Pennylane propose de récupérer les écritures de caisse depuis Apitic. Cela permet d'automatiser la récupération des ventes réalisées et d'éviter de procéder à des exports pour les partager à l'expert-comptable.
L'intégration n'est visible que sur la partie comptable, elle n'a pas d'impact sur la partie dirigeant.
Connexion d'Apitic à Pennylane
Pour connecter votre compte Apitic, allez sur Pennylane, et rendez-vous dans les paramètres (roue crantée en haut à droite), puis dans l'onglet "Connectivité".
1) Commencez par activer l'intégration Apitic en cliquant sur "Activer".
2) Un identifiant unique est créé dès que l'intégration est activée.
Communiquez celui-ci à Apitic pour qu'ils établissent la connexion avec Pennylane.
Une fois cette intégration activée côté Apitic, vous recevez quotidiennement dans Pennylane les ventes réalisées depuis le logiciel de caisse.
⚠️ Pour cette intégration, il n'est pas possible de recevoir, dans Pennylane, des ventes réalisées à une date antérieure à celle à laquelle l'intégration est activée côté Apitic.
Correspondance des méthodes d'encaissement
Une fois l'intégration activée par Apitic, vous avez 2 possibilités :
1. Récupérer la liste et le nom exact des méthodes de règlement configurées dans Apitic, copier-coller ou réécrire le nom de ces méthodes de paiement dans Pennylane dans l'encart "Moyen de paiement" (voir ci-dessous), et choisir le compte comptable correspondant.
Les noms entrés dans Pennylane doivent être exactement les mêmes que ceux configurés dans Apitic, sinon cela crée des erreurs.
2. Attendre la réception du premier fichier de vente envoyé par Apitic via lequel nous aurons récupéré les méthodes de paiement encaissées, pour les lier aux comptes comptables correspondant.
Vous ne voyez apparaître dans Pennylane que les méthodes de paiement encaissées sur la journée.
✍️ Si un premier ticket-restaurant est encaissé après avoir réalisé le mapping, il faut revenir sur l'intégration pour paramétrer le mapping de la solution encaissée ultérieurement à la première connexion, ou choisir la possibilité "1." et entrer les noms des méthodes de paiement manquantes.
Par défaut, nous les lions automatiquement avec des comptes comptables correspondants.
Si nous ne reconnaissons pas la méthode de paiement, elle est automatiquement rattachée à un compte comptable "Autres méthodes de paiement".
Vous retrouvez alors les écritures dans le journal de vente.
Potentiels messages d'erreur
Il arrive que vous ayez un message d'erreur qui s'affiche. Cela peut être dû à plusieurs choses :
Génère une erreur qu’il faudra traiter dans Pennylane. Par exemple, les méthodes de paiement n'ont pas été correctement mappées.
Génère une erreur que la caisse doit corriger. Exemple : crédit différent du débit, taux de TVA incorrects...
Apitic est automatiquement informé de la nature de l'erreur. En cas de blocage et si vous ne parvenez pas à pallier à celui-ci, contactez Apitic.