Vous cherchez une facture qui aurait dû être importée dans votre espace Pennylane mais qui ne s’y trouve pas ? Voici les causes possibles de ce problème et les solutions pour y remédier.
Retard de synchronisation
Si vous venez d’ajouter une facture dans votre outil de stockage (Google Drive, Dropbox), ou sur votre compte Shine ou Qonto, il est possible qu’elle n’apparaisse pas instantanément sur votre espace Pennylane, même si votre connecteur est actif.
💡 Nous faisons 3 synchronisations par jour, soit une toutes les 8 heures.
Pour consulter l’heure de la dernière synchronisation, rendez-vous dans Paramètres entreprise > Transmission de factures.
Selon l’urgence de votre situation, patientez quelques heures le temps que la synchronisation automatique récupère votre facture, ou importez votre facture à la main si vous devez aller vite.
Fichier déjà importé
Vous ne pouvez pas importer deux fois le même fichier sur votre espace Pennylane. Si une facture se trouve déjà dans votre espace Pennylane, vous ne pourrez pas l’importer à nouveau, ni manuellement ni automatiquement.
Prenons un exemple : si vous avez importé une facture automatiquement par le biais de Google Drive, vous ne pourrez pas l’importer à la main ensuite. À la place, un message vous indiquera comment retrouver la facture importée automatiquement dans votre onglet Achats.
Pour retrouver une facture importée précédemment, utilisez la recherche de fichiers et les filtres, par exemple pour n’afficher que vos factures archivées ou supprimées.
💡 Si le doublon apparaît après l’import d’un FEC ou d’un autre fichier comptable sur un exercice qui contient déjà des données, ne supprimez pas immédiatement les factures. Selon les documents présents dans Pennylane, vous devez supprimer les données existantes ou extourner les balances avant de relancer l’import.
Facture archivée
Si vous ne trouvez pas une facture qui devrait être sur votre espace Pennylane, c’est peut-être le signe qu’elle a été archivée — par votre comptable ou par un collaborateur.
Utilisez les filtres des modules Achats ou Ventes pour n’afficher que les factures archivées et voyez si votre document apparaît.
Plusieurs factures dans un même document
Chaque fichier importé doit contenir une seule facture. Une facture peut toutefois comporter plusieurs pages.
Si un PDF contient plusieurs factures, séparez-les pour obtenir un fichier par facture.
⚠️ Le découpage dans Pennylane est disponible uniquement dans l’interface Comptabilité. Il est accessible aux cabinets d’expertise comptable et aux entreprises qui disposent de l’abonnement Premium avec comptabilité internalisée.
Deux possibilités s’offrent à vous :
Avant l’import, déposez le document, puis cliquez sur Modifier avant de cliquer sur Importer.
Après l’import, accédez au menu Saisie > module Factures à saisir, ouvrez le document, puis cliquez sur … > Découpage.
Vous pouvez ensuite découper le document page par page ou ajuster la séparation manuellement. Les nouvelles factures sont importées séparément et sont prêtes à être saisies.
📖 Consultez l’article Modifier un fichier importé pour suivre toutes les étapes du découpage.
✍️ Si vous n’avez pas accès à l’interface Comptabilité, séparez le document en plusieurs fichiers avant de l’importer dans Pennylane.
Format de fichier non supporté
Si votre facture n’est pas au format PDF, JPG (JPEG) ou PNG, vous ne pourrez pas l’importer. Convertissez-la avant de l’importer.
Au cas où vous importeriez une photo, si votre image ne fait pas au moins 400 x 400 pixels, elle sera refusée : trop petite.
Astuces
Déplacer une facture existante
Si vous importez une facture au mauvais endroit, vous pouvez la déplacer après coup.
Archiver ou supprimer une facture fournisseur existante
Si vous importez un document qui n’a rien à faire dans le module Achats de Pennylane, vous pouvez l’archiver ou le supprimer.