⚠️ Cet article est dédié aux administrateurs en cabinet. Si vous avez un profil Comptable interne / Responsable finance, créez un guide de révision à partir de la liste des cycles et des diligences (paramétrage manuel) ou à partir d’un guide déjà existant depuis le module Guide de révision de votre entreprise. Suivez cet article en gardant à l’esprit que la gestion de la révision au niveau cabinet et des droits d’accès ne vous concernent pas.
Avoir les droits nécessaires
Afin de sécuriser les modèles de guide de révision et la bibliothèque de diligence à l’échelle du cabinet, nous avons restreint les droits des collaborateurs et collaborateurs tous dossiers.
Rôle de l’utilisateur | Niveau de droits |
Collaborateurs et collaborateurs tous dossiers | Ils sont capables de créer un guide de révision dans leurs dossiers à partir du modèle de guide, sans pouvoir ajouter ou supprimer les diligences à l’intérieur. |
Administrateurs | Eux seuls disposent des droits suffisants pour créer, modifier, supprimer les modèles de guide et la bibliothèque de diligences. ⚠️ La moindre modification de modèle de guide ou de la bibliothèque de diligence impacte l’ensemble des dossiers du cabinet. |
📖 Consultez une démonstration étape par étape du paramétrage de la révision au niveau de votre cabinet.
Gérer les diligences de révision
Chaque diligence est rattachée à un certain nombre de comptes et lorsque ceux-ci ne sont pas mouvementés sur la période de votre guide, les diligences sont automatiquement indiquées comme non applicables.
À tout moment vous pouvez choisir de rendre une diligence applicable ou non dans votre guide de révision.
Créer une nouvelle diligence
Vous pouvez créer autant de diligences que vous le souhaitez pour votre cabinet. Pour cela rendez-vous dans les Paramètres du cabinet > module Révision > onglet Bibliothèque de diligences > Ajouter une diligence.
Accédez également à cette fonctionnalité depuis l’onglet Bibliothèque de diligences présent dans le module Guides de révision, en cliquant sur + Nouveau guide.
Choisissez un nom pour votre diligence, affectez-la à un cycle de révision et indiquez le type de contrôle que vous souhaitez. Cela détermine le modèle de la feuille de travail de votre diligence.
📖 Voir article Utiliser les feuilles de travail dans le guide de révision
Analytique : se présente sous forme d’une balance de revue analytique dans laquelle vous pouvez annoter les comptes et indiquer un statut de révision.
Rapprochement : vous permet de comparer les données de Pennylane avec des données extérieures.
Ratio : pour faire des calculs de ratios entre deux sélections de comptes (par exemple le taux de charges sociales)
Justificatif : importez un modèle de justificatif qui vous permettra de valider les contrôles de cette diligence (contrats, baux, relevé Urssaf, etc..)
Déterminez ensuite la ou les listes de comptes concernés par votre diligence et activez les options avancées de votre choix.
Pour terminer, cliquez sur Ajouter diligence, celle-ci est désormais consultable et modifiable dans votre bibliothèque.
💡Ajoutez des feuilles de travail dans la colonne Feuille de travail de la Bibliothèque des diligences pour qu’elles soient utilisées dans tous les dossiers du cabinet. Les formats acceptés sont des feuilles de calculs (XLS et XLSM), des présentations (PPT) et des documents (JPEG et PDF).
Modifier ou supprimer une diligence
Depuis l’onglet Bibliothèque de diligences, consultez l’ensemble des diligences existantes et modifiez ou supprimez-les selon vos besoins.
La colonne Comptes inclus vous permet de visualiser en un coup d’œil les comptes rattachés aux diligences. Pour les modifier entrez dans la diligence en cliquant sur la ligne de votre choix et mettez à jour votre sélection.
Les diligences existant par défaut dans Pennylane peuvent également être modifiées.
Supprimez une diligence en cliquant sur la poubelle rouge qui apparaît en bout de ligne au passage de la souris, puis confirmez votre choix.
⚠️ La suppression ou la modification d’une diligence depuis la bibliothèque s’applique à l’ensemble du cabinet. Toute suppression est définitive.
Utiliser les modèles de guide de révision
La création d’un modèle de guide de révision est essentielle pour votre cabinet. Tous les guides que les collaborateurs vont créer à partir de votre modèle reprendront les diligences et les seuils de signification que vous avez définis.
