Acerca de las plantillas de documentos
Las plantillas de documentos te permiten guardar una configuración personalizada (logotipo, colores, datos de contacto, condiciones de pago, pie de página, anexos, idioma, etc.) que podrás reutilizar fácilmente al editar una factura, un presupuesto, un pedido de compra o una factura proforma.
Son la herramienta ideal si facturas a distintos tipos de clientes, realizas diferentes actividades o quieres ahorrar tiempo sin tener que volver a configurar tus documentos cada vez que los emites.
Por ejemplo, puedes crear una plantilla:
para cada actividad o tipo de servicio;
para cada idioma o país (español, inglés, etc.);
o para diferenciar los datos bancarios según la cuenta en la que quieras recibir el ingreso.
Puedes crear y gestionar varias plantillas por tipo de documento. Actualmente, no es posible crear una plantilla de factura rectificativa distinta de una plantilla de factura.
Acceder a las plantillas de documentos
Ve a Ajustes > Facturación de clientes > pestaña Personalización.
En la sección Plantillas de documentos, encontrarás todas las plantillas que ya has creado.
Crear una plantilla de factura
Nota: Asegúrate de haber configurado previamente el editor de facturas de Pennylane.
Haz clic en Crear > Plantilla de factura.
Asigna a la plantilla un nombre descriptivo.
Si quieres que esta plantilla se aplique automáticamente de forma predeterminada, marca Establecer como plantilla predeterminada.
Configurar los ajustes de la plantilla
Apariencia
Puedes:
Añadir un logotipo.
Seleccionar un color principal (que también se aplica al recuadro de la información de pago).
Cambiar el tamaño de la fuente.
Mostrar u ocultar la mención «Generado por Pennylane».
Nota: El logotipo se muestra en una zona fija, en la parte superior izquierda del documento. Su tamaño depende de las dimensiones y las proporciones del archivo importado: no se puede modificar directamente en la plantilla. Prepara la imagen antes de importarla. Si el logotipo parece demasiado pequeño o se deforma, ajusta sus proporciones o colócalo sobre un lienzo cuadrado con fondo blanco y vuelve a importarlo.
Perfil del emisor (Información de la empresa)
Puedes introducir y personalizar:
Nombre comercial.
Dirección postal de la empresa.
Dirección de correo electrónico de contacto.
Número de teléfono.
Tipo de venta (productos/servicios).
Perfil del cliente (Información del cliente)
Puedes elegir si mostrar el contacto del destinatario en el documento.
Contenido
En esta sección puedes personalizar:
Definir el título del documento (p. ej., Factura, Presupuesto).
Añadir hasta 5 Campos de encabezado en el encabezado.
Activar N.º de pedido del cliente para mostrar un campo con la referencia del pedido de compra. Solo disponible para plantillas de tipo factura, desactivado por defecto.
Insertar un Campo libre si lo deseas. Asegúrate de que su contenido sea aplicable a todos los documentos para los que se utilizará la plantilla.
Elegir si mostrar u ocultar las columnas Cantidad, Total sin IVA y Total con IVA. Las columnas Producto, Precio unitario sin IVA e IVA (%) son obligatorias y no pueden ocultarse.
Cambiar el orden y renombrar las columnas.
Por ejemplo, puedes renombrar la columna Cantidad como «km» si se factura o presupuesta una distancia.Definir la plantilla de pie de página.
Nota: Para incluir las menciones legales obligatorias, consulta el artículo Añadir las menciones obligatorias en las facturas.
Condiciones de pago
Puedes personalizar:
El plazo de pago predeterminado.
Los métodos de pago: transferencia bancaria, tarjeta, domiciliación SEPA, cheque, efectivo, letra de cambio.
Nota: Los métodos de pago disponibles dependen de lo que hayas activado en los ajustes de facturación > Pagos.
No olvides hacer clic en Guardar la plantilla cuando hayas terminado. También puedes duplicar esta plantilla y modificarla.
Mostrar el IBAN en una plantilla de factura o presupuesto
En Condiciones de pago, marca Transferencia bancaria.
Introduce los datos de tu cuenta bancaria (entidad bancaria, IBAN, BIC).
