Dank der analytischen Kategorisierung bietet Pennylane einen 360° Einblick in die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Sie können Ihre Transaktionen oder Rechnungen nach verschiedenen Kategorien kategorisieren, die Sie individuell anpassen.

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Kategorien erstellen und bearbeiten

Sie können die analytische Kategorisierung mit den standardmäßig in Pennylane erstellten Kategorien in dem Bereich Aufwands- / Einnahmensarten verwenden. Dies sind grundlegende Kategorien, wie Einnahmen, Bankgebühren, Gehälter usw.

Kategorien erstellen

Sie können zusätzliche Kategorien im Modul Analytische Familien unter Einstellungen erstellen:

Klicken Sie auf die Schaltfläche + Eine Kategorie hinzufügen.
Geben Sie den Namen der neuen Kategorie ein.
Wenn es sich um ein Ein- und Auszahlungen handelt, geben Sie den Typ an (Aufwand oder Einnahmen).
(Optional) Geben Sie einen analytischen Code ein.
Klicken Sie auf Eine Kategorie hinzufügen, um diese neue Kategorie zu speichern.

Kategorie bearbeiten

Um eine Kategorie zu bearbeiten, klicken Sie auf den Stift, der angezeigt wird, wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren.

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, Änderungen an Ihrer Kategorie vorzunehmen:

Namen oder Typ ändern
Einen analytischen Code hinzufügen
Wählen Sie aus, ob diese Kategorie vor Mitarbeitern ausgeblendet werden soll (Benutzern, denen diese Rolle zugewiesen ist)

Kategorie archivieren

Sie können Kategorien archivieren, um sie auszublenden, ohne den Verlauf der damit verbundenen Daten zu verlieren. Dies hat keine Auswirkungen auf Ihre analytischen Berichte.

So gehen Sie vor:

Klicken Sie auf den Stift, der erscheint, wenn Sie die Maus über die entsprechende Kategorie bewegen.
Wählen Sie Archivieren.
Bestätigen Sie, dass Sie diese Kategorie archivieren möchten.

💡 Die Archivierung ist nützlich für temporäre Kategorien (ein Projekt, eine Baustelle), die Sie nicht mehr anzeigen möchten, deren Verlauf Sie beibehalten wollen. Sie können sie bei Bedarf jederzeit wiederherstellen.

Kategorie löschen

Löschen Sie eine Kategorie, indem Sie auf den Papierkorb neben dem Stift klicken. Diese Aktion ist unwiderruflich und erfordert eine doppelte Bestätigung. Alle Transaktionen und Rechnungen, die mit dieser Kategorie verbunden sind, verlieren ihre Kategorisierung.

Kategorien gesammelt bearbeiten

Wenn Sie viele Kategorien aktualisieren müssen, können Sie mehrere Kategorien gleichzeitig ändern:

Markieren Sie die entsprechenden Kategorien.
In dem erscheinenden Banner können Sie:

die Mitarbeiteransicht ändern.
einen Typ anwenden (Einnahme oder Aufwand).
die Kategorien archivieren.
die Kategorie löschen. Diese Aktion erfordert eine doppelte Bestätigung und ist unwiderruflich.

Kategorien importieren und exportieren

Haben Sie bereits ein bestehendes Kategorisierungssystem? Sie können Ihre Kategorien und Bereiche importieren.

Auf der Seite Unternehmenseinstellungen > Analytische Bereich können Sie auch Ihre Analysestruktur exportieren. Um Ihre Kategorien zu exportieren:

Gehen Sie zum entsprechenden analytischen Bereich.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Exportieren.
Wenn die Meldung Export verfügbar erscheint, klicken Sie auf Export herunterladen.
Ihr Kategorieexport wird dann im xlsx-Format auf Ihr Gerät heruntergeladen.

Transaktionen kategorisieren

Kategorisieren einer Banktransaktion

Gehen Sie in Pennylane zum Modul Transaktionen.
Suchen Sie die Zeile der Transaktion, die Sie kategorisieren möchten.
Bewegen Sie Ihren Cursor über dieselbe Zeile, bis sie sich unter der Spalte Kategorien befinden.
Klicken Sie auf das +, das erscheint.
Suchen Sie dann nach der gewünschten Kategorie oder den gewünschten Kategorien, indem Sie den Namen in das Suchfeld eingeben, und klicken Sie anschließend auf Auswahl bestätigen.

