💡 L’intégration avec Cadulis est disponible à partir de l’abonnement Pennylane Essentiel (côté gestion).
Cadulis est un outil d’optimisation des plannings et des tournées pour les équipes qui interviennent sur le terrain. L’intégration entre Pennylane et Cadulis vous permet de transformer vos données d’intervention Cadulis en devis ou en factures Pennylane. Ces factures et ces devis peuvent ensuite être envoyés à vos clients par e-mail, directement depuis Pennylane. Dans Cadulis, les règles qui régissent l’envoi de données vers Pennylane s’appellent des déclencheurs.
Fonctionnalités
Transformer vos interventions Cadulis en devis ou factures
L’intégration avec Pennylane vous permet de créer automatiquement une facture ou un devis dans Pennylane à chaque fois qu’une activité est ajoutée ou modifiée dans Cadulis, comme une intervention ou un rendez-vous. Les paramètres de l’intégration vous permettent de sélectionner les champs Cadulis qui doivent être automatiquement transférés vers Pennylane pour alimenter vos devis et vos factures.
Envoyer vos devis ou factures par e-mail à vos clients
Les factures et les devis automatiquement créés dans Pennylane peuvent être transmis à vos clients par e-mail dans la foulée, si vous le souhaitez. Si le client lié à l’activité Cadulis n’existe pas dans Pennylane, sa fiche est créée par l’intégration au moment de la synchronisation entre Cadulis et pennylane.
Installation
Pré-requis
Avant de connecter Cadulis à Pennylane, vous devez :
Créer un compte Cadulis.
Créer un compte Pennylane et souscrire un abonnement Essentiel (ou supérieur).
Définir un système de numérotation pour vos factures et vos devis dans Pennylane. Sans ça, Cadulis ne pourra pas créer de documents dans Pennylane, faute de savoir comment les numéroter.
Configuration
Pour connecter Cadulis à Pennylane :
Sur Cadulis, accédez à Paramètres > Déclenchements puis cliquez sur Ajout de déclenchement une première puis une seconde fois.
Dans le menu déroulant intitulé Type d’activité, sélectionnez le type d’activité à transformer en devis ou facture Pennylane.
Dans le champ Nom, donnez un nom à votre déclencheur. Ce nom vous aidera à identifier vos déclencheurs si vous en créez plusieurs.
Dans le menu déroulant intitulé Type de déclenchement, sélectionnez Facturer avec Pennylane. Ce déclencheur fonctionne pour les devis et les factures indifféremment.
Confirmez la création de votre déclencheur en cliquant sur le bouton Ajouter situé au bas de votre écran.
Vous basculez sur le récapitulatif de votre déclenchement. Corrigez les éventuelles erreurs qui subsistent puis cliquez sur Connecter mon compte Pennyalne au bas de votre écran.
Sur l’écran de demande d’autorisation Pennylane, sélectionnez le compte à rattacher à Cadulis, puis cliquez sur Autoriser.
Si vous ne voyez plus aucune erreur sur la page de votre déclencheur Cadulis, votre intégration fonctionne et vos données Cadulis sont automatiquement transformées en devis ou factures à chaque fois que les conditions fixées dans votre déclencheur Cadulis sont réunies.
Activer la facturation sur une activité Cadulis
Pour que les changements de statut de vos activités Cadulis puissent être transformés en devis ou en facture dans Pennylane, vous devez activer les données de facturation (dans Cadulis) pour les activités en question.
Sur votre espace Cadulis, accédez à : Paramètres > Gestion catalogue puis choisissez l’activité que vous souhaitez lier à Pennylane.
Cliquez sur le bouton Configurer en bas à droite.
Cliquez sur le dépliant intitulé Données financières puis sur Activer les données financières (si elles ne sont pas déjà activées).
Descendez au bas de l’encadré Données financières, puis cliquez sur Activer les données de facturation.
Validez vos changements en cliquant sur Modifier au bas de votre écran.
Paramètres de l’intégration
💡 Aucun réglage ne s’effectue dans Pennylane.
Une fois la connexion entre Pennylane et Cadulis activée, vous pouvez accéder aux paramètres de l’intégration depuis votre espace Cadulis.
Choisir les éléments à synchroniser dans Pennylane
Dans les paramètres de votre déclencheur, vous avez la possibilité de sélectionner les informations qui seront transmises à Pennylane lors de la création d’un devis ou d’une facture sur Pennylane.
En plus de transmettre le détail de votre activité à Pennylane, Cadulis peut par exemple :
Créer ou mettre à jour la fiche de votre client dans Pennylane.
Ajouter dans Pennylane les produits listés dans votre activité.
Transmettre votre devis ou votre facture par e-mail à vos clients.
Pour en savoir plus sur les données qui peuvent être synchronisées avec Pennylane, reportez-vous à la documentation de Cadulis.
Activer ou désactiver un déclencheur Cadulis
Pour activer ou désactiver (mettre en pause) un déclencheur Cadulis :
Rendez-vous dans Paramètres > Déclenchements, puis cliquez sur le déclencheur à modifier.
