Les données que vous importez sur Pennylane peuvent être téléchargées à tout moment depuis Pennylane. Que vous ayez besoin de retraiter vos transactions sur Excel, ou que vous cherchiez à télécharger toutes vos données pour faire une sauvegarde, notre module d’exportation de données peut vous aider.
💡 Sélectionner en masse : pour gagner du temps, vous pouvez sélectionner toutes les transactions ou toutes les factures visibles à l’écran en cliquant sur la case qui se trouve à gauche des titres de colonne.
Exporter des transactions
Vous pouvez télécharger les transactions présentes dans Pennylane au format Excel. Le fichier contient une ligne par transaction avec ses données, comme la date, le montant ou le compte bancaire.
⚠️L’export depuis le menu Transactions n’inclut ni les justificatifs associés aux transactions ni leurs libellés.
Pour exporter vos transactions :
Accédez au module Transactions de votre espace Pennylane.
Sélectionnez les transactions que vous souhaitez exporter.
Cliquez sur le bouton Exporter situé au bas de votre écran dans la barre en sur-brillance. ( 1️⃣ en rouge au-dessus)
Cliquez sur le bouton Télécharger l’export qui s’affiche temporairement dans le coin inférieur droit de votre écran en superposition (2️⃣ en rouge au-dessus). Ou rendez-vous dans Plus > Exports pour retrouver l’historique de vos exportations.
✍️ La colonne Date du fichier Excel contenant vos transactions correspond à la date de valeur de vos opérations, c’est-à-dire la date à laquelle votre banque a officiellement comptabilisé chaque opération. Cette date peut être différente de la date à laquelle vous avez réalisé les opérations en question.
Exporter des factures
Les factures que vous importez sur Pennylane peuvent être exportées (en masse) depuis votre espace Pennylane.
À chaque exportation de facture, vous obtenez la liste des factures sélectionnées (au format Excel). Vous pouvez aussi télécharger en complément les factures elles- mêmes, c’est-à-dire les justificatifs que vous avez importés sur Pennylane. Dans ce cas, vous obtenez un fichier Excel et un dossier ZIP contenant vos factures au format PDF.
Pour exporter vos factures :
Dans l'interface Gestion, accédez au menu Ventes > module Factures clients ou au menu Achats > module Factures fournisseurs.
Cliquez sur les coches à gauche pour sélectionner les factures que vous souhaitez exporter.
Cliquez sur le menu déroulant Exporter situé au bas de votre écran, dans la barre en sur-brillance.
Sélectionnez le type d’export :
Fichier Excel (.xlsx) pour exporter uniquement la liste des factures ;
Fichier Excel et dossier ZIP comprenant les factures au format PDF pour exporter la liste et les factures associées.
Cliquez sur le bouton Télécharger l’export qui s’affiche temporairement dans le coin inférieur droit de votre écran (en superposition). Ou rendez-vous dans Plus > Exports pour retrouver l’historique de vos exportations.
💡 Si vous n’exportez pas la totalité de vos factures, le montant total de votre export peut être différent du montant total affiché dans Pennylane.
✍️ Pour obtenir le détail ligne par ligne de vos factures fournisseurs, accédez au menu Achats, sélectionnez les factures, ouvrez le menu "…" dans la barre d’actions, puis cliquez sur Exporter feuille de calcul (xls). Dans le fichier Excel obtenu, ouvrez l’onglet Lignes de factures.
Les autres onglets peuvent afficher une seule ligne par facture.
⚠️ Le téléchargement des documents est limité à 400 fichiers à la fois. Pour récupérer plus de 400 documents, procédez en plusieurs lots de 400.
Le tri utilisé pour constituer les lots ne peut pas être modifié. Utilisez la barre de recherche ou les filtres par utilisateur et par date pour cibler les documents à télécharger.
Exporter d’autres données
En plus de vos transactions et de vos factures, vous avez aussi la possibilité d’exporter les données suivantes depuis votre espace Pennylane :
Vos devis, depuis Ventes > Devis > Exporter (XLSX + PDF).
Vos clients, depuis Ventes > Clients > Télécharger (XLSX ou CSV).
Vos produits, depuis Ventes > Produits > Télécharger > Flèche (XLSX ou CSV).
Vos rapports, depuis Analytique (XLSX) — abonnement au plan Essentiel ou Premium requis.
💡Comment télécharger mon chiffre d'affaires par produit ?
Accédez à Ventes > Factures clients.
Sélectionnez les factures à inclure dans le calcul.
Cliquez sur Exporter > Feuille de calcul (.xlsx).
Ouvrez le fichier téléchargé, puis accédez au deuxième onglet.
Filtrez les lignes par produit pour analyser le chiffre d’affaires correspondant.
✍️Le résultat dépend des factures sélectionnées avant l’export. Vérifiez la période et les filtres appliqués dans Factures clients.
Reprendre des données dans un nouveau dossier
Lors d’un changement d’entité juridique avec un SIREN différent, par exemple le passage d’une entreprise individuelle à une SASU, créez un nouveau dossier Pennylane.
✍️ L’export et l’import servent à reprendre certaines données utiles : ils ne transfèrent ni le dossier ni son abonnement.
Avant de résilier l’abonnement de l’ancienne entité :
Exportez en priorité les factures avec leurs justificatifs, les transactions, les clients, les produits et les devis dont vous avez besoin.
Conservez les fichiers exportés dans un emplacement sécurisé.
Créez le nouveau dossier avec le SIREN de la nouvelle entité et choisissez son abonnement.
Importez uniquement les données compatibles dans le nouveau dossier.
📖 Pour préparer les fichiers et réaliser les imports disponibles, consultez Importer et exporter des clients, Importer et exporter des produits et Importer une facture depuis l’ordinateur ou le mobile.Contrôlez les données reprises dans le nouveau dossier avant de résilier l’ancien abonnement.
⚠️ Les formats d’export ne sont pas tous réimportables à l’identique. Les paramètres, les droits d’accès, les connexions bancaires et l’historique complet du dossier ne sont pas transférés automatiquement. Vérifiez les données compatibles et rapprochez-vous de votre cabinet comptable si vous avez besoin de reprendre des éléments comptables.
Astuces
Sélectionner tous les éléments d’un même onglet
Par défaut, nous n’affichons que 25 transactions ou 25 factures sous chacun de vos onglets. Si votre onglet contient plus de 25 éléments, certains sont donc masqués. Pour sélectionner tous les éléments présents sous un même onglet, y compris ceux qui sont masqués :
Cliquez sur la case qui se trouve à gauche des titres de colonne.
Cliquez sur le lien qui apparaît au milieu de la première ligne de la liste : Sélectionnez les XX autres éléments sur YY.
Restreindre les données à exporter
Si vous ne souhaitez télécharger qu’une partie de vos transactions, vous pouvez exporter le résultat d’une recherche, ou une vue filtrée de vos opérations. Vous n’avez pas l’obligation de tout exporter à chaque fois.
Télécharger à nouveau une exportation passée
Pour télécharger à nouveau un fichier d’exportation, inutile de refaire la manœuvre vous ayant permis d’obtenir votre fichier. Rendez-vous sur Plus > Exports pour retrouver la liste de vos exportations et téléchargez d’anciens fichiers.