Guarda la plantilla.
Importante: Los datos bancarios deben haberse introducido previamente en la pestaña Pagos de los ajustes de facturación de clientes. Sin esto, los datos bancarios no aparecerán en tus documentos aunque la transferencia bancaria esté marcada.
Nota: Si la plantilla está siendo usada por suscripciones activas, marca Aplicar la plantilla a las suscripciones activas al guardar. Los cambios solo afectarán a las nuevas facturas generadas; los borradores existentes no cambiarán.
Consejo: ¿Tienes varias cuentas bancarias? Crea una plantilla de factura por IBAN y selecciona la correcta en el momento de emitir la factura.
Usar una plantilla al facturar
Ve al módulo Facturas de clientes.
Haz clic en Nueva factura.
En el panel lateral, en Ajustes, elige la plantilla en el campo Plantilla utilizada.
Nota: Las plantillas no tienen ningún impacto en la numeración de tus documentos. Cada tipo de documento conserva su propia secuencia de numeración, independientemente de la plantilla utilizada.
Editar, duplicar o eliminar una plantilla
En el módulo Facturación de clientes, haz clic en la pestaña Personalización.
Pasa el cursor sobre la fila de la plantilla.
Haz clic en: el lápiz para editar, el doble cuadrado para duplicar o la papelera roja para eliminar.
Importante: No puedes eliminar una plantilla definida como predeterminada. Primero define otra plantilla del mismo tipo como predeterminada. La antigua quedará entonces disponible para ser eliminada.
Casos de uso
Varias cuentas bancarias: crea una plantilla por IBAN y selecciona la correcta según la cuenta en la que quieras recibir el pago.
Facturación en varios idiomas: crea una plantilla en español y otra en inglés. Modifica los títulos, el pie de página y las menciones legales.
Distintas entidades o marcas: adapta el logotipo, el nombre comercial y las menciones según la actividad facturada.
Facturas recurrentes: crea un borrador tipo que puedas duplicar cada mes para no tener que introducir las líneas de productos manualmente.
VeriFactu (España): si tu empresa está obligada a la facturación electrónica con VeriFactu, utiliza el pie de página o los campos libres para incluir las menciones necesarias antes de generar la factura. Para más información, consulta el proceso de alta en VeriFactu en tu espacio Pennylane.
¿Cuál es la diferencia entre una plantilla predeterminada y una plantilla personalizada?
La plantilla predeterminada se aplica automáticamente cada vez que creas una factura. La plantilla personalizada debe seleccionarse manualmente en el momento de crear la factura.
¿Puedo prerrellenar mis servicios en una plantilla de factura?
No. La plantilla permite definir la estructura y la apariencia del documento, pero no las líneas de productos. Si quieres reutilizar las líneas de productos, crea un borrador tipo que puedas duplicar.
¿Cómo gestionar varios datos bancarios?
Crea una plantilla por IBAN y selecciona la correcta al emitir tu factura o presupuesto. Recuerda marcar Transferencia bancaria en las Condiciones de pago de cada plantilla para que los datos bancarios aparezcan en el documento.
¿Puedo personalizar el diseño de mi documento?
Puedes definir por defecto el logotipo, el color, los títulos, la información de encabezado, el pie de página, las columnas de la tabla y las condiciones de pago. La disposición general de los bloques no es modificable y no puedes insertar saltos de página manuales.
¿Como añadir campos personalizados en el encabezado?
Puedes añadir hasta 5 campos (p. ej., Referencia de cliente, Número de contrato, Número de pedido):
Edita tu plantilla de factura desde Ajustes > Facturación de clientes > pestaña Personalización > Documentos y plantillas. Haz clic en el lápiz al pasar el cursor sobre la fila de la plantilla.
En la sección Encabezado, añade tus campos personalizados.
Estos campos son de texto libre y deben rellenarse manualmente en cada creación. No se trasladan automáticamente de un documento a otro.
Nota: Si quieres personalizar puntualmente una factura (p. ej., cambiar el nombre del documento o añadir una nota), puedes hacerlo directamente en el editor de facturas, sin necesidad de pasar por una plantilla.
¿Qué hacer si una plantilla no se abre correctamente?
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