Clôturer un exercice et générer les écritures de report à nouveau
Allez dans les Paramètres > Informations entreprises > Tenue Comptable.
Sur cet onglet, vous pouvez clôturer un exercice. La clôture d'un exercice provoque la validation des écritures: il n'est plus possible de saisir ou de modifier une écriture sur l'exercice concerné.
La clôture d’un exercice permettra de générer une écriture de report à nouveau.
Une fois l'écriture d'à-nouveaux générée, vous pouvez visualiser l'écriture associée dans le journal d'à-nouveau ou bien depuis l'onglet Tenue comptable en cliquant sur Voir l'AN associé.
📖 Voir article Clôturer un exercice et valider les écritures pour plus de détails.
💡 Si vous ne souhaitez pas clôturer un exercice mais que vous souhaitez tout de même que la comptabilité ne soit plus modifiable, il est possible de figer la comptabilité.
Quel format pour les à-nouveaux ?
Pour tous les comptes non lettrables, soit tous les comptes ne commençant pas par 4, 511 et 58, l'à-nouveau se présentera sous la forme d'une seule ligne reprenant le solde N-1 du compte: "Report à nouveau".
Pour les comptes lettrables, soit les comptes commençant par 4, 511 et 58,
les écritures lettrées apparaîtront sous la forme d'une seule ligne intitulée "Report à nouveau"
les écritures non lettrées seront détaillées, vous permettant ainsi d'effectuer le lettrage par la suite.
Optimiser la taille des à-nouveaux
Sur les dossiers volumineux, la génération des à-nouveaux peut générer plusieurs milliers de lignes. Lors de la clôture d'un exercice, Pennylane vous propose plusieurs options pour réduire la volumétrie des à-nouveaux tout en conservant des soldes d’ouverture fiables.
Lettrer les comptes volumineux
Les comptes volumineux sont les comptes présentant au minimum 300 écritures non lettrées. Pennylane les identifie automatiquement et les liste dans la section Comptes volumineux du parcours de clôture.
Pour chaque compte identifié, vous pouvez lancer un lettrage automatique individuel. Cela permettra de lettrer
Dans la section Comptes volumineux, choisissez le compte à traiter.
Cliquez sur le bouton Lettrer auto.
Dans le menu déroulant, sélectionnez le type de suggestions de lettrage souhaité (par somme identique, numéro de pièce, etc.).
Validez les suggestions de lettrage proposées.
Une fois le lettrage effectué, rafraîchissez la page pour vérifier que le compte lettré ne figure plus dans la liste des comptes en attente de traitement. Il arrive que le lettrage automatique de ne soit pas suffisant pour diminuer suffisamment un compte volumineux.
✍️ Il est recommandé de profiter de cette étape pour assainir les comptes de tiers sur les dossiers volumineux, afin d’alléger durablement les à‑nouveaux.
Choisir de ne pas détailler certains comptes
Vous pouvez choisir de détailler ou non les écritures de certains comptes dans les à‑nouveaux (hormis les comptes 401 et 411).
Repérez le compte concerné dans la section Comptes Volumineux.
Décochez l’option À-nouveaux détaillés.
Le compte sera alors repris par solde global plutôt que ligne par ligne. Cela est utile lorsque le détail n’est pas nécessaire au contrôle.
Lettrer les comptes de fournisseurs et clients en masse
Si vous avez plusieurs comptes de tiers avec plus de 300 écritures non lettrées en total, la section Comptes de fournisseurs et de clients vous permet de lettrer l’ensemble des comptes de fournisseurs (401) ou de clients (411) en une seule action.
✍️ Cette option diffère du lettrage individuel : elle traite tous les comptes tiers d'un même type simultanément.
Choisissez le type de compte à traiter : comptes de fournisseurs (401) ou comptes de clients (411).
Cliquez sur le bouton Lettrer auto. correspondant.
Dans le menu déroulant, sélectionnez le type de suggestions de lettrage souhaité (par somme identique, numéro de pièce, etc.).
Validez les suggestions de lettrage proposées.
💡 L’utilisation combinée de ces options vous permet de réduire sensiblement le nombre de lignes d’à‑nouveaux.
Exclure les comptes de TVA soldés
Par défaut, les comptes de TVA (445/446) dont le solde est égal à 0 ne sont plus détaillés dans les à-nouveaux. L’exactitude des soldes d’ouverture est conservée.
Cette option est cochée par défaut lors de la génération. Vous pouvez la décocher si vous souhaitez conserver le détail de ces comptes.
Supprimer une écriture d'à-nouveau
Allez dans le journal des à-nouveaux accessible depuis le module de saisie comptable ou cliquez sur Voir l'AN associé depuis l'onglet Tenue comptable dans les paramètres.
Cliquez sur l'écriture d'à-nouveau puis sur la poubelle rouge pour supprimer l'écriture.
Messages d'erreur concernant les à-nouveaux
"L'année fiscale n'est pas clôturée"
Il n'est pas possible de générer une écriture de report à nouveau si l'exercice fiscal est ouvert.
Cette situation peut se produire si vous avez ouvert deux onglets en même temps.
Si vous avez rouvert un exercice sur un onglet et que vous n'avez pas mis à jour le deuxième onglet, vous avez la possibilité de générer les à-nouveaux sur le deuxième onglet. Toutefois, le système est bloquant car Pennylane considère l'exercice ouvert.
"Il existe déjà une écriture d'à-nouveaux pour cet exercice fiscal, veuillez la supprimer avant de relancer la génération"
"L'à-nouveau généré pour cet exercice fiscal ne contient aucune écriture comptable"
Si la comptabilité est vide sur un exercice, il n'est pas possible de générer des à-nouveaux pour cet exercice.
Exercices ouverts
Le filtre Exercices ouverts présent dans la balance permet de visualiser les écritures des exercices antérieurs non clôturés en attendant que vous puissiez générer les AN lors de la clôture. Ils sont illustrés par la flèche bleue.
📖 Voir article Utiliser la balance générale