Créer un modèle de guide de révision
Dans les Paramètres du cabinet, dans le module Révision, l'onglet Modèles de guide vous permet de visualiser en un coup d'œil l'ensemble des modèles existants pour le cabinet et d'en créer de nouveaux.
Cliquez sur Créer un nouveau modèle
Dans le bandeau gris, sélectionnez la base de création de votre modèle de guide :
Paramétrage manuel : Choisissez dans la liste les cycles et les diligences applicables.
À partir d’un modèle : Créez votre modèle de guide à partir d’un modèle déjà créé puis personnalisez-le.
À partir d’un guide : Sélectionnez un guide déjà créé de vos dossiers pour le définir comme modèle. Vous pourrez le modifier à votre guise ensuite.
Indiquez un titre et une description de votre modèle : votre guide sera disponible pour tous les dossiers du cabinet, choisissez un titre explicite qui permette à vos collaborateurs de faire le bon choix.
Définissez des seuils de signification pour déterminer à partir de quel montant les diligences que vous allez créer s’appliquent. Il convient de retenir le type de seuil de signification le plus pertinent parmi le solde des comptes, les mouvements individuels ou les mouvements cumulés :
Solde minimum : Les comptes ayant un solde inférieur (et n’étant concernés par aucun des autres seuils) seront considérés comme non significatifs et ne seront pas pris lors de la sélection des diligences applicables.
Mouvements individuels : Les comptes n’ayant aucun mouvement d’un montant supérieur à celui indiqué (et n’étant concerné par aucun des autres seuils) seront considérés comme non significatifs et ne seront pas pris en compte lors de la sélection des diligences applicables.
Mouvements cumulés : Les comptes dont le cumul des mouvements serait inférieur à celui indiqué (et n’étant concerné par aucun des autres seuils) seront considérés comme non significatifs et ne seront pas pris en compte lors de la sélection des diligences applicables.
⚠️ Les conditions des seuils sont cumulatives, c’est-à-dire que les trois seuils s’appliquent en même temps pour les diligences concernées. À titre d’exemple, il n’est pas possible d’indiquer que seul le seuil de solde minimum s’applique alors que les deux autres seuils (mouvements individuels et mouvements cumulés) ont été définis.
À présent, choisissez les diligences à créer. Chaque diligence est liée à au moins un compte. Si les comptes liés ne sont pas utilisés dans le dossier, la diligence devient "non applicable". Il est donc possible d'utiliser un modèle et de voir les diligences retenues dans le modèle affichées en non applicables (c'est par exemple souvent le cas des stocks).
Cliquez sur Créez le modèle.
Votre modèle est prêt à être utilisé sur l'ensemble des dossiers de votre cabinet. Vous pouvez par exemple créer des modèles par secteur d'activité, par structure juridique, par fréquence de révision, etc.
Créer un guide de révision à partir d'un modèle
⚠️ Tous les utilisateurs du cabinet ont les droits pour créer, utiliser, modifier ou supprimer un guide à tout moment.
Il y a deux moyens pour créer un guide de révision sur un modèle existant :
Depuis l'onglet Modèles, cliquez sur le bouton Créer un guide du modèle qui convient, puis remplissez les informations habituelles.
N'importe où dans le module Guides de Révision, cliquez sur le bouton + Nouveau guide en haut à droite de votre écran. Renseignez les informations du guide, puis choisissez le modèle qui s'applique dans le menu déroulant proposé dans les options avancées.
Le guide ainsi créé inclut toutes les diligences indiquées comme applicables dans le modèle. Vous pouvez ajouter ou retirer des diligences dans ce guide à tout moment pour personnaliser votre révision. Lorsque votre dossier comporte des spécificités, créez un nouveau modèle de guide avec des seuils de signification et des diligences adaptées.
📖 Voir notre article Utiliser le guide de révision par cycles
Modifier ou supprimer un modèle
Pour modifier votre modèle de guide, rendez-vous dans l'onglet Modèles et cliquez sur les trois petits points en haut à gauche de la carte qui correspond à votre modèle, cliquez sur Modifier ce modèle, apportez vos modifications et sauvegardez-les.
Pour le supprimer, cliquez également sur les trois points et cliquez sur Supprimer ce modèle, puis confirmez la suppression.
⚠️ Si vous n'êtes pas l'auteur de ce guide, assurez-vous en interne que vous êtes autorisé à apporter des modifications ou supprimer le guide. Toute suppression est irréversible.
Lorsque vous modifiez ou supprimez un modèle de guide de révision, cela n’a aucun impact sur les guides créé précédemment avec le modèle en question.