Contrôler un import CEGID Quadra au format MDB

Séparer le mapping du MDB des contrôles post-import facilite l’accès aux règles de transactions, de cadrage, d’archivage et d’à-nouveaux.

Utilisez ce guide après avoir réalisé les étapes d’import décrites dans l’article Importer un fichier de CEGID QUADRA au format MDB.

️ Les écritures issues du fichier MDB sont importées à 75% environ en tant que facture dans les journaux Achats et Ventes dans Pennylane. Le reste des écritures est importé dans le journal OD. Pour en savoir plus consultez notre article Transformer automatiquement vos imports d’écritures de ventes et d’achats en facture Pennylane.

Lors d’un import de fichier MDB, sur un exercice en cours, c’est-à-dire qui contient la date du jour, Pennylane crée des transactions basées sur les écritures présentes dans votre fichier. Elles seront donc visibles depuis le module Transactions sur l’interface Comptabilité comme sur l’interface Gestion.

Ces transactions ont les mêmes propriétés que les transactions Pennylane.

️ Si des transactions sont déjà présentes dans l’exercice en cours, les transactions du fichier MDB ne seront pas créées pour éviter les doublons.

Pennylane crée une transaction à partir d’une écriture issue de votre fichier MDB si elle remplit les conditions cumulatives suivantes :

️ Assurez-vous que le mapping du compte bancaire est correct pour que la transaction se crée.

️ Pennylane ne crée pas de transactions pour les écritures qui contiennent plusieurs lignes 512, plusieurs lignes 401 ou 411 ainsi que pour les écritures d’à-nouveaux.

Vous pourrez visualiser les transactions créées depuis la page d’import.

Vous recevrez également une notification dans le centre de notifications.

Enfin vous pourrez retrouver les transactions créées lors de l’import de votre fichier MDB en utilisant le filtre Fichiers d’import depuis le module Transactions ou depuis le Grand livre.

Une fois votre fichier MDB importé, plusieurs actions sont possibles. Vous pouvez :

Une fois le fichier MDB importé, il convient de vérifier que le solde de la balance générale sur Pennylane cadre bien avec le solde du fichier importé.

Pour ce faire, depuis le module d'imports, vous pouvez cliquer sur le bouton "Balance des écritures de classes de comptes à l’import du fichier MDB".

Ce tableau montre les données du fichier MDB par classes de compte et compare les données avant et après import.

Vous pouvez comparer les données de ce tableau avec la balance générale par classes.

Voir l’article Utiliser la balance générale

Le solde ne cadre pas lorsque des factures ou des transactions bancaires ont été importées dans Pennylane pour la période correspondant aux dates du fichier MDB.

Explications des écarts :

Si les factures et/ou les transactions importées sont déjà comptabilisées dans le fichier MDB, il convient donc de les archiver pour éviter qu'il y ait des doublons avec le fichier MDB.

Si des données comptables sont présentes sur la période concernée par votre import, il convient de vérifier qu'il n'y a pas de doublons avec le fichier importé.

Vous pouvez effacer les données comptables présentes sur une période en archivant les données.

️ Archiver un élément ne le supprime pas de Pennylane mais supprime son impact comptable. Il sera possible de le restaurer à tout moment si vous avez besoin de le comptabiliser.

Pour archiver des factures ou des transactions bancaires, allez dans les Paramètres > Informations Entreprises > Actions

L’exercice se clôture depuis les paramètres, dans les onglets Informations Entreprises > Fiscal. Vous pouvez générer les à-nouveaux au moment de la clôture d'un exercice.

Consultez l’article Clôturer un exercice et valider les écritures .

️ Si l'on intègre deux fichiers MDB portant sur deux exercices N-1 et N, ne pas générer les à-nouveaux de l’exercice N-1 car ils seront intégrés dans le fichier MDB de l'exercice N.