Une fois la configuration de votre éditeur de factures terminée, la numérotation des documents que vous créez dans Pennylane se fait automatiquement en tenant compte de vos variables.
Vous pouvez définir une numérotation différente pour chaque type de document que vous éditez — factures, devis, bons de commande et ainsi de suite. Et vous avez la possibilité de réinitialiser votre compteur en début d’année fiscale ou d’exercice.
Ce que prévoit la loi
En France, l’édition de factures est encadrée par des règles. Les numéros que vous attribuez à vos factures ainsi qu’à vos autres pièces comptables doivent respecter les trois principes suivants :
Unicité. Chaque numéro doit être unique. Deux factures différentes ne peuvent pas porter le numéro 23.
Chronologie. Vos numéros doivent se suivre chronologiquement. Si vous créez deux factures à la suite, la première doit porter un numéro inférieur à la seconde — la facture 22 doit précéder la facture 23.
Continuité. La suite formée par vos numéros ne doit pas contenir de trou ou de discontinuité. Si vous venez de créer votre facture numéro 3, la suivante doit porter le numéro 4, et pas 18 ou 42.
Ces trois principes autorisent une certaine flexibilité. Vous pouvez par exemple remettre votre compteur de numérotation à zéro chaque année, ou au début de chaque exercice, à condition d’ajouter des variables temporelles à votre système de numérotation. En 2026, votre première facture sera FA-2026-1 et vous passerez sur FA-2027-1 début 2027. Cet aménagement est possible dans Pennylane.
Numéroter des documents Pennylane
Pour modifier votre numérotation, accédez à Paramètres entreprises > Facturations clients > Documents et modèlespuis cliquez sur le document dont vous souhaitez changer la numérotation.
Pennylane vous permet de créer des numérotations pour les documents suivants :
Factures ordinaires (et avoirs)
Proformas
Devis
Bons de commande
Bons de livraison
Vous pouvez créer une numérotation propre à chaque document. Par exemple, F-(annee)-XYZ pour vos factures et BC-(annee)-(mois)-XYZ pour vos bons de commande.
💡 Il est possible que les factures que vous importez dans Pennylane suivent une numérotation différente de la vôtre. Rien de grave à cela. L’obligation de cohérence ne porte que sur les factures que vous créez de votre côté.
Éléments de numérotation (préfixe et numéro)
La numérotation des documents créés dans Pennylane se construit à partir de l’assemblage des deux éléments suivants :
Un préfixe d’identification. Ce préfixe ne contient pas votre numéro de facture, mais il contient des éléments vous permettant d’identifier vos factures, comme une lettre initial (
Fpour factures admettons) ainsi que l’année, le mois, voir le jour d’émission de la facture. Vous pouvez personnaliser ce champ en sélectionnant les lettres et les variables temporelles qui le composent.Un numéro de progression. Cet élément correspond à votre numéro de facture. C’est ce qui sort de notre compteur de factures. Vous ne pouvez pas éditer ce champ en cours d’année ou d’exercice. Il est incrémenté automatiquement par Pennylane à chaque fois que vous finalisez une nouvelle facture.
💡 Votre préfixe doit contenir au moins une variable, comme (annee). La présence d’une lettre n’est pas obligatoire, mais nous vous conseillons d’en ajouter une malgré tout.
Utiliser des variables temporelles dans le préfixe
Si vous souhaitez remettre votre numérotation à zéro en début d’année fiscale ou d’exercice, vous pouvez introduire des variables temporelles dans votre préfixe d’identification.
Pennylane vous propose trois variables temporelles :
(annee): variable qui sera remplacée par l’année en cours.(mois): variable qui sera remplacée par le mois en cours.(jour): variable qui sera remplacée par le numéro du jour.
💡 Si votre année fiscale correspond à l’année civile, la variable (annee) est obligatoire dans votre préfixe. Et si votre année fiscale ne correspond pas exactement à l’année civile, les variables (annee) et (mois) doivent figurer dans votre préfixe.
