Fini la paperasse des notes de frais ! Avec l'application mobile Pennylane, gérez vos dépenses professionnelles en toute simplicité :
Saisissez vos frais en un clin d'œil
Soumettez-les à validation en un tap.
Suivez leur statut en temps réel.
Soyez remboursé en un virement
Découvrons pas à pas comment ça marche.
Soumettre une note de frais à partir d'une photo
Dans l’onglet Achats, appuyez sur Vos notes de frais (si vous n’avez pas d’onglet Achats, allez directement à Notes de frais).
Appuyez le bouton + Soumettre une note de frais en bas à droite.
Prenez en photo votre justificatif (ticket de caisse, facture...).
Vérifiez et complétez les informations extraites : montant, TVA, type de dépense, motif.
Appuyez sur Envoyer en haut à droite.
💡 L'application mobile lit automatiquement les infos de votre justificatif grâce à l'OCR. Si besoin, vous pouvez les modifier en cliquant sur le champ concerné.
Soumettre une note de frais via une facture électronique
Avec la réforme de la facturation électronique, vous pouvez demander à votre fournisseur d'émettre directement une facture électronique au nom de votre entreprise. La facture est alors automatiquement transmise à Pennylane, arrive d'abord dans Factures fournisseurs, puis est convertie en note de frais et vous est assignée par votre gestionnaire.
Accéder à vos informations de facturation électronique
Ouvrez l'application mobile Pennylane.
Depuis l'accueil, appuyez sur Soumettre une note de frais.
Accédez à la rubrique Note de frais en bas de l'écran.
Retrouvez l'adresse de facturation électronique de votre entreprise (SIREN) et votre identifiant électronique (matricule).
💡Enregistrez ces informations dans le wallet (ou application Cartes) de votre téléphone pour les présenter facilement lors du paiement.
Demander une facture électronique au fournisseur
Au moment du paiement (en caisse, à l'hôtel, etc.), communiquez les informations affichées dans l'application.
Demandez une facture au nom de l'entreprise. Le fournisseur utilise ces informations pour adresser la facture directement à votre entreprise.
Une fois la facture émise, elle est envoyée directement dans Pennylane et arrive d'abord dans Factures fournisseurs, puis est convertie en note de frais et vous est assignée par votre gestionnaire. Vous êtes alors notifié·e par e-mail et notification push.
✍️ Si vous ne reconnaissez pas une note de frais électronique qui vous a été assignée (erreur de destinataire, par exemple), vous pouvez la refuser directement depuis l'application mobile. Le fournisseur est alors automatiquement notifié.
Gérer les doublons avec une photo de justificatif
Cette nouvelle fonctionnalité arrive fin juillet 2026.
Vous pouvez avoir pris une photo du justificatif en plus de la facture électronique : pas de panique, Pennylane gère les doublons.
Depuis l'application, ajoutez la photo du justificatif comme d'habitude.
Pennylane analyse le document.
Si une facture électronique correspondante existe déjà, Pennylane détecte le doublon et fusionne automatiquement les deux documents.
⚠️ La facture électronique fait foi pour la TVA et le remboursement.
Comprendre le circuit de validation et les statuts de la note de frais
Une fois créée, votre note de frais entre dans un circuit de validation paramétré par votre entreprise. Elle est envoyée au bon valideur (votre manager, le plus souvent).
En attente : le valideur n'a pas encore traité votre demande.
Validée : votre note de frais est approuvée, en attente de remboursement.
Refusée : le valideur a rejeté votre demande, vérifiez le motif avant de soumettre une nouvelle demande pour cette notre de frais.
À rembourser : votre note est validée et le paiement est en cours.
Remboursée : le montant a été viré sur votre compte.
💬 Besoin de précisions sur une note ? Échangez avec le valideur dans l’espace Commentaires de votre demande.