La fonctionnalité de remboursement des notes de frais est disponible pour les plans Essentiel et Premium. Elle nécessite un Compte Pro Pennylane ou un compte Qonto connecté à Pennylane.
Dans Pennylane, allez dans le menu Achats.
Cliquez sur le module Notes de frais dans le volet latéral à gauche, puis sur l’onglet Demandes de remboursement.
Vous avez une vue sur l’ensemble des notes de frais qui vous ont été transmises ainsi que leurs différents statuts :
À valider
Refusé
À rembourser
Remboursé
Vous avez deux façons de rembourser vos notes de frais
Cliquez sur la note de frais puis sur Rembourser pour la payer :
Sélectionnez plusieurs notes de frais puis cliquer sur Rembourser pour les payer toutes d'un coup.
Dans le panneau latéral qui s'affiche, vous pouvez :
Sélectionner le compte avec lequel vous voulez payer.
Renseigner l'IBAN de votre employé·e si celui-ci n'a pas été renseigné dans son profil. Pour info, vous pouvez ajouter l'IBAN de votre salarié depuis les paramètres de Pennylane, puis l'onglet Utilisateurs (voir l'article Ajouter un IBAN).
Choisir de payer les notes de frais immédiatement ou définir une date d'échéance de remboursement pour chaque note de frais.
Rembourser la ou les notes de frais en cliquant sur Payer les factures.
Le rapprochement bancaire se fait automatiquement avec la transaction une fois le paiement passé.
La note de frais remboursée est directement placée dans le statut Remboursé.
Une fois la transaction reçue sur Pennylane, celle-ci est directement prise en compte dans vue comptable.