
Le gestionnaire de facturation client peut accéder au module Ventes uniquement (devis et factures). Le gestionnaire de facturation fournisseur peut accéder au module Achats uniquement. Ces deux sous-rôles ne donnent pas accès aux modules Transactions et limitent l'accès Analytique aux Rapports analytiques.
Que peut faire un Employé ?
L'employé peut créer des notes de frais, soumettre des demandes d'achat (fonctionnalité disponible avec un abonnement Premium) et transmettre des factures fournisseurs. Ce rôle ne donne pas accès au module Analytique.
L'accès au module Factures fournisseurs pour un employé n'est pas automatique. Il est possible uniquement si l'entreprise a activé la fonctionnalité, via l'un des deux moyens suivants : activation depuis le module Fonctionnalités avancées dans le menu Paramètres entreprise, ou configuration d'un circuit de validation appliqué aux factures d'achat.
Si votre entreprise utilise le Compte Pro Pennylane, l'employé peut payer avec sa carte Pennylane et consulter l'historique de ses propres paiements dans le module Transactions - il ne voit pas les autres opérations. Lire l'article Découvrir les fonctionnalités Employé.
Les rôles Gestionnaire et Employé sont à ne pas confondre avec le rôle Collaborateur, destiné aux collaborateurs comptables travaillant sur l'interface Comptabilité.
Que peut faire un Comptable interne ?
Le rôle comptable interne est le seul qui permet d'accéder à la production comptable, c'est-à-dire à l'interface Comptabilité et à ses différents menus (Saisie, Révision, Fiscalité, États de synthèse, Pilotage & Analyses) en tant qu'utilisateur entreprise.
Le rôle de comptable interne n'est accessible qu'aux entreprises ayant opté pour un abonnement Premium avec comptabilité internalisée.
Le comptable interne peut accéder à tous les modules de gestion, comme le dirigeant, mais il peut aussi accéder aux modules de comptabilité (saisie, révision, déclarations, plan comptable et plaquettes selon le paramétrage du cabinet). Il peut également ajouter ou supprimer des utilisateurs. Ce rôle convient aux DAF et aux collaborateurs internes chargés de tenir la comptabilité de leur entreprise dans Pennylane, sous la supervision du cabinet.
ℹ️ Il n'est pas possible de restreindre l'accès d'un utilisateur à certains comptes bancaires : lorsqu'un utilisateur a accès aux transactions, il peut consulter les transactions de l'ensemble des comptes bancaires du dossier.
⚠️ Pour télédéclarer la TVA depuis un compte entreprise, attribuez le rôle Comptable interne à l'utilisateur concerné. L'entreprise doit également disposer d'un abonnement Premium avec comptabilité internalisée.