Les rôles de Pennylane permettent de déléguer des accès adaptés à chaque utilisateur. Pour certaines configurations spécifiques, nous avons identifié des pistes d'ajustement qui vous permettront d'organiser vos accès au mieux.
Cet article recense les cas d'usage les plus courants pour lesquels vous pourriez avoir besoin d'adapter la configuration standard, avec les options disponibles.
Les cas spécifiques et leurs options
Cumuler les rôles Dirigeant et Comptable interne
Votre situation : Vous êtes expert-comptable et gérez la comptabilité de votre propre cabinet (module Gestion Interne). Vous êtes aussi dirigeant de votre structure. Or, ces deux rôles sont mutuellement exclusifs sur la même adresse e-mail.
Ce qu'il faut savoir : Le rôle Dirigeant ne donne pas accès aux modules comptables. Pour les utiliser, l’entreprise doit disposer d’un abonnement Premium avec l’option Comptabilité internalisée, et l’utilisateur doit avoir le rôle Comptable interne.
✍️ Les rôles Dirigeant et Comptable interne ne peuvent pas être attribués au même compte utilisateur.
Comment faire :
Créez deux comptes utilisateurs distincts avec deux adresses e-mail différentes.
Attribuez le rôle Dirigeant à votre première adresse.
Attribuez le rôle Comptable interne à votre seconde adresse.
Basculez entre les deux comptes selon vos besoins.
✍️ Utilisez le compte Comptable interne pour ouvrir l’interface Comptabilité et accéder au menu Saisie.
Restreindre l'accès à un compte bancaire spécifique
Votre situation : Vous souhaitez donner accès à votre secrétaire uniquement au compte bancaire LCL, mais pas au Crédit Agricole.
Ce qu'il faut savoir : L'accès à la trésorerie est global : tous les comptes bancaires sont visibles dès que l'accès au module est activé.
État actuel : Cette granularité n'est pas encore disponible dans Pennylane.
⚠️ En donnant accès à la trésorerie, l'utilisateur verra tous les comptes bancaires du dossier.
Restreindre la visibilité des soldes bancaires pour un Gestionnaire de facturation
Votre situation : Vous donnez à vos employés un rôle Gestionnaire de facturation, mais vous préférez qu'ils ne voient pas les données bancaires de l'entreprise.
Ce qu'il faut savoir : Même sans accès explicite à la trésorerie, le Gestionnaire de facturation client peut accéder à la fenêtre de réconciliation et voir les soldes bancaires dans le filtre de recherche des transactions.
État actuel : Nos équipes travaillent sur une amélioration de ce comportement pour vous offrir davantage de contrôle sur ces données.
⚠️ Ce comportement concerne tous les rôles Gestionnaire (client, fournisseur ou général). Les soldes des comptes bancaires peuvent révéler des informations sensibles comme les salaires des collaborateurs du cabinet.
Créer un accès en lecture seule côté entreprise
Votre situation : Un dirigeant (directeur, président d'association…) souhaite uniquement consulter la banque et les factures sans pouvoir modifier quoi que ce soit.
Ce qu'il faut savoir : Il n'existe pas encore de rôle "consultation" ou "lecture seule" côté SME. Le rôle Dirigeant donne accès à l'ensemble des fonctionnalités de gestion.
Comment faire : Attribuez le rôle le plus proche du besoin (par exemple Gestionnaire de facturation client) en gardant à l'esprit qu'il inclura quelques fonctionnalités supplémentaires.
💡 Cette option reste imparfaite mais vous permet déjà de mieux encadrer les actions possibles.
Attribuer le rôle Dirigeant à plusieurs utilisateurs
Votre situation : Plusieurs personnes de votre entreprise ont besoin d'un accès complet, mais le rôle Dirigeant est unique.
Ce qu'il faut savoir : Un seul utilisateur peut avoir le rôle Dirigeant par dossier. Ce rôle doit obligatoirement être attribué au représentant légal du Compte Pro (si celui-ci est activé). Le dirigeant principal ne peut pas modifier son propre rôle.
Comment faire : Si vous devez modifier le dirigeant principal de votre dossier, contactez notre équipe via le bouton Aide & Support > Nous contacter depuis votre espace Pennylane. Nous vous accompagnerons dans cette modification.
Permettre aux employés de déposer des justificatifs de cartes entreprise
Votre situation : Vos employés utilisent une carte bancaire entreprise et doivent déposer les justificatifs sur Pennylane.
Ce qu'il faut savoir : Le rôle Employé ne permet que les notes de frais personnelles. Les achats effectués avec la carte de l'entreprise relèvent du module "Achats fournisseurs", accessible aux rôles Dirigeant, Comptable interne ou Gestionnaire de facturation.
Comment faire :
Attribuez le rôle Gestionnaire de facturation fournisseur à vos employés.
Ils pourront ainsi déposer les justificatifs liés aux achats sur carte entreprise.
✍️ Gardez en tête que ce rôle donne accès à l'ensemble des factures fournisseurs du dossier.
Cas particulier : accès à l'interface Comptabilité pour les dirigeants
Cas particulier : accès à l'interface Comptabilité pour les dirigeants
Votre situation : Vous êtes dirigeant de votre entreprise et vous ne voyez pas le module Comptabilité dans votre espace, alors que vous en avez besoin (par exemple pour visualiser le plan comptable, gérer et télédéclarer votre TVA en interne ou pour consulter l’historique des déclarations de TVA qui n’est pas disponible depuis l’interface Gestion).
Ce qu'il faut savoir : L'accès à l'interface Comptabilité dépend de deux éléments cumulatifs :
Votre rôle : le rôle Dirigeant ne donne pas accès aux modules comptables. Seul le rôle Comptable interne ouvre l'accès à la production comptable (saisie, écritures, lettrage, révision, déclarations, plaquettes) en tant qu’utilisateur entreprise.
Votre abonnement : le rôle Comptable interne n'est proposé que sur un abonnement Premium avec comptabilité internalisée. Sur les plans Collaboratif, Basique, Essentiel ou Premium standard, il n'est pas disponible.
⚠️Si une seule de ces deux conditions est remplie, l'interface Comptabilité et ses différents menus et modules (Saisie, Révision, Fiscalité,...) restent inaccessibles.
Comment faire :
Vérifiez votre abonnement dans menu Paramètres > module Gestion d'abonnement.
Si vous n'êtes pas en Premium avec comptabilité internalisée, contactez votre cabinet d'expertise comptable pour en discuter.
Décidez si la bascule est à faire par le cabinet ou par vos soins, et contactez l'équipe support de Pennylane pour faire la demande.
Une fois la Comptabilité internalisée activée, faites modifier votre rôle en Comptable interne dans menu Paramètres entreprise > module Gestion de l'équipe.
Faire évoluer votre utilisation
💡 Si votre situation nécessite des ajustements spécifiques et que vous avez une idée d'amélioration, n'hésitez pas à la partager sur le forum communautaire. Votre retour nous aide à faire évoluer Pennylane !
📖 Pour en savoir plus sur les rôles existants et leurs permissions, consultez notre article dédié : Ajouter un nouvel utilisateur.