Exemples de noms de fichiers produits à l’aide de variables
Voici quelques exemples de noms générés par Pennylane pour un document qui aurait été finalisé le 27 octobre 2024 et qui serait le quarantième de sa série. Nous n’indiquons que le préfixe dans ce qui suit — le numéro de suivi étant automatique « soudé » à la fin du préfixe. Notez l’influence des parenthèses : tout ce qui n’est pas entre parenthèses dans votre préfixe sera considéré comme du texte brut et ne sera pas incrémenté automatiquement.
F-(annee)-(mois)-(jour)-donneraF-2024-10-27-40.D-(annee)-(mois)-donneraD-2024-10-40.BC(annee)(mois)-donneraBC202410-40.F-2024-(sans parenthèses) donnera toujoursF-2024-40, même pour une facture finalisée en 2025 ou 2026. Ici,2024est considéré comme du texte.
Remettre un compteur à zéro
Voici ce qui se passe en début d’année fiscale ou d’exercice :
Si vos préfixes contiennent des variables temporelles, le contenu de celles-ci est mis à jour. Par exemple, le préfixe
F-(annee)vous donnaitF-2024en 2024 et il va se mettre à vous donnerF-2025début 2025. Vous n’avez rien à faire pour que vos variables se mettent à jour.Si vous avez créé des documents au cours de l’année ou de l’exercice précédents, votre compteur affiche un nombre supérieur à 1. À partir de là, vous pouvez remettre votre compteur de numérotation à zéro, à condition de le faire avant de créer votre premier document de l’année (ou de l’exercice). Cette remise à zéro n’est pas automatique. Si vous ne faites rien, votre compteur ne repart pas de zéro.
💡 Si votre exercice fiscal ne correspond pas à l’année civile, nous nous basons sur les dates de vos exercices pour déterminer la date à partir de laquelle vous pouvez remettre votre compteur à zéro. Pour modifier les dates de vos exercices, accédez à Paramètres entreprise > Informations entreprise > Tenue comptable > Exercices comptables.
Pour remettre votre compteur à zéro en début d’année fiscale ou d’exercice :
Accédez à Paramètres entreprises > Facturations clients > Documents.
Cliquez sur le document dont vous souhaitez réinitialiser le compteur.
Vérifiez que vous avez bien ajouté la variable
(annee)dans votre préfixe (au moins).Dans le champ Numéro de séquence, saisissez
1.Cliquez sur Valider.
Le numéro 1 sera accolé à votre préfixe lorsque vous finaliserez votre premier document de l’année (ou de l’exercice). Exemple : si votre préfixe de facture est F-(annee)- vous avez peut-être fini 2024 à F-2024-528. En 2025, une fois votre compteur remis à zéro, votre première facture aura pour titre F-2025-1.
Cas particulier des avoirs
Dans Pennylane, les avoirs sont considérés comme une forme particulière de facture. Ils suivent donc la numérotation de vos factures. Exemple : admettons que votre dernière facture en date s’intitule F-2025-36, si vous créez un avoir à la suite de cette facture, votre avoir aura pour titre F-2025-37. Et si vous créez une autre facture après ça, elle aura pour titre F-2025-38.
Conseils en cas de problèmes
Parcourez les réponses aux questions qui nous sont fréquemment posées sur la facturation (FAQ).
Dates d’édition passées et futures
Quand vous créez une facture avec l’éditeur Pennylane :
Vous ne pouvez pas lui attribuer une date antérieure à celle de la dernière facture créée. Cela reviendrait à casser la continuité chronologique de vos factures, ce qui est interdit.
Vous ne pouvez pas non plus lui attribuer une date d’émission postérieure à la date du jour — sauf si vous travaillez sur un brouillon.
Exemple : votre dernière facture émise remonte au 2 janvier. Nous sommes le 18 février. La date d’émission de votre dernière facture doit être comprise entre le 2 janvier inclus (date de la dernière facture) et le 18 février inclus (date du jour).
Manipulations à éviter
Nous vous recommandons d’éviter les manipulations suivantes :
Antidater ou postdater une facture.
Créer un saut dans la numérotation de vos factures.
Utiliser exactement le même numéro pour deux factures.