Finden Sie nicht, wonach Sie suchen? Erstellen Sie direkt eine neue Kategorie, indem Sie ihren Namen eingeben und dann auf Erstellen klicken. Sie müssen lediglich den Bereich und den Typ auswählen.

✍️ Wenn Sie bei der Zuordnung einen Fehler gemacht haben, löschen Sie sie einfach, indem Sie auf das Kreuz neben der Kategorie klicken.

💡 Sie können eine Kategorie auch über das Seitenfeld hinzufügen.

Mehrere Banktransaktionen kategorisieren

In diesem Tab finden Sie ein Diagramm zur Analyse Ihrer verschiedenen Aufwand- und Einnahmenkategorien.

Wenn Sie auf dem Bildschirm nach unten scrollen, finden Sie eine Analysetabelle Ihrer Transaktionen basierend auf ihren Kategorien. Diese Tabelle kann zur Analyse im Excel-Format exportiert werden.

Rechnungen kategorisieren

Ebenso können Sie Ihre Rechnungen kategorisieren:

Gehen Sie zum Modul Einkäufe oder Verkäufe.
Suchen Sie die Rechnung, die Sie kategorisieren möchten.
Bewegen Sie Ihren Cursor über dieselbe Zeile, bis sie sich unter der Spalte Kategorien befinden.
Klicken Sie auf das erscheinende +.
Suchen Sie dann die gewünschte Kategorie, indem Sie den Namen in das Suchfeld eingeben, und klicken Sie dann auf Auswahl bestätigen.

Können Sie nicht finden, wonach Sie suchen? Erstellen Sie direkt eine neue Kategorie, indem Sie ihren Namen eingeben und dann auf erstellen klicken. Alles, was Sie tun müssen, ist den Bereich und den Typ auszuwählen.

Wenn Sie bei der Zuordnung einen Fehler gemacht haben, löschen Sie sie einfach, indem Sie auf das Kreuz neben der Kategorie klicken.

⚠️ Die Kategorie, die einer Transaktion zugewiesen ist, wird automatisch auf die damit abgeglichenen Rechnungen übertragen.

Beispiel: Sie weisen einer Transaktion die Kategorie Ausstattung zu und stimmen diese Transaktion dann mit ihrer Rechnung ab. Die Rechnung übernimmt automatisch die analytische Kategorie dieser Transaktion und wird somit dem Bereich Ausstattung zugeordnet.

Beachten Sie, dass dieser automatische Übertrag nicht funktioniert, wenn die Transaktion mit mehreren Rechnungen abgeglichen wird. Wenn die Transaktion und die Rechnung zuvor kategorisiert wurden, ändert der Abgleich nichts an der von Ihnen vorgenommenen Zuordnung.

Kategoriegewichtung ändern

Wenn Sie derselben Transaktion (oder Rechnung) mehrere Kategorien zuweisen, können Sie mit Pennylane deren Gewichtung bestimmen.

Klicken Sie weiterhin im Modul Transaktionen (oder Einkäufe/Verkäufe) in Pennylane auf die gewählte Transaktion (oder Rechnung) (außerhalb des +).
Auf der rechten Seite erscheint ein Bedienfeld. Fügen Sie im Abschnitt
Analytische Achsen die Zuordnungskategorien für Ihre Transaktion hinzu, falls dies noch nicht erfolgt ist. Wenn Sie in diesem Schritt mehr als eine Kategorie hinzufügen, wird das Analysefenster automatisch angezeigt.

💡 Sie können diese Kategorisierung automatisieren, indem Sie in diesem Abschnitt auf Kategorisierungsregeln erstellen klicken. Diese Regeln können für Transaktionen, aber auch für Einkauf- oder Verkaufsrechnungen gelten, um analytische Buchungen automatisch nach definierten Kriterien zu verteilen.

⚠️ Wenn die Gewichtung nicht angepasst wird, werden Kategorien automatisch zu gleichen Teilen verteilt (z. B. 50%/50% für zwei Kategorien).

3. Verschieben Sie den Gewichtungsregler, um die Zuordnung zu ändern. Sie können auch direkt den gewünschten Prozentsatz (%) oder Betrag (€) in die Felder für jede Kategorie eingeben.

Haben Sie es bemerkt? Sie können hier auch analytische Kategorien hinzufügen.

Wenn Sie mehrere Kategorien aus unterschiedlichen Bereichen zuordnen möchten, müssen Sie 100 % jeder zugehörigen Bereiche kategorisieren.

