Avec Pennylane, vous pouvez transmettre deux types de fichiers à votre comptable :
Des justificatifs de transactions, comme des factures ou des reçus. Ces fichiers sont forcément liés à des opérations bancaires, comme des encaissements ou des dépenses. Vos justificatifs sont automatiquement transmis à votre comptable quand vous les importez sur Pennylane depuis les modules Transactions, Achats ou Ventes.
Des documents administratifs, comme un Kbis ou un PV d’assemblée générale. Ces fichiers ne correspondent pas à des factures, mais ils présentent un intérêt pour votre comptable. Pour ajouter ces documents non marchands à votre espace Pennylane et les transmettre à votre comptable, vous devez utiliser le module Documents partagés.
Transmettre un document administratif à votre comptable
Pour partager un document administratif avec votre comptable :
Accédez à Plus > Documents partagés.
Cliquez sur le bouton Ajouter ou sur Choisir un fichier.
✍️ De son côté, votre comptable reçoit une notification l’avertissant que vous venez de lui transmettre un document. Inutile de lui envoyer un e-mail en parallèle.
Si vous ne voyez pas l’onglet Documents partagés
Si vous ne voyez pas l’onglet Documents partagés
Si vous ne trouvez pas l’onglet Documents partagés (anciennement appelé GED) dans votre menu Plus, demandez à votre comptable d’activer ce module de son côté.
Si vous souhaitez supprimer un document administratif importé par erreur
Si vous souhaitez supprimer un document administratif importé par erreur
Seul votre comptable peut supprimer les fichiers ajoutés dans votre espace Documents partagés. Si vous importez un document administratif par erreur, ajoutez un commentaire dans les détails du document pour dire à votre comptable que votre fichier peut filer à la corbeille.
Répondre aux demandes de documents de votre comptable
Votre comptable peut vous demander de lui transmettre certains documents administratifs, comme des relevés bancaires dans le module Documents partagés. Vous recevez un e-mail automatiquement en cas de demande.
Pour répondre à une demande de document de votre comptable :
Accédez à Plus > Documents partagés.
Cliquez sur le bouton Demande de document.
Cliquez sur le document demandé.
Cliquez sur Ajouter un fichier.
Validez en cliquant sur Envoyer.
De son côté, votre comptable verra que votre document est En attente de validation, ce qui lui permettra de le valider ou non.
Commenter un document administratif
Pour ajouter un commentaire à l’attention de votre comptable sur un document administratif déjà importé :
Accédez à Plus > Documents partagés.
Cliquez sur le document que vous souhaitez commenter.
Accédez à l’onglet Commentaires.
Ajoutez votre note et validez en cliquant sur Envoyer.
Votre comptable pourra voir votre commentaire de son côté.
Astuce
Transférer un document vers l'espace Documents partagés
Si vous avez importé par erreur un document qui n'est pas une facture dans le module Achats, vous pouvez le transférer vers les Documents partagés.
Ouvrez le menu Achats, puis allez dans le module Factures fournisseurs.
Cliquez sur la ligne de la facture concernée.
Dans le volet latéral qui s'ouvre, cliquez sur Actions en haut à droite.
À la section Déplacer vers... du menu déroulant, sélectionnez les documents partagés.
Cliquez enfin sur Confirmer et déplacer.
Le document apparaîtra ensuite dans votre espace Documents partagés et sera consultable par votre comptable.
Prochaines étapes
Répondre aux demandes de votre comptable
Répondez aux commentaires et aux demandes de justificatifs de votre comptable directement depuis votre espace Pennylane, sans passer par la case e-mail.
Lire l’article Répondre aux demandes de votre comptable
Ajouter un commentaire à l’attention de votre comptable
En plus de répondre aux commentaires de votre comptable, vous pouvez ajouter des commentaires sur vos transactions et vos documents administratifs. Idéal pour déminer les éventuelles questions de votre comptable.
Lire l’article Commenter une facture ou une transaction