Qu'est-ce qu'un abonnement collaboratif ?
Les entreprises invitées par leur comptable sur Pennylane commencent automatiquement avec un abonnement collaboratif. Cet abonnement est gratuit pour les membres de l’entreprise invitée.
Vous préférez les démonstrations visuelles ? Nous vous avons préparé une visite guidée de l’interface.
À propos de Pennylane
Pennylane est un outil de gestion qui facilite la collaboration entre les entreprises et leur cabinet d’expertise comptable. Avec Pennylane, vous pouvez gérer la vie financière de votre entreprise : du suivi de vos transactions à la préparation de votre comptabilité, en passant par l’édition de vos factures.
En moins de 10 minutes, cet article va vous présenter les principaux modules de la version gratuite de Pennylane, pour vous aider à collaborer avec votre comptable. Cette version simplifiée de Pennylane vous est offerte par votre expert-comptable. Pour débloquer toutes les fonctionnalités de Pennylane, jetez un œil à nos abonnements payants.
Naviguer entre les différents modules
Une fois que vous avez accepté l’invitation de votre comptable (ou de votre administrateur) et créé votre compte Pennylane, vous accédez à votre espace de travail. Pour naviguer dans votre espace, utilisez les onglets situés dans la marge de gauche.
Pour collaborer efficacement avec votre comptable, voici les onglets que vous allez utiliser le plus souvent :
Accueil : pour faire le point sur l’état de vos comptes et de votre gestion comptable.
Transactions : pour consulter vos transactions bancaires et isoler celles qui nécessitent des justificatifs.
Achats : pour importer et répertorier les factures de vos fournisseurs.
Ventes : pour importer vos anciennes factures clients et en créer de nouvelles.
Paramètres d’entreprise : pour configurer votre compte, visualiser votre équipe et gérer votre abonnement.
Suivre les transactions
Tout ce que vous allez faire dans Pennylane va vous permettre d’enrichir votre historique de transactions. Pour commencer, vous devez donc connecter Pennylane à vos différentes banques et comptes, afin de récupérer l’historique de vos mouvements bancaires.
Une fois vos comptes connectés, vos mouvements seront visibles dans l’onglet Transactions de votre espace. À chaque fois qu’un mouvement apparaîtra sur votre compte bancaire, il sera automatiquement synchronisé sur Pennylane. De quoi vous éviter des allers-retours entre vos comptes et votre outil de gestion.
💡 Les transactions sont consultables par vous (si vous êtes admin), vos collaborateurs (s’ils sont admins), ou encore votre comptable (sur son espace Pennylane).
💬 La connexion entre Pennylane et votre banque est chiffrée selon les règles fixées par la réglementation européenne (DSP2). Consultez notre livre blanc à ce propos sur le forum communautaire.
📖 Découvrez également la liste des banques compatibles.
Gérer les factures
Vous pouvez utiliser Pennylane comme solution de stockage pour vos factures passées et comme éditeur de factures pour vos encaissements à venir.
Importer des factures existantes
Pennylane vous permet d’ajouter une facture à chaque transaction, exactement comme vous ajouteriez une pièce-jointe à un e-mail.
De son côté, votre comptable peut voir les factures que vous importez et les commenter si besoin depuis son espace Pennylane professionnel — pour vous poser une question, par exemple.
Voici trois méthodes vous permettant d’importer des factures déjà créées ou déjà payées.
Méthode 1 : importation manuelle
Vous pouvez importer des factures à la main pour les stocker et les répertorier sur Pennylane — qu’il s’agisse de factures clients ou fournisseurs.
Méthode 2 : application mobile
Installez l’application mobile Pennylane pour importer vos factures avec une simple photo.
📖 Voici comment télécharger l’application Pennylane.
Méthode 3 : importation automatique
Pour gagner du temps, vous pouvez aussi récupérer automatiquement vos factures en utilisant les modes de collecte suivants : transfert de vos factures par e-mail (ajouter lien direct), synchronisation avec votre service de stockage en ligne (Google Drive ou Dropbox), connexion à l’espace client de vos fournisseurs de services.
📖 En savoir plus sur l’import automatique des factures.
Importer ou éditer des factures pour vos client
✍️ Dans le cadre de votre abonnement collaboratif, vous pouvez créer un maximum de 5 factures clients avec l’éditeur Pennylane.
Pour vos factures clients, vous pouvez :
Importer vos factures existantes, si vous avez déjà votre propre outil de facturation.
Utiliser l’éditeur de facture intégré à Pennylane pour créer vos factures clients à partir de là.
Pour utiliser votre éditeur de factures, accédez à l’onglet Paramètres entreprise > Facturation clients de votre espace Pennylane. C’est ici que vous pouvez créer des modèles de facture, saisir vos informations de paiement (pour vos encaissements), et définir vos e-mails type (pour vos devis ou vos relances).
Cette configuration initiale est nécessaire pour que vous puissiez émettre des factures depuis Pennylane.
📖 En savoir plus sur l’édition et l’envoi de factures.
Collaborer avec votre comptable et votre équipe
Si vous utilisez Pennylane dans le cadre d’un abonnement collaboratif, c’est le signe que votre comptable utilise Pennylane de son côté également.
Cela signifie que votre comptable peut suivre vos transactions et vos documents sans que vous ayez besoin de lui transmettre des CSV tous les quatre matins.
Transmettre des documents à votre comptable
💡 Toutes les entreprises bénéficiant d’un abonnement collaboratif peuvent transmettre des documents à leur comptable, au travers d’un espace intitulé Documents partagés, et à condition que le cabinet comptable ait activé la fonctionnalité de son côté.
Vous pouvez transmettre à votre comptable tous les documents qui ne sont pas liés à une transaction en particulier, mais qui participent néanmoins à votre comptabilité.
KBIS, échéancier de crédit, PV d’assemblée générale… Bref, tous les fichiers qui ne sont ni des factures ni des reçus mais qui peuvent intéresser votre cabinet d’expertise comptable.
Si votre comptable a activé votre espace Documents partagés, voici comment y accéder :
Cliquez sur les trois points (…) dans la barre de gauche.
Cliquez sur Documents partagés.
Cliquez sur le bouton Ajouter pour transmettre un document à votre comptable — une notification lui sera alors envoyée.
📖 En savoir plus sur les documents partagés.
Notifier votre comptable ou un collaborateur
Créez des discussions avec votre comptable ou vos collaborateurs, directement dans Pennylane, pour vous éviter de longs échanges d’e-mails dépourvus de contexte.
📖 Découvrez comment notifier votre comptable ou un collègue.
Ressources utiles
Installer l’application mobile Pennylane (Android et iOS)
Suivre le cours gratuit Vos premiers pas avec le plan collaboratif de la Pennylane Academy