⚠️ Cet article est dédié aux administrateurs en cabinet. Si vous avez un profil Comptable interne / Responsable finance, créez un dossier de travail à partir de la liste des cycles et des diligences (paramétrage manuel) ou à partir d’un dossier déjà existant depuis le module Dossier de travail de votre entreprise. Suivez cet article en gardant à l’esprit que la gestion de la révision au niveau cabinet et des droits d’accès ne vous concernent pas.
Avoir les droits nécessaires
Afin de sécuriser les modèles de dossier de travail et la bibliothèque de diligence à l’échelle du cabinet, nous avons restreint les droits des collaborateurs et collaborateurs tous dossiers.
Rôle de l’utilisateur | Niveau de droits |
Collaborateurs et collaborateurs tous dossiers | Ils sont capables de créer un dossier de travail à partir d’un modèle, sans pouvoir ajouter ou supprimer les diligences à l’intérieur. |
Administrateurs | Eux seuls disposent des droits suffisants pour créer, modifier, propager et supprimer les modèles et la bibliothèque de diligences. |
📖 Consultez une démonstration étape par étape du paramétrage de la révision au niveau de votre cabinet.
Gérer les diligences de révision
Chaque diligence est rattachée à un certain nombre de comptes et lorsque ceux-ci ne sont pas mouvementés sur la période de votre dossier de travail, les diligences sont automatiquement indiquées comme non applicables.
✍️ À tout moment, vous pouvez :
- choisir de rendre une diligence applicable ou non dans votre dossier de travail ;
- modifier le titre de la diligence, ses instructions ainsi que les comptes qui y sont rattachés.
Utiliser les diligences Pennylane Basics
Les diligences que propose Pennylane sont non modifiables et non supprimables. Pour adapter une diligence Pennylane à vos besoins, vous devez la dupliquer. Seule la copie devient modifiable.
Chaque nouvelle diligence ou mise à jour est signalée par un badge vert de nouveauté.
Cela concerne :
Les diligences que vous aviez personnalisées,
Les diligences créées depuis une page blanche.
⚠️ Le déploiement des diligences Pennylane Basics n'entraîne aucune suppression ni modification automatique de vos diligences existantes.
Créer une nouvelle diligence
Vous pouvez créer autant de diligences que vous le souhaitez pour votre cabinet. Pour cela rendez-vous dans les Paramètres du cabinet > module Révision > onglet Bibliothèque de diligences > Ajouter une diligence.
Accédez également à cette fonctionnalité depuis l’onglet Bibliothèque de diligences présent dans le module Dossier de travail, en cliquant sur + Nouveau dossier.
Choisissez un nom pour votre diligence, affectez-la à un cycle de révision et indiquez le type de feuille de travail que vous souhaitez. Cela détermine le modèle de la feuille de travail de votre diligence.
📖 Voir article Utiliser les feuilles de travail
Analytique : se présente sous forme d’une balance de revue analytique dans laquelle vous pouvez annoter les comptes et indiquer un statut de révision.
Rapprochement : vous permet de comparer les données de Pennylane avec des données extérieures.
Ratio : pour faire des calculs de ratios entre deux sélections de comptes (par exemple le taux de charges sociales).
Module : importez ou attachez un justificatif depuis le module concerné, sans quitter la diligence. Si vous souhaitez vraiment quitter la diligence, vous pourrez y revenir avec le raccourci Maj + K (Recherche Rapide) pour accéder aux dernières pages visitées en un clic.
⚠️ Lorsque vous créez une diligence avec une feuille de travail de type module, il est important d’indiquer un compte à inclure : c’est ce qui permet à l’outil de déterminer automatiquement si la diligence doit être intégrée ou non dans le dossier de travail.À télécharger : utilisez la feuille de travail proposée par votre cabinet si un modèle a été créé. A défaut, téléchargez une feuille de travail au format Excel préparée par nos soins ou importez la feuille de travail que vous avez conçue.
2. Déterminez ensuite la ou les listes de comptes concernés par votre diligence et activez les options avancées de votre choix.
3. Définissez les seuils de signification pour automatiser l’applicabilité de la diligence, en cliquant sur + Ajouter un seuil.
Choisissez le critère du seuil : Solde N, Solde N-1, Somme des débits, Somme des crédits, Mouvements hors RAN, Mouvements individuels ou Total des mouvements.
Définissez la valeur du seuil : valeur absolue (en €) ou valeur relative (en %) à une référence (chiffre d'affaires, total des actifs, total des passifs, total du bilan, total d’une classe de comptes).
✍️ Vous pouvez ajouter d'autres seuils sur la même diligence. Par exemple, un seuil sur le Solde N-1 et un autre sur le Solde N. Les seuils ne sont pas cumulatifs entre eux.
4. Pour terminer, cliquez sur Ajouter diligence, celle-ci est désormais consultable et modifiable dans votre bibliothèque.
💡Ajoutez des feuilles de travail dans la colonne Feuille de travail de la Bibliothèque des diligences pour qu’elles soient utilisées dans tous les dossiers du cabinet. Les formats acceptés sont des feuilles de calculs (XLS et XLSM), des présentations (PPT) et des documents (JPEG et PDF).
