Sommaire
💡 Sur Pennylane, vous pouvez toujours rapprocher factures et transactions de deux côtés : soit depuis une transaction en cherchant une facture correspondante, soit depuis une facture d'achat, en cherchant une transaction correspondante.
Rapprocher une facture déjà importée via les suggestions
La connexion à vos comptes bancaires facilite le rapprochement de vos justificatifs d'achat. Lorsqu'une facture est payée, Pennylane vous propose de la rapprocher d'une transaction bancaire grâce à l'icône verte présent à côté du statut de la facture.
✍️ Le rapprochement bancaire n'apparaît que si l'intégralité des informations de la transaction est renseignée sur Pennylane.
Les étapes à suivre pour rapprocher une facture d'une une transaction :
Cliquez sur l'icône verte pour afficher la ou les suggestions de rapprochement pour votre transaction.
Dans le volet latéral, une ou plusieurs suggestions s'affichent. Vous pouvez cliquer sur la partie gauche de la suggestion pour visualiser la facture et vérifier qu'elle convient. Si c'est le cas, cliquez sur Rapprocher.
Si ce n'est pas le cas, vous pouvez également Rejeter une suggestion et lancer une recherche manuelle en cliquant sur les trois petits points (
...) sur la droite.
La transaction et la facture ont bien été rapprochées. Le statut de la transaction est désormais Justifié. Les détails et la facture sont disponibles dans le volet latéral qui s'affiche lorsque vous cliquez sur la transaction.
Rapprocher une facture manuellement
Vos comptes bancaires ne sont pas encore connectés à Pennylane ? Vous n'avez pas encore importé la facture à rapprocher ? L'icône de rapprochement disponible n'apparaît pas ? Aucun problème !
Si, pour quelque raison que ce soit, aucun rapprochement automatique n'est proposé, vous pouvez rapprocher une facture de deux manières :
Importer une facture depuis votre ordinateur
Cliquez sur la transaction à rapprocher pour afficher le volet latéral.
Importez votre facture depuis votre ordinateur.
Validez l'import de votre facture avant de passer à l'étape suivante.
Ouvrez la facture nouvellement importée en cliquant dessus. Vous pourrez alors vérifier que les informations pré-saisies par l'OCR sont exactes. Complétez ou modifiez-les si nécessaire et enregistrez les éventuels changements.
Chercher une facture dans Pennylane
Si vous avez déjà importé votre facture, elle n'est peut-être pas suggérée car le taux de confiance est trop faible.
Cliquez Chercher dans Pennylane pour ouvrir la liste de vos factures.
Renseignez les filtres pour faire remonter votre facture.
Sélectionnez la facture, puis cliquez sur Rapprocher la facture.
Rapprocher une facture de plusieurs transactions
Lorsqu'une facture est réglée en plusieurs fois, l'algorithme ne remonte pas toujours les transactions correspondantes à cette dernière. Voici comment procéder à la réconciliation dans ce cas-là.
Dans l'onglet Achats, cliquez sur la facture à rapprocher pour ouvrir le volet latéral. Dans la section Paiement sur la droite, cliquez sur Rechercher pour accéder aux transactions.
Paramétrez les filtres si nécessaire afin d'affiner votre recherche. Sélectionnez ensuite les transactions à réconcilier avec votre facture. Cliquez sur Rapprochez les transactions.
Vous pouvez désormais consulter les transactions rapprochées de votre facture dans la section Paiement.
💡 Si vous avez rapproché une transaction par erreur, vous pouvez la dissocier simplement. Dans la partie Paiement du volet latéral, cliquez simplement sur l'icône rouge Détacher.
Rapprocher une transaction de plusieurs factures
Lorsqu'une transaction est facturée en plusieurs fois, l'algorithme ne remonte pas toujours les factures correspondantes à cette dernière. Voici comment procéder à la réconciliation dans ce cas-là.
Dans l'onglet Transactions de Pennylane, cliquez sur la transaction à rapprocher.
Cliquez sur Chercher dans Pennylane dans le volet latéral.
Paramétrez si besoin les filtres pour affiner votre recherche. Sélectionnez ensuite les factures à réconcilier.
C'est tout bon ! Les factures sont rapprochées et consultables dans le volet latéral.
💡 Si vous avez rapproché une facture par erreur, cliquez sur la petite icône rouge Détacher qui apparaît lorsque vous passez votre souris sur le facture.
Cela ne va pas supprimer la facture, uniquement la détacher de cette transaction.