Le module d'achat de Pennylane vous permet d'optimiser facilement vos dépenses et d'avoir une vision d'ensemble de vos factures fournisseurs. Les statuts vous permettent de trier et de connaître clairement l'état d'avancement de vos factures.
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Boîte de réception
Dans votre module Achats, retrouvez les factures dont le statut n’est pas encore renseigné dans Boîte de réception.
⚠️ La Boîte de réception contient les factures non classées, c'est à dire les factures dont vous n'avez pas encore été précisé le statut de paiement. C'est une opération à bien distinguer de leur traitement comptable, qui n'est pas indiqué ici.
Depuis cet onglet, vous pouvez compléter les informations de vos factures, les vérifier et les classer en un clic.
Vous pouvez également afficher toutes vos factures indépendamment de leur statut dans l’onglet Tout (pour afficher, par exemple, toutes les factures d’un fournisseur).
Lorsqu'une facture sort de la boîte de réception, il existe 3 statuts différents :
À payer
Vous pouvez marquer les factures comme À payer, afin d'avoir une vision sur la trésorerie à dépenser. Vos factures sont payables via Qonto ou votre Compte Pro Pennylane directement depuis Pennylane afin de gagner du temps. Vous pouvez aussi payer via fichier xml.
Payé
Rapprochez vos factures de leurs paiements, suivez l’évolution de vos dépenses et évitez les doublons lorsqu’une facture est réglée.
Bonne nouvelle ! Le statut de vos factures change automatiquement lorsque le paiement est effectué via le Compte Pro, XML ou Qonto. Une facture dont le paiement est planifié depuis Pennylane apparaît également dans Payé.
Vous pouvez, évidemment, marquer manuellement vos factures comme payées.
Bon à savoir
Renseignez le Mode de paiement dans la fiche de votre fournisseur, ou sur une facture précise via la section Paiement > Plus d'actions > Déclarer un moyen de paiement. Lorsque votre mode de paiement est Virement automatique, Prélèvement automatique ou Lettre de change, les factures importées par la suite passent dans En attente, puis dans Payé à leur date d'échéance. Celles déjà présentes conservent leur statut.
Les factures importées via Qonto et rapprochées basculent en Payé automatiquement.
Votre comptable peut désormais régler vos factures s’il a accès à votre Compte Pro Pennylane.
💡 Un message d'erreur s'affiche malgré le fait que vos factures soient payées ? Il peut s'agir d'une erreur liée aux flux, le message disparaîtra une fois le flux rétabli.
En attente
Planifiez vos paiements à l'avance afin de vous libérer de la charge mentale. Vous avez alors une vision d'ensemble de vos dépenses passées et à venir.
⚠️ Le statut En attente ne sert aucunement à planifier des paiements ! Ce statut est dédié aux factures que vous ne pouvez pas encore régler (typiquement, lorsque vous attendez une approbation d’un collègue, ou lors d’un litige avec un fournisseur).