Gérer l'affichage des diligences Pennylane
Masquer une diligence la rend non applicable par défaut dans tous les futurs dossiers de travail.
Survolez la diligence concernée.
Cliquez sur l'icône œil pour la masquer ou la ré-afficher pour la rendre disponible.
Définir les conditions des diligences
Définissez les conditions au niveau de chaque diligence, et non lors de la création du dossier de travail.
Les conditions automatiques
Les conditions automatiques reposent sur des informations connues par Pennylane, par exemple : la forme juridique, le régime fiscal…
Chaque diligence peut cumuler jusqu'à 5 critères automatiques.
✍️ Les conditions automatiques s'appliquent sans aucune action de votre part.
Les conditions manuelles
Les conditions manuelles prennent la forme de questions qui sont posées au moment de la création du dossier de travail pour affecter ou non une diligence.
Exemple : Y a-t-il eu un contrôle URSSAF au cours de l'exercice ?
Les questions sont réutilisables et la diligence devient applicable selon la réponse donnée.
Il est possible de créer au maximum 10 conditions manuelles sur une diligence.
Les conditions par défaut
Il existe trois conditions applicables par défaut :
Masquée pour tous les dossiers
Toujours considérée comme applicable (peu importe les conditions qui suivent)
Toujours marquée comme prioritaire (permet d’afficher un indicateur de priorité sur la diligence au niveau du dossier de travail).
Créer un dossier de travail avec des conditions
Lors de la création d'un dossier de travail, Pennylane applique les conditions existantes.
Pennylane identifie automatiquement les critères automatiques du dossier.
Seules les diligences correspondant à ces critères sont retenues.
Pennylane affiche ensuite les conditions manuelles pertinentes, sous forme de questionnaire.
Les diligences finales sont ajoutées selon vos réponses.
Au moment de la création du dossier de travail, vous pouvez désactiver les conditions automatiques.
✍️ Si vous ne répondez pas à une condition manuelle, cela a pour effet d’ignorer la condition et de rendre la diligence applicable.
Lorsque le dossier de travail est créé, et que pour n’importe quelle raison une diligence ne semble pas cohérente (feuille de travail, nom, description, compte lié), modifiez-la depuis le dossier de travail en cours. Cette modification s’appliquera uniquement au dossier de travail en question.
Modifier ou supprimer une diligence
Depuis l’onglet Bibliothèque de diligences, consultez l’ensemble des diligences existantes et modifiez ou supprimez-les selon vos besoins.
La colonne Comptes inclus vous permet de visualiser en un coup d’œil les comptes rattachés aux diligences. Pour les modifier entrez dans la diligence en cliquant sur la ligne de votre choix et mettez à jour votre sélection.
💡 Pendant la modification, un aperçu situé à droite de l’écran vous permet de visualiser en temps réel les changements apportés à la diligence.
Les diligences existant par défaut dans Pennylane peuvent également être modifiées.
Supprimez une diligence en cliquant sur la poubelle rouge qui apparaît en bout de ligne au passage de la souris, puis confirmez votre choix.
⚠️ La suppression ou la modification d’une diligence depuis la bibliothèque s’applique à l’ensemble du cabinet. Toute suppression est définitive.
Utiliser les modèles de dossier de travail
La création d’un modèle de dossier de travail est essentielle pour votre cabinet. Tous les dossiers de travail que les collaborateurs vont créer à partir de votre modèle reprendront les diligences et les seuils de signification que vous avez définis.
Créer un modèle de dossier de travail
Dans les Paramètres du cabinet, dans le module Révision, l'onglet Modèles de dossier vous permet de visualiser en un coup d'œil l'ensemble des modèles existants pour le cabinet et d'en créer de nouveaux.
Cliquez sur Créer un nouveau modèle
Dans le bandeau gris, sélectionnez la base de création de votre modèle de dossier :
◦ Paramétrage manuel : Choisissez dans la liste les cycles et les diligences applicables.
◦ À partir d’un modèle : Créez votre modèle de dossier de travail à partir d’un modèle déjà créé puis personnalisez-le. ◦ À partir d’un dossier : Sélectionnez un dossier déjà créé pour le définir comme modèle. Vous pourrez le modifier à votre guise ensuite.
Indiquez un titre et une description de votre modèle : votre dossier de travail sera disponible pour tous les dossiers du cabinet, choisissez un titre explicite qui permette à vos collaborateurs de faire le bon choix.
Sélectionnez les cycles et les diligences applicables. Chaque diligence est liée à au moins un compte. Si les comptes liés ne sont pas utilisés dans le dossier de travail, la diligence devient non-applicable. Il est donc possible d'utiliser un modèle et de voir les diligences retenues dans le modèle affichées en non applicables (c'est par exemple souvent le cas des stocks).
✍️ Lors de la création de chaque dossier de travail, des diligences seront marquées automatiquement comme non applicables en fonction des mouvements des comptes concernés et des seuils.
