Depuis son espace Pennylane, votre comptable peut vous demander :
D’ajouter un justificatif sur l’une de vos transactions, comme une facture.
De répondre à un commentaire lié à une transaction particulière.
De lui transmettre un document administratif, comme un extrait Kbis.
De votre côté, vous pouvez suivre les demandes de votre comptable par e-mail ou depuis votre espace Pennylane.
Suivre vos différents types de demandes
Dans votre espace Pennylane, nous distinguons :
Les demandes de justificatifs, qui concernent les factures ou les reçus, et qui engendrent des écritures comptables.
Les demandes de documents administratifs, qui concernent tout le reste, et qui n’occasionnent pas d’écritures comptables.
Quelles que soient les demandes que votre comptable vous adresse, vous pouvez les suivre :
Depuis l’écran d’accueil de votre espace Pennylane.
Par e-mail, avec les rappels automatiques.
Suivre vos demandes sur votre espace Pennylane
L’écran d’accueil de votre espace Pennylane contient un encadré intitulé Actions à faire. Entre autres choses, cet encadré vous permet de suivre vos demandes en cours :
Les demandes de justificatifs (demandes comptables).
Les demandes de documents administratifs (documents).
Pour accéder au détail des documents demandés dans chaque catégorie, cliquez sur la catégorie en question dans l’encadré Actions à faire.
Suivre vos demandes par e-mail
En cas d’oubli de votre part, vous recevrez un rappel automatique toutes les deux semaines — le 1er et le 15 de chaque mois. Ce rappel vous sera envoyé à l’adresse liée à votre compte Pennylane. L’e-mail de rappel contient :
La liste des justificatifs de transaction demandés par votre comptable.
La liste des documents administratifs réclamés par votre comptable.
Depuis l’e-mail, il vous suffit de cliquer sur le nom d’un justificatif demandé pour accéder à la page Pennylane vous permettant d’importer le justificatif en question. Une fois importé sur Pennylane, votre justificatif est automatiquement transmis à votre comptable et ce dernier reçoit une notification.
Répondre à une demande de justificatif ou à un commentaire
Avec Pennylane, votre cabinet comptable peut suivre vos transactions en temps réel. Si votre comptable a besoin que vous ajoutiez un justificatif à l’une de vos opérations, il peut vous adresser une demande de justificatif en un clic. Pour préciser le sens de sa demande, votre comptable peut y ajouter (ou non) un commentaire.
Pour suivre les demandes de justificatif et les commentaires de votre comptable :
Accédez au module Transactions.
Cliquez sur l’encadré Demandes comptables en haut à gauche de votre écran.
Cliquez sur la transaction qui vous intéresse.
Ajoutez un justificatif à la transaction et répondez à l’éventuel commentaire.
Répétez la manœuvre pour toutes les opérations pointées par votre comptable. Une icône en forme de message (en bout de ligne) indique la présence d’un commentaire.
Une fois que vous avez ajouté un ou plusieurs justificatifs aux transactions pointées par votre comptable, ces dernières n’apparaissent plus dans la vue filtrée intitulée Demande comptable. Elles prennent alors le statut Justifiée.
💡 En cas d’oubli de votre part, vous recevrez un rappel automatique le 1er et le 15 du mois sur l’adresse e-mail liée à votre compte Pennylane. Cet e-mail contiendra la liste des opérations pour lesquelles votre comptable attend des justificatifs.
Répondre à une demande de document administratif
Votre comptable peut utiliser le module Documents partagés (GED) pour vous demander des documents administratifs, comme des relevés bancaires ou un extrait Kbis.
💡 Les demandes de documents administratifs arrivent dans votre module Documents partagés tandis que les demandes de justificatifs arrivent dans votre module Transactions.
Pour répondre à une demande de document depuis votre espace de travail Pennylane :
Accédez à Plus > Documents partagés.
Dans la colonne de gauche, cliquez sur Documents demandés.
Dans l’onglet Demandés, cliquez sur le document à transmettre. Vous voyez la personne à l’origine de la demande, la date de la demande et la date d’échéance.
Dans le volet de droite, cliquez sur + Ajouter et sélectionnez le ou les fichiers à transmettre.
Validez en cliquant sur Transmettre au cabinet au bas du volet de droite.
Le document que vous venez de transmettre se trouve désormais dans l’onglet Transmis de vos Documents demandés. De son côté, votre comptable voit que votre document a le statut À approuver, ce qui lui permet de le valider et de le classer.
💡 En cas d’oubli de votre part, vous recevrez un rappel automatique le 1er et le 15 du mois sur l’adresse e-mail liée à votre compte Pennylane. Cet e-mail contiendra à la fois la liste des documents administratifs que votre comptable attend et celle des justificatifs de transaction que vous devez lui transmettre.
Prochaines étapes
Ajouter un commentaire sur une transaction ou une facture
En plus de répondre aux commentaires de votre comptable, vous pouvez ajouter vos propres commentaires sur vos transactions et vos documents administratifs. Vos commentaires peuvent être destinés à votre comptable comme à vos collaborateurs.
Lire l’article Commenter une facture ou une transaction
Envoyer des documents administratifs à votre comptable
Transmettez des documents administratifs à votre comptable, même si ces derniers ne sont pas liés à une transaction particulière.
Lire l’article Partager des documents avec votre comptable