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⚠️ Vos collaborateurs doivent disposer d'un compte utilisateur Pennylane individuel pour vous soumettre leurs notes de frais.
Consultez notre article Ajouter un nouvel utilisateur pour comprendre comment les inviter sur Pennylane.
Vous pouvez également leur partager l'article Découvrir les fonctionnalités Employé pour faciliter leur prise en main de l'outil.
Accéder au module
Dans Pennylane, allez dans le menu Achats.
Vous pouvez également cliquer sur le lien reçu en notification ou par mail.Cliquez sur le module Notes de frais dans le volet latéral à gauche.
Vous avez une vue sur l’ensemble des notes de frais qui vous ont été transmises ainsi que leurs différents statuts :
À valider
Refusé
À rembourser
Remboursé
Procéder au remboursement
Vous avez deux manières de rembourser les notes de frais, de façon unitaire ou groupée.
Rembourser une seule note de frais
Cliquez sur la note de frais concernée puis sur Rembourser pour effectuer le remboursement de la note de frais.
Sélectionnez la façon dont vous souhaitez effectuer le remboursement de la note de frais : via le Compte pro - si activé -, Qonto, ou par paiement XML.
Rembourser plusieurs notes de frais en une seule fois
Vous pouvez également sélectionner plusieurs notes de frais et de les rembourser en une seule action, de manière groupée.
Cela vous permet de gagner du temps dans vos paiements, d’obtenir des relevés bancaires plus lisibles, tout en gardant une traçabilité individuelle pour chaque bénéficiaire.
Pour payer plusieurs notes de frais en une seule fois :
Depuis l’onglet À rembourser, ou Toutes, sélectionnez plusieurs notes de frais.
Cliquez sur Rembourser pour effectuer le paiement groupé :
Pennylane génère une transaction bancaire distincte par bénéficiaire
Par exemple, une transaction pour les 4 notes émises de votre employé Michel, et une transaction pour les 2 émises par votre employée Denise.
Chaque bénéficiaire reçoit ainsi un virement correspondant à l’ensemble de ses notes de frais sélectionnées.
Sélectionnez la façon dont vous souhaitez effectuer le remboursement de la note de frais : via le Compte pro - si activé -, Qonto, ou par paiement XML.
🎓 Montez rapidement en compétence sur les notes de frais et les dépenses avec notre cours dédié sur Pennylane Academy !
Effectuer le paiement
Cas d’un paiement unitaire
Dans la nouvelle page qui s'affiche, vous pouvez :
Sélectionner le compte avec lequel vous voulez payer.
Renseigner l'IBAN de votre employé·e si celui-ci n'a pas été renseigné dans son profil.
Pour info, vous pouvez également ajouter l'IBAN de votre salarié·e depuis les paramètres de Pennylane, dans l'onglet Utilisateurs (voir l'article Ajouter un IBAN).
Choisir de payer les notes de frais immédiatement ou définir une date d'échéance de remboursement pour chaque note de frais.
Rembourser la ou les notes de frais en cliquant sur Payer les factures.
D'ailleurs, le rapprochement bancaire se fait automatiquement avec la transaction une fois le paiement passé.
La note de frais remboursée est directement placée dans le statut Remboursé.
Une fois la transaction reçue sur Pennylane, celle-ci est directement prise en compte dans vue comptable.
Cas d’un paiement groupé
Sélectionnez plusieurs notes de frais à rembourser et la manière d'effectuer le paiement. Dans l’écran de paiement qui s’affiche et récapitule les montants dûs par bénéficiaire, vous pouvez :
Choisir le compte bancaire de décaissement,
Vérifier ou modifier les IBANs associés,
Ajuster les dates d’échéance si besoin.
Validez le paiement. Une fois le paiement validé :
Une transaction bancaire est générée pour chaque bénéficiaire,
Le montant de chaque transaction correspond à la somme des notes sélectionnées pour un même bénéficiaire.
En remboursant vos collaborateurs via un paiement groupé, vous payez moins de commissions bancaires.
💡 Vous pouvez désormais définir des circuits de validation pour vos notes de frais. Voir notre article Créer un circuit de validation pour les notes de frais.
Autres méthodes de remboursement
Vous avez également la possibilité de rembourser des notes de frais via le Compte Pro Pennylane ou par export XML.
Dans ce cas, traitez chaque note de frais comme un achat classique et réconciliez manuellement la transaction bancaire de remboursement de la note de frais avec le justificatif qui a été transmis.
📖 Consultez nos articles pour connaitre la marche à suivre :