Vous cherchez une facture qui aurait dû être importée dans votre espace Pennylane mais qui ne s’y trouve pas ? Voici les causes possibles de ce problème et les solutions pour y remédier.

Si vous venez d’ajouter une facture dans votre outil de stockage (Google Drive, Dropbox), ou sur votre compte Shine ou Qonto, il est possible qu’elle n’apparaisse pas instantanément sur votre espace Pennylane, même si votre connecteur est actif.

Pour consulter l’heure de la dernière synchronisation, rendez-vous dans Paramètres entreprise > Transmission de factures.

Selon l’urgence de votre situation, patientez quelques heures le temps que la synchronisation automatique récupère votre facture, ou importez votre facture à la main si vous devez aller vite.

Vous ne pouvez pas importer deux fois le même fichier sur votre espace Pennylane. Si une facture se trouve déjà dans votre espace Pennylane, vous ne pourrez pas l’importer à nouveau, ni manuellement ni automatiquement.
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Prenons un exemple : si vous avez importé une facture automatiquement par le biais de Google Drive, vous ne pourrez pas l’importer à la main ensuite. À la place, un message vous indiquera comment retrouver la facture importée automatiquement dans votre onglet Achats.
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Pour retrouver une facture importée précédemment, utilisez la recherche de fichiers et les filtres, par exemple pour n’afficher que vos factures archivées ou supprimées.

Si vous ne trouvez pas une facture qui devrait être sur votre espace Pennylane, c’est peut-être le signe qu’elle a été archivée — par votre comptable ou par un collaborateur.
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Utilisez les filtres des modules Achats ou Ventes pour n’afficher que les factures archivées et voyez si votre document apparaît.

Vous pouvez importer plusieurs factures en une seule fois, à condition que chacun de vos fichiers ne contienne qu’une seule facture. À chaque facture son fichier, en gros.
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Si vous regroupez 25 factures dans un PDF de 25 pages, par exemple, vous allez vous retrouver le bec dans l’eau. En revanche, vous pouvez importer une facture de 5 pages au format PDF sans aucun problème.

Si votre facture n’est pas au format PDF, JPG (JPEG) ou PNG, vous ne pourrez pas l’importer. Convertissez-la avant de l’importer.

Au cas où vous importeriez une photo, si votre image ne fait pas au moins 400 x 400 pixels, elle sera refusée : trop petite.

Si vous importez une facture au mauvais endroit, vous pouvez la déplacer après coup.
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Si vous importez un document qui n’a rien à faire dans le module Achats de Pennylane, vous pouvez l’archiver ou le supprimer.