Comment cet article peut-il vous aider ?
Cet article vous explique comment configurer les paramètres de base de l'éditeur de factures Pennylane : numérotation des documents, informations d'entreprise, logo, couleur, pieds de page et annexes.
Que faut-il savoir avant de commencer ?
Vous devez définir le numéro de votre prochaine facture avant de finaliser la première facture de l'année ou de l'exercice en cours : vous ne pourrez plus le modifier ensuite jusqu'à l'année ou l'exercice suivant.
Vous devez configurer la numérotation des factures proforma avant de pouvoir en créer une.
Vous devez disposer d'un abonnement ✔️ Starter, ✔️ Basique, ✔️ Essentiel ou ✔️ Premium pour retirer la mention Généré avec Pennylane.
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À propos
L'éditeur de factures de Pennylane vous permet de définir les paramètres par défaut pour toutes vos factures, devis, bons de commande et de livraison ; ainsi que les factures proforma. Vous pouvez également créer des modèles personnalisés pour adapter vos documents à vos différents besoins de facturation. Consultez Paramétrer les modèles, le paiement et les relances de factures.
Lorsque vous créez un document pour la toute première fois, Pennylane vous accompagne dans la configuration : suivez les cinq étapes à l'écran pour préparer l'éditeur de facture et créer votre première facture.
Paramètres généraux
Configurer la numérotation des documents
Accédez au menu Paramètres > module Facturation client > section Configuration et numérotation. Sélectionnez ensuite le type de document à paramétrer.
Vous pouvez définir une numérotation différente pour chaque type de document créé dans Pennylane :
Factures et avoirs
Factures proforma
Devis
Bons de commande
Bons de livraison
⚠️ La comptabilité française impose que les numéros de vos factures se suivent dans une séquence chronologique, continue et sans rupture (cf. economie.gouv.fr). Vous ne pourrez plus modifier le numéro de votre prochaine facture après avoir finalisé la première facture de l'année ou de l'exercice en cours.
Votre numérotation doit inclure :
Préfixe : c'est à dire des lettres, symboles, ou dates avant le numéro de votre document. Par exemple, utilisez F-(année)-(mois)- pour générer un préfixe dynamique où les variables (année) et (mois) se mettront automatiquement à jour.
Numéro du prochain document : numéro que Pennylane donnera au prochain document que vous éditez. Par défaut, il commence à 1. Pour continuer une série, entrez le numéro suivant de votre dernière facture.
Ce numéro n'est jamais remis à zéro.
📖 Pour approfondir ce paramétrage, consultez l'article Numéroter les factures.
⚠️ La numérotation des factures proforma doit être configurée avant de pouvoir en créer une.
⚠️ Le système de numérotation s'applique uniquement aux documents créés dans Pennylane. Il ne modifie pas les factures importées.
Renseigner les informations d'entreprise
Obligatoires : adresse, coordonnées, etc., ces informations apparaissent en haut à droite de tous vos documents édités sur Pennylane.
ℹ️ Renseignez le champ e-mail avec l'adresse à laquelle vous souhaitez recevoir les réponses de vos clients. Vos factures et devis sont envoyés depuis invoices@invoicing.pennylane.com. C'est une adresse d'envoi uniquement. En renseignant votre adresse e-mail, leurs réponses arrivent directement dans votre boîte mail, sans erreur.
Optionnelles : les numéros de TVA, de téléphone, ou encore le type de vente par défaut.
Ajouter un logo et choisir une couleur dominante
Rendez-vous dans le menu Paramètres > Facturation clients > Configuration > Design des documents.
Le logo s'affiche dans une zone fixe, en haut à gauche du document. Cette zone ne peut pas être déplacée ni redimensionnée.
Sa taille dépend des dimensions et des proportions du fichier importé : elle ne peut pas être ajustée directement dans Pennylane.
Si le logo paraît trop petit ou déformé, préparez l'image avant de l'importer :
Vérifiez les proportions du logo.
Si nécessaire, placez-le sur un canevas carré, par exemple de 500 × 500 px, avec un fond blanc.
Enregistrez l'image au format PNG ou JPEG/JPG.
Réimportez l'image nouvellement enregistrée.
Choisissez une couleur pour le nom des champs de vos documents (les titres par exemple). La couleur s'applique aussi au fond de l'encadré qui contient les informations de paiement, assurez-vous donc que la couleur choisie n'empêche pas la lisibilité de ces infos.
ℹ️ Seules les personnes disposant d'un abonnement ✔️ Starter, ✔️ Basique, ✔️ Essentiel et ✔️ Premium peuvent retirer la mention Généré avec Pennylane affichée au bas des factures.
Configurer le pied de page
Dans les pieds de page, vous pouvez notamment préciser les pénalités de retard que vous souhaitez appliquer en cas de paiements tardifs. Vous pouvez soit choisir parmi les modèles proposés (en français et en anglais) soit créer votre propre modèle de pied de page.
Ces réglages constitueront la configuration de base appliquée à l'ensemble de vos documents clients.
Les pieds de page personnalisés indiqués dans les modèles prennent le pas sur les pieds de page renseignés ici.
Ajouter des annexes
Accédez au menu Paramètres > Facturation client > Emails et Annexes > Annexes, puis cliquez sur Ajouter.
ℹ️ Une annexe est un document envoyé en pièce jointe dans les e-mails de facturation. Vous pouvez, par exemple, joindre un catalogue de ventes, des conditions générales de vente ou un contrat à vos devis et factures.
Exemple : Ajouter des CGV en annexe
Avant de commencer, préparez le fichier contenant vos conditions générales de vente.
Accédez au menu Paramètres > Facturation clients > Emails et Annexes > Annexes.
Ajoutez le fichier contenant vos CGV.
Paramétrez cette annexe pour l'associer à vos envois de devis.