Le lettrage automatique basé sur des règles permet de lettrer chaque jour les écritures de certains comptes selon une méthode définie à l'avance.
Cet article explique comment créer, suivre et modifier une règle de lettrage.
Le Centre de règles permet également de définir des règles de lettrage automatique dans l’onglet Lettrage. Pour savoir comment les créer et suivre leur exécution, consultez Automatiser le lettrage à l’aide de règles.
Prérequis
Vous devez travailler dans un dossier client côté cabinet et avoir accès au Centre de règles.
La fonctionnalité n'est pas disponible pour les dossiers en comptabilité de trésorerie.
ℹ️ Le lettrage automatique par règles est disponible pour tous les dossiers éligibles. Son accès est gratuit, comme Autopilot, jusqu’en septembre 2027.
Comprendre le fonctionnement d’une règle
Une règle associe un ou plusieurs comptes à une méthode de lettrage. Chaque jour, Pennylane lettre automatiquement les écritures non lettrées de ces comptes selon la méthode choisie.
Une règle ne s'exécute pas au moment de sa création : le lettrage automatique commence le lendemain. Vous pouvez ensuite consulter l'historique de ses exécutions.
Un compte ne peut être associé qu'à une seule règle de lettrage active à la fois.
Créer une règle de lettrage
Ouvrez le dossier client concerné.
Dans Paramètres, cliquez sur Centre de règles.
Ouvrez l'onglet Lettrage.
Cliquez sur Nouvelle règle. Si aucune règle de lettrage n'existe encore, cliquez sur Créer ma première règle.
Dans Nom de la règle, saisissez un nom permettant de l'identifier facilement.
Dans Méthode de lettrage, cliquez sur Choisir une méthode, puis sélectionnez la méthode à appliquer.
Dans Comptes concernés par la règle, recherchez et sélectionnez les comptes à inclure.
Cliquez sur Créer la règle.
La règle s'exécutera automatiquement chaque jour à partir du lendemain de sa création.
ℹ️ Les comptes déjà associés à une autre règle de lettrage active ne peuvent pas être sélectionnés.
Choisir une méthode de lettrage
Méthode | Principe |
Solde nul | Lettrer des écritures successives dont le solde cumulé est nul. |
Montant identique | Lettrer des écritures présentant des montants identiques au débit et au crédit. |
Numéro de pièce | Regrouper les écritures ayant le même numéro de pièce et les lettrer lorsque leur solde est nul. |
Libellé de pièce | Regrouper les écritures ayant le même libellé de pièce et les lettrer lorsque leur solde est nul. |
Comparaison de libellé de lignes | Comparer les libellés des lignes pour identifier les écritures à lettrer ensemble, avec un solde nul. |
Créer une règle à partir d’un lettrage déjà réalisé
Vous pouvez créer une règle à partir d'une suggestion de lettrage que vous venez de valider lorsque la méthode utilisée est compatible avec les règles.
Lancez un lettrage automatique, comme expliqué dans Lettrer automatiquement des écritures.
Dans la fenêtre Suggestions de lettrage, cliquez sur Valider le lettrage.
Dans Créer une règle pour automatiser ce lettrage, saisissez un nom pour la règle.
Cliquez sur Créer.
Pennylane reprend automatiquement la méthode et le compte concernés par le lettrage.
ℹ️ Le lettrage avec écart ne permet pas de créer une règle.
Suivre les règles de lettrage
Dans l’onglet Lettrage du Centre de règles, consultez vos règles et leur activité au cours des 15 derniers jours.
Sur la ligne de la règle concernée, cliquez sur Voir l’historique. Le panneau affiche :
le nombre d’Écritures lettrées automatiquement au cours des 15 derniers jours ;
l’Historique d’exécution, avec la date et le nombre de lignes lettrées pour chaque exécution ;
les exécutions en cours ou ayant échoué.
Pour consulter les écritures d’une exécution, cliquez sur Voir les lignes. Elles s’ouvrent dans un nouvel onglet.
Modifier, désactiver ou réactiver une règle
Pour modifier une règle :
Dans l'onglet Lettrage, cliquez sur la règle concernée.
Modifiez son nom, sa méthode de lettrage ou les comptes associés.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Pour désactiver ou réactiver une règle, utilisez l'interrupteur correspondant dans la colonne Actions.
Lorsqu'une règle est désactivée, les comptes qui lui étaient associés peuvent être utilisés dans une autre règle.
Connaître les limites du lettrage automatique par règles
Une règle ne peut pas effectuer de lettrage avec écart.
Un même compte ne peut être associé qu'à une seule règle active à la fois.
Les règles ne traitent que les écritures appartenant aux périodes dans lesquelles le lettrage est autorisé. Le lettrage est notamment impossible sur une période à la fois validée et clôturée.