Définissez des seuils de signification pour automatiser l’applicabilité des diligences. Pour cela, cliquez sur Ajouter un seuil. Puis, déterminez la nature et la valeur du seuil.
✍️ Vous pouvez ajouter plusieurs seuils sur le modèle de dossier de travail. Les seuils ne sont pas cumulatifs entre eux.
6. Cliquez sur Sauvegarder.
Votre modèle est prêt à être utilisé sur l'ensemble des dossiers de votre cabinet. Vous pouvez par exemple créer des modèles par secteur d'activité, par structure juridique, par fréquence de révision, etc.
Créer un dossier de travail à partir d'un modèle
⚠️ Tous les utilisateurs du cabinet ont les droits pour créer, utiliser, modifier ou supprimer un dossier de travail à tout moment.
Il y a deux moyens pour créer un dossier de travail sur un modèle existant :
Depuis l'onglet Modèles, cliquez sur le bouton Créer un dossier du modèle qui convient, puis remplissez les informations habituelles.
N'importe où dans le module Dossier de travail, cliquez sur le bouton + Nouveau dossier en haut à droite de votre écran. Renseignez les informations du dossier, puis choisissez le modèle qui s'applique dans le menu déroulant proposé dans les options avancées.
Le dossier de travail ainsi créé inclut toutes les diligences indiquées comme applicables dans le modèle. Vous pouvez ajouter ou retirer des diligences dans ce dossier de travail à tout moment pour personnaliser votre révision. Lorsque votre dossier comporte des spécificités, créez un nouveau modèle de dossier de travail avec des seuils de signification et des diligences adaptées.
Tous les utilisateurs peuvent ajuster les seuils lors de la création d'un dossier de travail, en fonction de leur connaissance du dossier client. Les seuils sont alors évalués automatiquement :
Si tous les postes sont en dessous du seuil, la diligence est marquée non applicable.
Si au moins un poste atteint ou dépasse le seuil, la diligence est applicable et seuls les postes concernés sont à réviser manuellement.
📖 Voir notre article Utiliser le dossier de travail
Comprendre l’application des seuils
Le seuil le plus spécifique l’emporte
Un seuil défini sur un ou plusieurs postes comptables précis l’emporte sur tous les seuils génériques du même type, quel que soit l’endroit où le seuil précis a été défini. À la création d’un dossier de travail, vous pouvez par exemple ajouter un seuil ciblant un compte précis pour neutraliser un seuil plus large éventuellement défini au niveau de la bibliothèque de diligences.
Le plus restrictif l’emporte quand deux seuils sont comparables
Si deux seuils du même type couvrent les mêmes postes et s’expriment de la même manière — tous deux en montant absolu, ou tous deux en pourcentage du même agrégat —, alors Pennylane retient le seuil le plus bas, où qu’il ait été défini. En revanche, si un seuil est exprimé en montant absolu et l’autre en pourcentage, la comparaison n’a plus de sens et Pennylane retient alors le seuil défini le plus haut dans la hiérarchie (bibliothèque > modèle > dossier de travail).
Modifier ou supprimer un modèle
Pour modifier votre modèle de dossier de travail, rendez-vous dans l'onglet Modèles et cliquez sur les trois petits points en haut à gauche de la carte qui correspond à votre modèle, cliquez sur Modifier ce modèle, apportez vos modifications et sauvegardez-les.
Pour le supprimer, cliquez également sur les trois points et cliquez sur Supprimer ce modèle, puis confirmez la suppression.
⚠️ Si vous n'êtes pas l'auteur de ce modèle, assurez-vous en interne que vous êtes autorisé à apporter des modifications. Toute suppression est irréversible.
Lorsque vous modifiez ou supprimez un modèle de dossier de travail, cela n’a aucun impact sur les dossiers de travail créé précédemment avec le modèle en question.
Propager les diligences ou les modèles à d’autres cabinets
Les cabinets disposant de plusieurs bureaux peuvent propager l’ensemble des diligences ou des modèles créés dans un bureau à tout ou partie de leurs autres bureaux.
⚠️ Cette action va écraser toutes les diligences et tous les modèles de dossier de travail dans les bureaux visés par la propagation.
La diffusion n’est possible que vers les bureaux auxquels vous avez accès : pour une diffusion globale, vous devez être administrateur de l’ensemble des bureaux.
Depuis l’onglet Bibliothèque de diligences ou Modèles, cliquez sur le bouton Répliquer ces paramètres en haut à droite.
Dans l’écran Propager la configuration de la révision, sélectionnez un ou plusieurs cabinets de destination ou cochez Tout sélectionner.
⚠️ Seuls les cabinets dont vous êtes administrateur s’affichent dans la liste.
Dans Confirmations nécessaires, cochez les deux cases : vous indiquez avoir compris que les diligences/modèles des bureaux de destinations seront intégralement remplacés par ceux de départ.
Cliquez sur Propager.
Les bureaux de destination disposent maintenant de la même liste de diligences et des mêmes modèles que le bureau de départ.