L’intégration avec BoondManager est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel.
BoondManager est un logiciel ERP (enterprise resource planning) conçu pour aider les entreprises à gérer l’ensemble de leurs processus internes au même endroit.
Fonctionnalités
Récupération des factures clients
💡 Par défaut, les factures clients émises depuis BoondManager à partir de la date de configuration de l’intégration sont automatiquement transférées vers Pennylane. Vous pouvez aussi récupérer gratuitement les factures de vente émises jusqu’à 30 jours avant la mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour récupérer l’ensemble de vos factures clients, demandez une migration d’historique (service payant).
Les factures clients créées et finalisées dans BoondManager ainsi que les avoirs sont automatiquement importés dans Pennylane.
Transmission des paiements entre Pennylane et BoondManager
Quand une facture importée depuis BoondManager est rapprochée d’une transaction sur Pennylane, alors le paiement (complet ou partiel) ayant fait l’objet du rapprochement est ajouté à BoondManager.
Génération automatique des écritures comptables
Les factures importées depuis BoondManager génèrent automatiquement des écritures comptables dans Pennylane et ces écritures tiennent compte des éventuels codes comptables inclus dans les factures importées.
Récupération des clients et des fournisseurs
Deux cas de figure sont possibles :
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture BoondManager est liée existe déjà dans Pennylane, alors la facture est envoyée vers le bon compte tiers Pennylane.
Si le client ou le fournisseur auquel votre facture BoondManager est liée n’existe pas encore dans Pennylane, il est automatiquement ajouté à Pennylane et rattaché à sa facture (dans Pennylane).
Permissions
La liste des autorisations demandées par les applications vous permet de voir les données auxquelles chaque outil aura accès dans le cadre de l’intégration.
Permissions requises par Pennylane (dans BoondManager)
L’intégration permet à Pennylane d’accéder et de modifier les données BoondManager suivantes :
Données BoonManager
Données BoonManager
AbsencesReports
Accounts
Actions
ActivityIntranet
Advantages
Agencies
Alerts
Apps
BankingTransactions
BusinessUnits
Candidates
CandidatesContracts
Companies
Contacts
Contracts
Deliveries
Development
DownloadCenter
ExpensesReports
Flags
FollowedDocuments
Forms
GlobalData
Groupments
ImportData
Inactivities
Intranet
Invoices
Logs
Marketplace
Notifications
Opportunities
Orders
Payments
PlanningAbsences
Poles
Positionings
Products
Projects
ProviderInvoices
Purchases
ReportingCompanies
ReportingProductionPlans
ReportingProjects
ReportingResources
ReportingSynthesis
Resources
Roles
SharedEntities
Sharings
Subscription
TemplatesActions
TemplatesForms
TemplatesSavedSearches
TemplatesTodoLists
Threads
TimesReports
Validations
WebHooks
Données échangées entre BoondManager et Pennylane
L’intégration permet à BoondManager d’échanger les données suivantes avec Pennylane.
Clients
Factures clients & avoirs avec PDF
Statut de paiement des factures client
Avoirs
Transactions
Fournisseurs
Factures fournisseurs avec PDF
Installation
L’intégration entre BoondManager et Pennylane repose sur le connecteur Billy by Pennylane.
Pré-requis
Pour connecter BoondManager à Pennylane via Billy, vous devez :
Avoir un compte Pennylane et opter pour l’abonnement Essentiel (ou supérieur).
Avoir un compte BoondManager.
Configuration
Pour connecter Pennylane à BoondManager :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Dans le menu latéral gauche, cliquez sur Paramètres entreprise puis sur Connectivité.
Dans la barre de recherche de l’onglet Intégrations, saisissez
BoondManager. Un encartBoondManagerapparaît.Survolez l’encart
BoondManageret cliquez sur Voir plus. Vous basculez sur Billy by Pennylane.Si on vous le demande, acceptez les conditions générales de service et la politique de confidentialité de Billy by Pennylane en cliquant sur Accepter.
Dans l’encart Pennylane, cliquez sur Connecter, saisissez le nom de l’entreprise Pennylane à connecter à votre outil tiers, puis cliquez sur Autoriser. Si vous ne voyez pas cette étape, c’est le signe que votre entreprise Pennylane est déjà connectée — passez à la suite.
Récupérez votre token utilisateur BoondManager ainsi que votre token client et votre clé client (voir comment faire). Collez ensuite ces informations dans les champs correspondants à l’étape Connectez BoondManager. Une fois les champs complétés, cliquez sur Connecter.
Sélectionnez la ou les entités BoondManager (agences) à connecter à votre espace Pennylane puis cliquez sur Confirmer.
L’initialisation de votre intégration commence alors en arrière-plan.
Récupérer vos identifiants API BoondManager
Connectez-vous à votre espace BoondManager.
Cliquez sur votre nom d’utilisateur en haut à droite, puis sur Administration.
