Los presupuestos son esenciales para formalizar tus propuestas comerciales.
Crea presupuestos profesionales, solícita la firma electrónica y haz seguimiento de su evolución hasta la facturación.
Acceder al módulo de presupuestos
Desde el módulo Presupuestos del menú Ventas, accedes a una tabla de seguimiento completa que centraliza todos tus presupuestos.
En la parte superior de la página, los indicadores clave te dan una visión general:
el importe total de todos los presupuestos,
el importe de los presupuestos aceptados,
y el importe de los presupuestos pendientes.
Nota: Una barra de filtros te permite refinar la visualización según varios criterios: estado, fecha de emisión, fecha de vencimiento, cliente, importe, etc.
Consejo: Puedes personalizar la visualización de las columnas haciendo clic en el botón Vista, situado en la parte superior derecha de la tabla.
Editar un presupuesto
Importante: Antes de crear tu primer presupuesto, asegúrate de haber configurado tu editor de documentos comerciales en los parámetros de la empresa.
Estos son los pasos para editar tus presupuestos en Pennylane:
Haz clic en Crear un presupuesto.
Selecciona tu cliente:
En la barra de búsqueda, escribe el nombre del cliente existente.
Para un nuevo cliente, introduce sus datos (NIF/CIF) - el buscador del Registro Mercantil completará automáticamente la información o puedes introducirla manualmente.
Para un particular, introduce simplemente su nombre y haz clic en Crear.
Introduce la fecha de emisión y la fecha de vencimiento del presupuesto.
La fecha de emisión se rellena previamente con la fecha de hoy; la fecha de vencimiento se calcula a partir del plazo de validez definido en las condiciones de pago.Añade tus productos o servicios:
Selecciona productos existentes o crea nuevos.
Personaliza la cantidad y la unidad de tus productos.
Personaliza las descripciones.
Aplica descuentos si es necesario (en importe o porcentaje).
Reorganiza el orden de las líneas según tus necesidades.
Personaliza tu presupuesto:
Título del documento (p. ej.: Evento A, Proyecto B)
Campo libre, ideal para añadir datos de contacto o un número de referencia.
Secciones, para agrupar tus productos y servicios por categoría o tipología de servicio. Se creará automáticamente un subtotal para cada sección.
Mención especial, ideal para añadir información como un número de contrato asociado a tu documento.
Pie de página, entre las plantillas configuradas en los parámetros del editor. Selecciona la que corresponda a tu presupuesto.
Descuento global, para aplicar un descuento comercial (en importe o porcentaje) al conjunto del presupuesto.
Nota: Por ahora, no es posible añadir categorías ni ejes analíticos directamente en un presupuesto. Mientras tanto, puedes usar secciones para agrupar visualmente los productos y servicios en el presupuesto.
Usa el botón Vista previa en PDF para previsualizar tu presupuesto y comprobar que no contiene ningún error.
Valida haciendo clic en Guardar.
El presupuesto se crea con el estado Pendiente. A continuación puedes:
Enviarlo para firma electrónica.
Modificarlo (incluidas las fechas) mientras no esté firmado ni convertido en factura.
Cambiar manualmente su estado (Rechazado/Aceptado) haciendo clic en el estado.
Nota:No es posible editar un presupuesto de opciones en Pennylane ni asignar una cantidad cero a una línea de producto.
Configurar los parámetros del presupuesto
En la sección Parámetros, en el panel derecho, selecciona:
Plantilla utilizada. Selecciona la plantilla de presupuesto para este presupuesto en concreto. Puedes gestionar tus plantillas en Configuración empresa > Facturación de clientes.
Idioma del documento. Selecciona el idioma de tu presupuesto entre español, francés e inglés. El editor permanecerá en francés pero todos los campos se traducirán automáticamente al inglés.
Condiciones de pago. El plazo de validez del presupuesto corresponde al plazo indicado aquí y determina la fecha de vencimiento automáticamente. Introduce tus datos bancarios (nombre de tu entidad, IBAN, BIC) si deseas mostrarlos en el presupuesto.
Convertir en presupuesto de suscripción. Haz clic en este botón si quieres que Pennylane cree facturas a intervalos regulares para tu cliente una vez que tu presupuesto haya sido validado por éste. Deberás proporcionar un método de cobro en el paso siguiente (GoCardless).
Consejo: Puedes guardar diferentes plantillas de presupuesto con parámetros preconfigurados para ahorrar tiempo.
Duplicar un presupuesto existente
Desde la lista de presupuestos, puedes duplicar un presupuesto para crear un nuevo documento sin partir de cero, conservando el original en memoria.
Importante: No puedes duplicar presupuestos vinculados a suscripciones.
Gestionar los presupuestos caducados
Un presupuesto pasa automáticamente al estado Caducado cuando:
Su fecha de validez ha vencido y todavía tiene el estado Pendiente;
O se ha alcanzado el plazo de firma electrónica.
Importante: Un presupuesto caducado no puede convertirse en factura ni enviarse para firma electrónica sin antes ser reactivado.
Reactivar un presupuesto caducado
Abre el presupuesto correspondiente.
Haz clic en el botón Modificar.
Modifica la fecha de vencimiento para que sea posterior a la fecha de hoy.
El presupuesto vuelve al estado Pendiente. A continuación puedes convertir el presupuesto en factura, o enviarlo para firma electrónica. Se genera un nuevo enlace de firma al enviarlo.