Kategoriefilter verwenden

Filtern Sie Ihre Transaktionen und Rechnungen nach den ihnen zugewiesenen Kategorien:

Klicken Sie in Ihrem Modul Transaktionen oder Einkäufe auf den Filter Kategorien.
Wählen Sie die Kategorien aus, die angezeigt werden sollen. Wenn sie nicht angezeigt werden, geben Sie ihre Namen in die Suchleiste des Filters ein.
Wählen Sie Schnittmenge (und) (mehrere Kategorien sind einer einzelnen Transaktion zugewiesen) oder Verknüpfungen (oder) (pro Transaktion wird eine einzelne Kategorie zugewiesen).
Klicken Sie auf Anwenden.
Fertig! Sie können alle Transaktionen oder Rechnungen sehen, die einer und/oder mehreren bestimmten Kategorien zugewiesen sind.

💡 Filter ermöglichen es Ihnen außerdem, nicht kategorisierte Rechnungen und Transaktionen schnell zu identifizieren (und ersparen Ihnen, regelmäßig von Ihrem Steuerberater daran erinnert zu werden).

Kategorisierung an Mitarbeiter delegieren

Mitarbeiterprofile haben die Möglichkeit, analytische Kategorien ihren eigenen Ausgaben zuweisen: Spesenabrechnungen, Kaufanfragen usw... Dies ermöglicht es Ihnen, die Arbeitsbelastung zu verteilen und gleichzeitig die vollständige analytische Transparenz zu gewährleisten.

Sichtbare Kategorien für Mitarbeiter konfigurieren

Sie können entscheiden, bestimmte sensible oder irrelevante Kategorien vor Ihren Mitarbeitern auszublenden. Um eine Kategorie auszublenden:

Gehen Sie zu Einstellungen > Kostenstellen.
Für jede Kategorie können Sie wählen, ob die Option Fûr Mitarbeiter ausblenden aktiviert werden soll oder nicht.
Speichern Sie Ihre Änderungen mit dem ✅-Symbol.

Nur nicht ausgeblendete Kategorien sind für Mitarbeiter zugänglich, wenn sie Elemente kategorisieren.

⚠️ Ausgeblendete Kategorien bleiben auf Elementen sichtbar, die bereits von Mitarbeitern kategorisiert wurden. Sie können jedoch nicht mehr für neue Kategorisierungen ausgewählt werden.

Kategorisierung durch Mitarbeiter nachverfolgen

Gehen Sie zum Modul Transaktionen, Einkäufe oder Verkäufe.
Verwenden Sie den Filter Kategorien und anschließend geändert von, um Elemente zu sehen, die von Ihren verschiedenen Teams kategorisiert wurden.
Sie können die angewendeten Kategorien und Gewichtungen bei Bedarf überprüfen und anpassen.

💡Wenn Sie Ihren Mitarbeitern erlauben, zu kategorisieren, bedeutet das nicht, dass Sie die Kontrolle verlieren.

Kategorisierung auf Buchungssatzebene

⚠️ Diese Funktion ist nur für Benutzer des internen Kontenplans verfügbar. Wenn dies bei Ihnen nicht der Fall ist, wenden Sie sich an Ihren Steuerberater, um diese Kategorisierung einzurichten.

In Pennylane haben Sie die Möglichkeit, Kategorien nicht nur auf Dokumentenebene, sondern auch direkt auf Buchungszeilen anzuwenden (z. B. im Hauptbuch oder in der Saldenliste).

Dies ermöglicht Ihnen eine feinere finanzielle Analyse, indem Sie jeder Buchungszeile spezifische Kategorien zuordnen. Rufen Sie dazu die gewünschte Buchungszeile in Ihrem Buchhaltungsmodul auf und weisen Sie ihr eine oder mehrere Kategorien zu.

⚠️ Die Kategorisierung auf Dokumentenebene und die Kategorisierung auf Zeilenebene sind zwei unterschiedliche Vorgänge:

Die Kategorisierung auf Dokumentenebene erfolgt im Seitenbereich der Transaktion oder der Rechnung. Dabei wenden Sie Kategorien auf das gesamte Dokument an.
Die Kategorisierung auf Zeilenebene erfolgt im Hauptbuch und ermöglicht eine feinere Granularität. Hier weisen Sie spezifische Kategorien jeder einzelnen Buchungszeile zu, um die Komplexität Ihrer finanziellen Vorgänge präzise und individuell abzubilden.

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