À côté du nom de votre activité, cliquez sur l’interrupteur intitulé Actif pour activer ou désactiver le déclencheur.
Valider votre modification en cliquant sur Enregistrer.
💡 Le fait de désactiver un déclencheur dans Cadulis ne supprime pas de données dans Pennylane.
Dupliquer un déclencheur
Si vous avez déjà créé un premier déclencheur et que vous souhaitez en créer un autre assez similaire, vous pouvez dupliquer le premier déclencheur pour éviter de repartir d’une page blanche.
Pour dupliquer un déclencheur existant :
Rendez-vous dans Paramètres > Déclenchements, puis cliquez sur le déclencheur qui vous intéresse.
Faites défiler la page jusqu’en bas puis cliquez sur Dupliquer le déclencheur.
Supprimer un déclencheur pour déconnecter Cadulis
Pour couper l’intégration entre Cadulis et Pennylane, désactivez vos déclencheurs.
Sur votre espace Cadulis, rendez-vous dans Paramètres > Déclenchements, puis cliquez sur l’icône sens interdit (⛔) au bas de votre écran.
Cliquez ensuite sur l’icône sens interdit qui apparaît au niveau du déclencheur à supprimer. La suppression prend effet immédiatement.
Conseils en cas de problème
Consulter l’historique d’une activité dans Cadulis
Pour une activité Cadulis donnée, vous pouvez consulter l’historique des données transférées vers Pennylane. Pour accéder à l’historique d’une activité Cadulis :
Sur votre espace Cadulis, naviguez jusqu’à Activités > Liste de toutes les activités puis cliquez sur l’activité qui vous intéresse.
Naviguez jusqu’au bas de la page d’activité puis cliquez sur Historique des modifications.
Repérez les modifications intitulées Déclenchement. Elles sont ajoutées à l’historique à chaque fois qu’un déclencheur est déclenché, c’est-à-dire à chaque fois que des informations sont synchronisées avec Pennylane.
Cliquez sur le détail d’un déclenchement dans l’historique pour voir les informations transmises à Pennylane. Si votre déclenchement n’a pas fonctionné, c’est dans ce détail que pourrait se trouver un éventuel message d’erreur.
Voir les données transmises à Pennylane dans Cadulis
Vous pouvez retrouver les devis et factures créés dans Pennylane à partir des données issues de Cadulis, et ce, sans quitter Cadulis.
Sur votre espace Cadulis, naviguez jusqu’à Activités > Liste de toutes les activités puis cliquez sur l’activité qui vous intéresse.
Naviguez jusqu’au bas de la page d’activité puis cliquez sur Données financières > Données de facturation.
Si ces documents ont été transmis à Pennylane, vous retrouverez votre devis et votre facture dans la colonne Vente. Le fait de cliquer sur un devis ou une facture ouvre le document dans un nouvel onglet.
Une fois transmis à Pennylane, les devis et les factures ne peuvent plus être modifiés dans Cadulis.
Retrouver les documents crées par Cadulis dans Pennylane
Pour voir les factures créées par les déclencheurs Cadulis dans Pennylane :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Accédez au module Ventes > Factures clients.
Dans la colonne Numéro, repérez les factures affublées de la mention (API Creation).
Pour voir les devis créés par les déclencheurs Cadulis dans Pennylane :
Rendez-vous sur votre espace Pennylane.
Accédez au module Ventes > Devis.
Dans la colonne N°, repérez les factures affublées de la mention (Création API).
Forcer le déclenchement sur une activité Cadulis particulière
Si vous ne souhaitez pas attendre que les conditions de déclenchement de votre déclencheur soient réunies, vous pouvez forcer la synchronisation entre Cadulis et Pennylane. Cette synchronisation manuelle s’effectue au niveau d’une activité Cadulis.
Pour activer les déclenchements manuels dans Cadulis :
Sur votre espace Cadulis, accédez à Paramètres > Gestion catalogue, puis cliquez sur l’activité qui vous intéresse.
Cliquez sur Configurer en bas, puis sur Paramètres de fonctionnement.
Faites défiler votre écran jusqu’au bas de la section Paramètres de fonctionnement puis cliquez sur Les déclencheurs sont disponibles manuellement sur l'activité (si ce réglage n’est pas déjà actif).
Validez votre changement en cliquant sur Modifier en bas.
Pour lancer un déclencheur manuellement :
Sur votre espace Cadulis, naviguez jusqu’à Activités > Liste de toutes les activités puis cliquez sur l’activité qui vous intéresse.
Faites défiler votre écran et cliquez sur Lancer manuellement un déclencheur.
Sélectionnez le déclencheur à lancer dans le menu déroulant puis cliquez sur Forcer le déclenchement en bas de votre écran.
Si tout se passe bien, votre déclencheur transmet vos données de facturation à Pennylane, ce qui donne lieu à la création d’un devis ou d’une facture dans Pennylane. Pour voir le statut de votre déclenchement manuel, consultez l’historique de votre activité Cadulis.