Cette fonctionnalité est disponible sur tous les plans d'abonnement Pennylane.
Importer des brouillons en masse
Vous avez un grand nombre de factures à créer ? La perspective de les saisir une par une vous décourage ? Pennylane est là pour vous aider !
✍️ La création en masse est possible uniquement pour vos clients disposant d’un SIREN. Vous devez également avoir déjà créé au moins une facture client dans Pennylane pour effectuer votre import.
Dans Pennylane, allez dans le menu Ventes.
Cliquez sur Factures clients.
Cliquez ensuite sur la petite flèche à droite du bouton Nouvelle facture puis sur Brouillons de facture via Excel en haut à droite de votre écran.
Vous êtes redirigé vers la page Choix du fichier. Téléchargez et utilisez le fichier modèle de Pennylane afin d'éviter toute erreur d'import.
Vous avez deux façons d'importer votre fichier .xlsx dans Pennylane :
Cliquez sur Importer un fichier xlsx ;
Glissez-déposez le fichier directement dans l'encadré depuis le dossier de votre ordinateur.
Cliquez ensuite sur Commencer l'import.
Vérifiez à présent que les champs à associer correspondent aux colonnes de votre fichier puis cliquez sur Valider le mapping. Nous vous recommandons vivement d’utiliser le template mis à disposition par Pennylane, pour que tous les champs s’associent automatiquement.
Dans l'onglet Revue des données, assurez-vous que la correspondance des champs (ou mapping) est complète et correcte. Si tel est le cas, cliquez sur Continuer l'import. Sinon, cliquez sur Annuler et réimporter puis corrigez les erreurs directement dans votre fichier excel avant de recommencer l'import.
Configurez maintenant les brouillons que vous allez importer : renseignez le nom commun que vous souhaitez leur donner (par exemple, Facture de juillet) ainsi que leur date d'émission commune.
Vérifiez dans la partie Récapitulatif que le Nombre total de lignes de factures saisies est correct avant de cliquer sur Importer les brouillons de facture pour confirmer l'opération.
Vous rencontrez des difficultés avec l’import ou la finalisation en masse de vos brouillons ? Consultez l'article Résoudre un problème d’import ou de finalisation en masse.
⚠️ Si le Nombre total de lignes de factures saisies est inférieur au Nombre total de brouillons à créer, c'est que vous avez plusieurs articles adressés au même client. Pennylane regroupe toutes les lignes reliées au même SIREN dans une seule facture.
Si vous souhaitez créer des factures distinctes pour chaque ligne de facture, nous vous invitons à les créer manuellement.
✍️ Nous déconseillons l’utilisation de l’import en masse pour les factures d’abonnement. Privilégiez la fonctionnalité prévue à cet effet : Créer un abonnement ou une facture récurrente.
Finaliser des brouillons en masse
⚠️ La finalisation en masse n’est possible que pour les brouillons créés via l’import en masse.
Toujours dans le menu Ventes de Pennylane, cliquez sur Factures clients.
Cliquez ensuite sur l’onglet Brouillons.
Sélectionnez tous les brouillons de facture que vous voulez finaliser.
Dans la barre qui s’affiche au bas le la liste des brouillons, cliquez sur Finaliser les brouillons.
Cliquez sur Finaliser les factures.
C’est terminé ! Vos brouillons sont désormais des factures classées À venir.