Quand vous importez une facture sur Pennylane, un algorithme extrait les informations qu’elle contient, comme son montant ou son taux de TVA. Le nom de ce traitement automatisé est OCR ou reconnaissance optique de caractères.

L’OCR vous évite d’avoir à ressaisir dans Pennylane les informations qui sont déjà contenues dans vos factures.

Cette technologie n’étant pas infaillible, nous vous encourageons à toujours relire les champs complétés par l’OCR. Vous gardez la main bien entendu pour compléter ou modifier les informations extraites.

Compléter ou corriger le détail d’une facture

Dès que vous ajoutez une facture sur votre espace Pennylane, l’OCR démarre.

L’extraction automatique des détails de votre facture peut prendre quelques secondes.

💡 L’OCR se fait en arrière-plan. Vous n’avez donc pas besoin de laisser votre facture ouverte en attendant que la moulinette technique finisse de tourner. Vous pouvez très bien passer à autre chose et revenir à votre facture plus tard.

Une fois passées à la moulinette de l’OCR, les factures dont vous devez vérifier les informations sont placées dans les onglets suivants :

Achats > Factures fournisseurs > Boîte de réception.
Ventes > Factures clients > À traiter.

Dans la liste de vos factures, les champs laissés vides par l’OCR apparaissent en grisé avec la mention À compléter.

Éditer les détails d’une facture sur ordinateur

Une fois votre facture importée, elle est affichée sur votre écran. Vous avez vu une erreur ou avez une information à compléter ?

Rendez-vous sur le volet affichant les détails de votre facture (à droite de l’écran).
Comparez les détails extraits par l’OCR avec ceux présents dans votre facture.
Modifiez directement dans le champ adéquat l’information erronée.
Répétez l’opération si vous avez d’autres corrections à apporter.
Si besoin, cliquez sur les champs vides (orange) pour les compléter.
Cliquez sur Enregistrer et le tour est joué !

Si vous n’avez rien à compléter suite à l’OCR, vous verrez un encadré bleu disant : Facture complétée automatiquement. Vous n’aurez alors plus qu’à vérifier les informations extraites par l’OCR. Si vous repérez des erreurs ou des incohérences, cliquez sur l’icône en forme de crayon pour éditer les détails de votre facture.

Éditer les détails d’une facture sur mobile

Pour modifier les détails d’une facture importée depuis l'application mobile Pennylane :

Cliquez sur le bouton Voir pour accéder aux détails de votre facture.
Comparez les détails extraits par l’OCR avec ceux présents dans votre facture.
Cliquez sur l’icône en forme de crayon pour éditer les détails de votre facture.
Complétez ou corrigez les champs vides ou incorrects.
Validez vos modifications en cliquant sur l’icône V située en haut à droite.

Les factures importées depuis un mobile ont pour source : application mobile.

Cas particuliers courants

Si votre taux de TVA n’est pas reconnu par l’OCR

L’OCR peut reconnaître les principaux taux de TVA : 20 %, 5,5 %, extracom, intracom. Si la TVA ne s’applique pas à votre facture, vous pouvez le préciser en sélectionnant Aucune dans le menu déroulant propre à la TVA.

Si l’OCR n’arrive pas à interpréter la part ou le taux de TVA indiqués sur votre facture, vous devrez corriger le taux de TVA, modifier le montant TTC et compléter la part de taxes.

Si votre fournisseur n’apparaît pas dans la liste

Si le nom de votre client (ou de votre fournisseur) n’apparaît pas dans la liste déroulante intitulée Client (ou Fournisseur), vous pouvez créer une nouvelle entrée dans la liste. Entrez le nom de votre client ou de votre fournisseur dans la liste et cliquez sur le résultat qui commence par Créer….

Pour éviter les doublons, vérifiez bien que votre client/fournisseur n’est pas déjà listé avant de créer une nouvelle entrée à son nom. Les doublons peuvent être fusionnés après coup, mais cette opération nécessite une démarche de votre part.

S’il y a plusieurs montants sur votre facture

Si votre facture contient plusieurs montants, il est possible que l’OCR prenne le premier montant affiché sur votre facture pour le montant total de cette dernière. Dans ce cas, le montant total de votre facture dans Pennylane correspondra au montant affiché sur la première ligne de votre justificatif. Vous devrez corriger le montant total dans Pennylane.

Si l’année de votre facture n’est pas reconnue

Il est possible que l’OCR ne récupère que le jour et le mois affichés sur votre facture, sans prendre en compte l’année de votre justificatif. Cet oubli peut vous jouer des tours par la suite, notamment si vous avez l’habitude de filtrer vos factures selon leur date d’émission ou d’échéance. Vérifiez que l’année de votre facture a bien été extraite par l’OCR et complétez-la si besoin.

Astuces

L’OCR s’améliore avec le temps et le volume

L’OCR devient plus efficace et plus fin à mesure que vous importez des factures. Il est possible que vous ayez de moins en moins de champs à modifier avec le temps.

L’OCR marche mieux sur les PDF bien structurés

L’OCR fonctionne mieux sur les factures dématérialisées (PDF) que sur les documents scannés ou manuscrits. Plus votre justificatif ressemble à un document produit par une machine et mieux il sera « lu » par une machine.

Prochaines étapes

Créer des règles de catégorisation automatique

Si vous avez un abonnement Essentiel ou Premium, vous avez la possibilité de créer des règles automatiques. Vous pouvez par exemple créer une règle pour classer les factures provenant de tel client ou de tel fournisseur dans la catégorie Pennylane de votre choix.

Vous pouvez aussi assigner des taux de TVA à vos fournisseurs les plus courants afin que le taux propre à chaque fournisseur soit automatiquement saisi dans Pennylane quand vous importez une facture.

Les règles que vous définissez auront la priorité sur les informations extraites par l’OCR, ce qui vous permettra de gagner du temps au quotidien tout en réduisant votre risque d’erreurs.

Lire l’article Configurer des règles automatiques de catégorisation

Gérer vos fournisseurs

💡 Qui peut accéder à la gestion des fournisseurs dans Pennylane ?

Seuls les utilisateurs disposant d’un abonnement Basique, Essentiel ou Premium peuvent gérer leur liste de fournisseurs dans Pennylane. Cette fonctionnalité n’est pas proposée dans le cadre d’un abonnement Collaboratif.

Rendez-vous dans Achats > Fournisseurs pour retrouver la liste de vos fournisseurs et les détails de chacun d’entre eux — adresse, SIRET, numéro de TVA… Une barre de recherche et des filtres vous permettent de retrouver rapidement le fournisseur que vous recherchez.

Pour gagner du temps, assignez un taux de TVA spécifique à vos principaux fournisseurs. Ces taux seront automatiquement appliqués aux factures provenant des fournisseurs en question — à l’exception de vos factures déjà marquées comme payées dans Pennylane.
Lire l’article Modifier un fournisseur

Gérer vos clients

Accédez à Ventes > Clients pour consulter la liste de vos clients et les informations propres à chacun d’entre eux — coordonnées, préférences de facturation… Une barre de recherche vous permet de retrouver facilement le client que vous cherchez. Si votre liste de clients est stockée ailleurs que dans Pennylane, vous pouvez l’importer dans Pennylane par le biais d’un fichier XLS ou CSV.

Lire l’article Importer et exporter des clients