Faites défiler votre écran, cliquez sur Espace développeur et placez-vous sur l’onglet API/Sandbox.
Copiez votre token client et votre clé client puis collez-les en lieu sûr, dans un gestionnaire de mots de passe par exemple. Vérifiez aussi que la case Autoriser l’appel aux API Rest via l’authentification X-Jwt-Client est bien cochée.
Cliquez à nouveau sur votre nom d’utilisateur en haut à droite, puis sur Mon compte cette fois.
Dépliez l’encadré API en cliquant dessus et copiez votre token utilisateur. Collez-le en lieu sûr.
À propos des paramètres (étape 3)
L’initialisation est considérée comme terminée quand la collecte de vos données (en arrière-plan) est achevée, ce qui peut prendre jusqu’à 48 heures. Pendant ce temps, vous pouvez compléter l’étape 3 (Configuration) pour définir les paramètres de l’intégration. Une fois vos paramètres définis, vous pouvez fermer l’onglet actif sans risque. Les réglages effectués à l’étape 3 sont enregistrés.
💡 Vous recevrez un e-mail à l’adresse liée à votre compte Pennylane une fois l’intégration activée.
Ventes
Importation automatique des factures client
Pennylane peut récupérer vos factures clients finalisées sur votre compte BoondManager afin de les importer automatiquement dans le module Ventes (de votre espace Pennylane). Pour activer cette récupération, cochez la case située sur la ligne Import automatique des factures client. Les factures encore à l’état de brouillon dans Boondmanager et celles qui ne sont pas liées à un PDF ne sont pas transférées vers Pennylane quant à elles.
Fréquence d’importation
La récupération des factures finalisées se fait de façon automatique, une fois par jour.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par BoondManager. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures de vente émises depuis BoondManager à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur BoondManager. Si vous souhaitez récupérer des factures clients antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures clients BoondManager, demandez à notre équipe support de migrer votre historique de vente de BoondManager vers Pennylane (opération payante).
Autres options
En plus de récupérer vos factures clients, vous pouvez jouer sur les paramètres suivants :
Transmission des paiements. Vos encaissements peuvent circuler de Pennylane vers BoondManager. Quand vous rapprochez (sur Pennylane) des factures issues de BoondManager et des transactions apparaissant sur Pennylane, vos rapprochements se répercutent automatiquement sur BoondManager, où ils créent un paiement sur votre facture BoondManager, modifiant son statut de paiement au passage. Les rapprochements sont détectés, qu’ils soient faits côté Gestion ou côté Comptabilité via un lettrage.
Compte de Produits par défaut. Indiquez le compte de produits auquel seront liés les éléments mentionnés sur les factures importées depuis BoondManager dans le cas où ces éléments ne sont pas déjà associés à un compte de produit. Si les produits ont déjà été liés à un compte de produit sur BoondManager, ce réglage n’écrasera pas le choix effectué dans BoondManager.
Centraliser les clients professionnels (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis BoondManager et destinées à des entreprises.
Centraliser les clients particuliers (facultatif). Sélectionnez le client Pennylane auquel seront attribuées toutes les factures importées depuis BoondManager et destinées à des particuliers.
Achats
Importation automatique des factures fournisseurs
Pennylane peut aussi récupérer les fournisseurs et les factures fournisseurs ajoutés dans BoondManager afin de les importer automatiquement dans le module Achats (de Pennylane) avec le statut À traiter. Pour activer cette récupération, cochez la case Import automatique des factures fournisseurs.
💡 Pour être importées dans Pennylane, les factures fournisseurs ajoutées dans BoondManager doivent être accompagnées d’un PDF — la facture fournie par le fournisseur. Créer une facture d’achat vide dans BoondManager ne suffit pas.
Fréquence d’importation
La récupération des nouvelles factures se fait une fois par jour, automatiquement.
Format d’importation
Pennylane ne se contente pas de récupérer les PDF générés par BoondManager. Nous récupérons aussi les détails et les lignes de la facture, sous la forme de données structurées, ce qui nous dispense de passer le PDF de la facture à la moulinette de la reconnaissance optique de caractères. Les factures ainsi récupérées ne passent donc pas par le statut À traiter, sauf s’il y a un problème sur la facture — auquel cas le classement en À traiter permet de ne pas bloquer la récupération tout en appelant une vérification de votre part.
Date de début d’importation
Par défaut, les factures fournisseurs importées dans BoondManager à partir de la configuration de l’intégration sont récupérées sur BoondManager. Si vous souhaitez récupérer des factures fournisseurs antérieures, définissez une date de début d’import. Vous pouvez remonter jusqu’à 30 jours en arrière par rapport à la date de mise en place de la connexion entre Pennylane et Billy. Pour remonter au-delà et récupérer toutes vos factures fournisseurs BoondManager, demandez à notre équipe support de migrer votre historique d’achat de BoondManager vers Pennylane (opération payante).