Nota sobre VeriFactu: En España, la transmisión al sistema VeriFactu de la Agencia Tributaria es un paso adicional y separado del envío de la factura al cliente por correo electrónico. Pennylane (vía Invopop) envía la factura a la Agencia Tributaria en el momento de la finalización. Enviar un correo al cliente y presentar la factura ante la Agencia Tributaria son dos acciones distintas.
Enviar por correo electrónico
En Pennylane, haz clic en Ventas.
Haz clic en Facturas de cliente o Presupuestos.
Selecciona la factura o el presupuesto para abrir el panel lateral y haz clic en Enviar a la derecha.
Personaliza el correo electrónico si lo deseas. Puedes:
Elegir una plantilla de correo, configurada previamente en los ajustes de facturación;
Personalizar el asunto y el cuerpo del correo electrónico que quieres enviar;
Añadir, modificar o eliminar destinatarios. Este campo se rellena por defecto con los correos asociados a tus clientes;
Añadir un archivo adjunto, que aparecerá como adjunto en el correo.
Nota: Para un presupuesto con un archivo adjunto que contenga tus condiciones generales, verifica la casilla correspondiente. Está marcada por defecto. Desmárcala si no quieres enviar las condiciones generales a tu cliente.
Una vez finalizada la personalización, haz clic en Enviar a la derecha.
Tu cliente recibirá un correo desde invoices@invoicing.pennylane.com con la factura en PDF como adjunto. Podrá hacer clic en el botón Pagar la factura para pagar mediante transferencia bancaria, o en Pagar ahora en el PDF adjunto.
Notas:
La dirección invoices@invoicing.pennylane.com se utiliza únicamente para el envío. Si tu cliente responde al correo recibido, su respuesta se enviará a la dirección de respuesta configurada en Pennylane. Para recibir sus respuestas, introduce tu dirección de correo habitual en Ajustes > módulo Facturación de clientes > pestaña Información de la empresa > campo Dirección de correo de respuesta. Si tus clientes reciben el mensaje "Dominio no encontrado" al responder, significa que la dirección de respuesta aún no está configurada.
Puedes ver el estado de envío del correo directamente en la lista de facturas, en la columna Envío. Pasa el ratón por encima del icono para consultar el estado: No enviada, Enviada, Abierta.
El estado Abierta indica que Pennylane detectó la carga de un elemento de seguimiento integrado en el correo. Según el cliente de correo o las herramientas de seguridad utilizadas por el destinatario, esta detección puede bloquearse o activarse automáticamente. El estado Abierta es un indicador de apertura del correo, pero no garantiza que el destinatario lo haya leído efectivamente.
Envío masivo
Al igual que en el envío estándar, ve a Facturas de cliente en Pennylane.
Marca todas las facturas que quieres enviar.
En la barra que aparece en la parte inferior de la pantalla, haz clic en Enviar.
Se te redirige a una nueva página:
A la izquierda aparece la lista de facturas a enviar, con el nombre del cliente, el total con IVA, la fecha de vencimiento y el correo del destinatario.
A la derecha aparece la vista previa del correo de cada factura.
Modifica la plantilla de correo si lo deseas. Puedes aplicarla a todas las facturas seleccionadas marcando Aplicar a todas las facturas.
Del mismo modo, modifica el asunto, el destinatario o el cuerpo del correo de tu factura si es necesario.
Asegúrate de haber introducido los destinatarios de todas las facturas. Haz clic en el correo cuyo destinatario aparezca como ausente en la columna izquierda para abrir la vista previa y añadir el contacto adecuado.
Una vez que todo esté en orden, haz clic en Enviar las facturas.
Recordatorios de pago
Sigue el mismo procedimiento para enviar un recordatorio de pago. Te recomendamos crear una plantilla de correo específica para los recordatorios de pago, con un mensaje más adecuado.
Si tu cliente no recibió el correo inicial, verifica los destinatarios antes de usar la acción Recordar para volver a enviarle la notificación.
Nota: Si seleccionas varias facturas para recordarlas a la vez, se envía un correo diferente por cada factura. Las facturas vencidas de un mismo cliente no se agrupan en un único correo de recordatorio.
Consejo: También puedes crear secuencias de recordatorio para recordar automáticamente a tus clientes en fechas de vencimiento concretas.
Confirmación de lectura
En Ventas, haz clic en Facturas de cliente o Presupuestos.
En el panel lateral que se abre, haz clic en la pestaña Actividades.
Encontrarás las actividades relacionadas con la factura o el presupuesto, incluido el detalle del envío, la recepción y la apertura del correo.
Nota: Actualmente no existe un registro global con todos los correos enviados a los clientes desde un expediente. Puedes seguir el estado del envío desde la columna Envío de la lista de facturas y consultar el historial de envíos desde cada factura.
Plantilla de correo
En Pennylane, haz clic en Ajustes (icono de rueda dentada), luego en Facturación de clientes y Emails y anexos.
Haz clic en el botón Añadir una plantilla de correo para crear una nueva.
En el panel lateral derecho, introduce el Nombre de la plantilla, el idioma (Espanol, Francés, Inglés o Aleman), y si la plantilla es para facturas o presupuestos. Hay varias variables disponibles en la parte inferior derecha para personalizar el contenido del correo.
Asegúrate de Guardar tu nueva plantilla una vez terminados los cambios.
Funcionamiento de las variables
Para que el nombre del cliente al que envías una factura o presupuesto se actualice automáticamente en el correo, introduce {{client}} (u otra variable entre llaves dobles) en el cuerpo de texto de tu plantilla:
Hola {{client}},
Te adjunto el presupuesto N.º {{número}} de la empresa Beatlejuice, por un importe de {{importe_sin_iva}} €. Es válido hasta el 05/01/2024.
¡Muchas gracias por tu confianza!
El equipo de Beatlejuice.
Facturas recurrentes
Al crear una suscripción, puedes elegir varios modos de finalización. Si seleccionas el modo, la suscripción crea una factura y la envía por correo electrónico, el correo se envía automáticamente con la factura en cada fecha programada.
Haz clic en Editar plantilla de correo para crear un correo personalizado o seleccionar una plantilla predefinida.