Les rôles de Pennylane permettent de déléguer des accès adaptés à chaque utilisateur. Pour certaines configurations spécifiques, nous avons identifié des pistes d'ajustement qui vous permettront d'organiser vos accès au mieux.

Cet article recense les cas d'usage les plus courants pour lesquels vous pourriez avoir besoin d'adapter la configuration standard, avec les options disponibles.

Votre situation : Vous souhaitez donner accès à votre secrétaire uniquement au compte bancaire LCL, mais pas au Crédit Agricole.

Ce qu'il faut savoir : L'accès à la trésorerie est global : tous les comptes bancaires sont visibles dès que l'accès au module est activé.

État actuel : Cette granularité n'est pas encore disponible dans Pennylane.

Votre situation : Vous donnez à vos employés un rôle Gestionnaire de facturation, mais vous préférez qu'ils ne voient pas les données bancaires de l'entreprise.

Ce qu'il faut savoir : Même sans accès explicite à la trésorerie, le Gestionnaire de facturation client peut accéder à la fenêtre de réconciliation et voir les soldes bancaires dans le filtre de recherche des transactions.

État actuel : Nos équipes travaillent sur une amélioration de ce comportement pour vous offrir davantage de contrôle sur ces données.

Votre situation : Vous souhaitez d'un manager consulte uniquement les factures fournisseurs de son équipe ou de son périmètre (par exemple le pôle marketing), tout en gardant un rôle de gestion.

Ce qu'il faut savoir : La visibilité des factures fournisseurs ne se découpe pas par équipe ni par périmètre. Le rôle Gestionnaire de facturation fournisseur donne accès à toutes les factures fournisseurs du dossier. Le rôle Employé, lui, limite l'utilisateur à ses propres notes de frais.

État actuel : Cette granularité n'est pas disponible aujourd'hui. Nos équipes travaillent sur une gestion plus fine des rôles

Comment faire : Attribuez le rôle Employé aux collaborateurs qui déclarent seulement leurs propres dépenses, et réservez le rôle Gestionnaire de facturation fournisseur aux personnes autorisées à voir l'ensemble des achats.

Votre situation : Vous souhaitez qu'un collaborateur consulte ou dépose des documents dans Documents partagés (GED), sans lui donner accès à vos comptes bancaires.

Ce qu'il faut savoir : Seuls les rôles Dirigeant et Comptable interne accèdent à Documents partagés. Le rôle Gestionnaire de facturation fournisseur n'y a pas accès, même s'il peut consulter et déposer des factures dans les modules d'achats.

État actuel : Aucun rôle ne donne accès à Documents partagés sans ouvrir également l'accès aux comptes bancaires.

Comment faire : Pour les documents que vous ne pouvez pas partager dans Pennylane, passez par un canal de collecte externe : e-mail ou espace de stockage partagé.

Votre situation : Vous êtes expert-comptable et gérez la comptabilité de votre propre cabinet (module Gestion Interne). Vous êtes aussi dirigeant de votre structure. Or, ces deux rôles sont mutuellement exclusifs sur la même adresse e-mail.

Ce qu'il faut savoir : Le rôle Dirigeant ne donne pas accès aux modules comptables. Pour les utiliser, l’entreprise doit disposer d’un abonnement Premium avec l’option Comptabilité internalisée, et l’utilisateur doit avoir le rôle Comptable interne.

Comment faire :

Votre situation : Plusieurs personnes de votre entreprise ont besoin d'un accès complet, mais le rôle Dirigeant est unique.

Ce qu'il faut savoir : Un seul utilisateur peut avoir le rôle Dirigeant par dossier. Ce rôle doit obligatoirement être attribué au représentant légal du Compte Pro (si celui-ci est activé). Le dirigeant principal ne peut pas modifier son propre rôle.

Comment faire : Si vous devez modifier le dirigeant principal de votre dossier, contactez notre équipe via le bouton Aide & Support > Nous contacter depuis votre espace Pennylane. Nous vous accompagnerons dans cette modification.

Votre situation : Vous êtes administrateur de votre cabinet et, dans le dossier de votre propre cabinet, vous n’accédez qu’à une partie de la comptabilité. Par exemple, le menu Saisie n’affiche que le module Journal.
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Ce qu’il faut savoir : Vous avez certainement le rôle de dirigeant sur le dossier du cabinet. Le rôle dirigeant ne donne pas accès à l’ensemble des modules comptables, alors que le rôle comptable interne permet de gérer la comptabilité du dossier.

Comment faire :

Votre situation : Un dirigeant (directeur, président d'association…) souhaite uniquement consulter la banque et les factures sans pouvoir modifier quoi que ce soit.

Ce qu'il faut savoir : Il n'existe pas encore de rôle "consultation" ou "lecture seule" côté SME. Le rôle Dirigeant donne accès à l'ensemble des fonctionnalités de gestion.

Comment faire : Attribuez le rôle le plus proche du besoin (par exemple Gestionnaire de facturation client) en gardant à l'esprit qu'il inclura quelques fonctionnalités supplémentaires.

Votre situation : Vos employés utilisent une carte de paiement entreprise et doivent déposer les justificatifs sur Pennylane.

Ce qu'il faut savoir : Le rôle Employé ne permet que les notes de frais personnelles. Les achats effectués avec la carte de l'entreprise relèvent du module "Achats fournisseurs", accessible aux rôles Dirigeant, Comptable interne ou Gestionnaire de facturation.

Comment faire :

Votre situation : Vous souhaitez que le dirigeant soit seul approbateur des factures fournisseurs, sans que la personne ayant le rôle Comptable interne puisse valider à sa place.

Ce qu'il faut savoir : Un circuit d'approbation désigne les approbateurs d'une équipe ou d'un périmètre. les rôles Dirigeant et Comptable interne permettent de désigner un approbateur unique, mais cela ne retire pas les droits globaux des rôles Admin et Comptable interne. Ces deux rôles peuvent toujours valider ou refuser une demande à la place de l'approbateur désigné, même s'ils ne figurent pas dans le circuit.

État actuel : Aucun réglage ne permet de limiter cet accès.

Comment faire : N'attribuez le rôle Comptable interne qu'aux personnes autorisées à valider les factures fournisseurs.