Avec Pennylane, vous pouvez transmettre deux types de fichiers à votre comptable :
Des justificatifs de transactions, comme des factures ou des reçus. Ces fichiers sont liés à des opérations bancaires, comme des encaissements ou des dépenses. Vos justificatifs sont automatiquement transmis à votre comptable quand vous les importez sur Pennylane depuis les modules Transactions, Achats ou Ventes.
Des documents administratifs, comme un Kbis ou un PV d’assemblée générale. Ces fichiers ne correspondent pas à des factures, mais ils présentent un intérêt pour votre comptable. Pour ajouter ces documents non marchands à votre espace Pennylane et les transmettre à votre comptable, vous devez utiliser le module Documents partagés.
Transmettre un document administratif à son comptable
Vous pouvez transmettre un document administratif à votre comptable depuis :
La page d’accueil de votre espace Pennylane.
Le module Plus > Documents partagés de votre espace Pennylane.
💡 Une fois votre document transmis, votre comptable reçoit une notification. Inutile de lui envoyer un e-mail en parallèle.
Envoyer un document depuis la page d’accueil
Pour partager un document administratif avec votre comptable depuis la page d’accueil de votre espace Pennylane :
Connectez-vous à votre espace de travail.
Dans le module Accueil, cliquez sur l’encart Déposez vos autres documents et sélectionnez les documents à transmettre.
Envoyer un document depuis les Documents partagés
Pour partager un document administratif avec votre comptable depuis l’onglet Documents partagés :
Accédez à Plus > Documents partagés.
Dans la colonne de gauche, vérifiez que la ligne Documents à classer est bien en surbrillance.
Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez les documents à transmettre.
Les documents que vous importez apparaissent dans l’onglet Documents à classer de vos Documents partagés. À partir de là, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs documents pour :
Les supprimer (corbeille rouge).
Les télécharger (flèche vers le bas).
Les déplacer vers un module de facturation ou vers l’un des dossiers de vos Documents partagés.
Conseils en cas de problème
Si vous ne voyez pas l’onglet Documents partagés
Si vous ne voyez pas l’onglet Documents partagés
Si vous ne trouvez pas l’onglet Documents partagés dans votre menu Plus, demandez à votre comptable d’activer ce module de son côté.
Si vous souhaitez supprimer un document administratif importé par erreur
Si vous souhaitez supprimer un document administratif importé par erreur
Si votre document se trouve encore dans vos Documents à classer, vous pouvez le supprimer vous-même en le sélectionnant et en cliquant sur la corbeille rouge. Si votre document a déjà été classé par votre comptable, alors vous devez écrire à votre comptable pour lui demander de supprimer votre document.
Si vous avez importé un document administratif dans vos factures
Si vous avez importé un document administratif dans vos factures
Si vous avez importé un document administratif dans votre module Achats ou Ventes, vous devez déplacer votre document vers vos Documents partagés. Pour ce faire, cliquez sur le document en question, puis sur Actions (en haut à droite) et enfin sur Déplacer vers… les documents partagés. Votre document sera envoyé à votre comptable, exactement comme si vous l’aviez importé dans vos Documents partagés en premier lieu.
Répondre aux demandes de documents de son comptable
Votre comptable peut utiliser le module Documents partagés pour vous demander de lui transmettre certains documents administratifs, comme des relevés bancaires. Vous recevrez un e-mail automatique en cas de demande de document émanant de votre comptable.
Pour répondre à une demande de document de votre comptable :
Consultez l’encadré Actions à faire sur l’accueil de votre espace Pennylane ou naviguez jusqu’à Plus > Documents partagés.
Dans la colonne de gauche, choisissez Documents demandés.
Dans l’onglet Demandés, cliquez sur le document à transmettre. Vous voyez la personne à l’origine de la demande, la date de la demande et la date d’échéance.
Dans le volet de droite, cliquez sur + Ajouter et sélectionnez le ou les fichiers à transmettre.
Validez en cliquant sur Transmettre au cabinet au bas du volet de droite.
Le document que vous venez de transmettre se trouve désormais dans l’onglet Transmis de vos Documents demandés. De son côté, votre comptable voit que votre document a le statut À approuver, ce qui lui permet de le valider et de le classer.
Commenter un document administratif
Pour ajouter un commentaire à l’attention de votre comptable sur un document administratif déjà importé :
Accédez à Plus > Documents partagés.
Cliquez sur le document que vous souhaitez commenter.
Accédez à l’onglet Commentaires.
Ajoutez votre note et validez en cliquant sur Envoyer.
Votre comptable pourra voir votre commentaire de son côté.
Prochaines étapes
Répondre aux demandes de son comptable
Répondez aux commentaires et aux demandes de justificatifs de votre comptable directement depuis votre espace Pennylane, sans passer par la case e-mail.
Lire l’article Répondre aux demandes de votre comptable
Ajouter un commentaire à l’attention de son comptable
En plus de répondre aux commentaires de votre comptable, vous pouvez ajouter des commentaires sur vos transactions et vos documents administratifs. Idéal pour déminer les éventuelles questions de votre comptable.
Lire l’article Commenter une facture ou une transaction