Utilisez Pennylane à la fois comme un espace de stockage pour vos documents et comme un Excel de suivi pour vos factures. Toutes les factures que vous importez dans Pennylane sont stockées en ligne, transmises à votre comptable, et classées par date et fournisseur.
Une fois vos factures importées, vous pouvez les relier aux transactions apparaissant sur votre espace Pennylane, pour préparer votre comptabilité.
Importez des factures depuis votre ordinateur ou votre mobile en passant par les modules suivants :
Achats, pour vos factures fournisseurs.
Ventes, pour vos factures clients crées hors de l’éditeur de Pennylane..
Transactions, pour lier vos factures à vos opérations bancaires.
À propos de la détection automatique du contenu des factures
Quand vous importez une facture (PDF ou photo), nous extrayons automatiquement les informations qu’elle contient, comme son montant, son taux de TVA ou sa date d’émission. Pour « lire » automatiquement vos factures, nous utilisons une technologie appelée reconnaissance optique de caractères (OCR).
Importer une facture depuis les Transactions
Si vous avez synchronisé votre compte Pennylane avec vos comptes bancaires, vous pouvez ajouter des factures aux transactions apparaissant sur votre espace Pennylane.
Pour rapprocher une ou plusieurs factures d’une transaction :
Accédez au menu Transactions.
Cliquez sur l’opération qui vous intéresse.
Cliquez sur Justificatif > + Ajouter ou faites un glisser-déposer dans la barre latérale.
Une fois votre rapprochement effectué, le statut de votre opération passe de Non justifiée à Justifiée, ce qui permet à votre comptable de préparer votre déclaration de TVA.
💡 Si vous importez une facture depuis le module Transactions, vous n’avez pas besoin de l’importer de nouveau depuis le module Ventes ou Achats. Votre facture sera automatiquement visible dans le module correspondant à sa nature (achat ou vente).
Importer une facture depuis les Achats
Ouvrez le menu Achats.
Cliquez sur Importer des factures.
Vous avez deux options :
Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez vos justificatifs (en vous limitant à un justificatif par fichier).
Glissez-déposez vos justificatifs directement depuis le dossier de votre ordinateur.
Validez l’importation de vos documents en cliquant sur Enregistrer.
À partir de là, vous pouvez compléter ou corriger les détails de vos factures — il est possible que l’OCR laisse des champs vides. Vous pouvez aussi commenter vos factures fournisseurs, et selon votre abonnement Pennylane, vous pourrez aussi indiquer si elles ont été payées ou non et les catégoriser.
Importer une facture depuis les Ventes
Pour importer des factures clients existantes :
Accédez à Ventes > Factures clients.
Cliquez sur Importer des factures.
Cliquez sur Ajouter puis sélectionnez vos justificatifs.
Validez l’importation de vos documents en cliquant sur Enregistrer.
Par défaut, les factures clients que vous importez sont placées dans l’onglet À traiter de votre module Ventes.
À partir de là, vous pouvez commenter vos factures clients, suivre leur paiement, et à partir du plan essentiel vous pouvez aussi les catégoriser et relancer les clients qui vous doivent de l’argent.
Prendre une facture en photo avec votre mobile
L’application Pennylane vous permet de dématérialiser vos reçus en les prenant en photo avec votre téléphone (iOS ou Android). Les factures ainsi importées atterrissent dans le module Achats de votre espace de travail. Idéal quand vous n’avez pas de version électronique de vos reçus de dépenses.
⚠️ Même si vous dématérialisez vos reçus de dépenses, pensez à conserver les originaux. Vous pourriez en avoir besoin en cas de contrôle.
Astuces
Déplacer ou supprimer une facture déjà importée
Si vous importez une facture au mauvais endroit, vous pouvez la déplacer après coup. Et si vous importez un document qui n’a rien à faire dans votre espace Pennylane, vous pouvez l’archiver ou le supprimer.
Résoudre les problèmes d’importation courants
Si vous avez du mal à importer une ou plusieurs factures, découvrez comment contourner les problèmes d’importation les plus courants.
Étapes suivantes
Paramétrer l’import automatique de factures
Connectez vos principales sources de factures à Pennylane, comme votre compte Dropbox ou votre boîte e-mail, et laissez vos justificatifs remonter automatiquement jusqu’à votre espace de travail.
Envoyer des documents administratifs à votre comptable
Toutes les factures que vous importez dans Pennylane sont visibles par votre cabinet comptable. Si vous souhaitez transmettre à votre comptable des documents qui ne sont pas liés à une transaction en particulier, comme un KBIS ou un PV d’assemblée générale, utilisez notre fonctionnalité de partage de documents.