¿Qué cubre este artículo?
Este artículo explica cómo gestionar plantillas personalizadas, configurar la información y las condiciones de pago por defecto, y configurar los correos electrónicos y los recordatorios de facturas impagadas en el editor de facturas de Pennylane.
¿Qué debes saber antes de empezar?
Debes marcar Transferencia bancaria en las condiciones de pago de la plantilla utilizada para que tus datos bancarios (IBAN) aparezcan en las facturas y presupuestos.
Debes definir otra plantilla como predeterminada antes de poder eliminar la plantilla actualmente marcada como predeterminada.
Para modificar las condiciones de pago de varios clientes a la vez, debes exportar e importar de nuevo la lista de clientes.
Gestionar plantillas personalizadas
Además de la configuración general, puedes crear plantillas de facturas para necesidades específicas, por ejemplo para usar diferentes cuentas bancarias o adaptar los documentos a distintos tipos de facturación.
Para encontrar y gestionar tus plantillas, ve a Configuración > Facturación de clientes > Personalización y consulta la sección Plantillas de documentos.
Para cada plantilla, puedes personalizar:
Apariencia (logotipo, color)
Perfil del emisor (nombre comercial, dirección, datos de contacto)
Perfil del cliente (mostrar o no el contacto)
Contenido del documento (título, campos de encabezado, campo libre y columnas)
Condiciones de pago
Pie de página del documento
Consejo: Puedes crear distintas plantillas de factura según el método de pago. Por ejemplo, una para domiciliaciones y otra para transferencias bancarias. Así evitas que un cliente en domiciliación te haga una transferencia por error.
Los ajustes definidos en una plantilla de documento tienen prioridad sobre la configuración general.
Nota: El pie de página en España no incluye el campo "capital social", ya que no es una mención obligatoria en la normativa española de facturación.
Crear una nueva plantilla
Consulta nuestro artículo [Crear plantillas de facturas] (el artículo también cubre todos los demás tipos de documentos que puedes crear en Pennylane).
Eliminar una plantilla
Ve a Configuración > Facturación de clientes > Personalización.
En la sección Plantillas de documentos, encuentra la plantilla que quieres eliminar.
Haz clic en el icono de papelera roja al final de la fila.
⚠️ Una plantilla definida como predeterminada no puede eliminarse. Define otra plantilla del mismo tipo como predeterminada para que la antigua sea eliminable.
Personalizar el título de facturas y productos
En el campo Título del documento, puedes reemplazar "Factura" por "Honorarios", por ejemplo.
En el campo Título de la columna Productos, reemplaza "Producto" por "Artículo", "Descripción" o el término que mejor se adapte a tu oferta comercial.
Configurar las columnas de facturas y presupuestos
Las plantillas de documentos también permiten definir la visualización de las columnas. Puedes mostrar u ocultar la columna Cantidad, cambiar el orden de las columnas y renombrar sus encabezados.
Ve a Configuración > Facturación de clientes > Personalización.
En la sección Plantillas de documentos, abre la plantilla correspondiente.
En la sección Contenido, configura la visualización y el orden de las columnas.
Guarda la plantilla.
Información y condiciones de pago por defecto
Introduce los datos de tu cuenta bancaria (IBAN) en la pestaña Pagos de tu configuración de facturación. Estos datos aparecerán en tus facturas y presupuestos, siempre que la transferencia bancaria esté marcada en las condiciones de pago de la plantilla utilizada.
La condición de pago predeterminada se aplica a todos los perfiles de cliente creados a continuación. Esta condición determina automáticamente la fecha de vencimiento de cada nueva factura (ej. pago a 30 días = fecha de emisión + 30 días).
Consejo: Puedes configurar condiciones de pago distintas para cada cliente desde su ficha de cliente. La fecha de vencimiento de cada factura se ajustará automáticamente según el cliente seleccionado.
Condiciones de pago disponibles en España:
Inmediato
A 15 días
A 30 días
A 45 días
A 60 días
A 90 días
Métodos de pago disponibles:
Transferencia bancaria (activa la visualización de tus datos bancarios en la factura o presupuesto)
Tarjeta de crédito (mediante Stripe, haciendo clic en Pagar)
Domiciliación bancaria (introduce tu número de identificador de acreedor SEPA)
Consejo: Si tienes varios métodos de pago y solo quieres que aparezca uno en la factura, puedes crear una plantilla de factura para cada método o ajustar el método directamente en la factura.
Cuidado: Para que el IBAN aparezca en tus facturas y presupuestos, debe estar introducido en la pestaña Pagos de tu configuración Y la transferencia bancaria debe estar marcada en las condiciones de pago de la plantilla utilizada.
NIF/CIF del cliente: recuerda incluir el NIF o CIF del cliente en su ficha para que aparezca en las facturas. Este dato es obligatorio para clientes particulares.
Numeración de Facturas Rectificativas
Las Facturas Rectificativas deben tener su propia serie de numeración, independiente de la numeración de facturas ordinarias. Configura esta serie en los ajustes de tu plantilla.
Modificar las condiciones de pago de varios clientes
No puedes modificar directamente las condiciones de pago de varios perfiles de cliente desde la interfaz.
Para hacer este cambio de forma masiva:
Exporta tu lista de clientes.
Añade o modifica las condiciones de pago en el archivo exportado.
Vuelve a importar el archivo actualizado en Pennylane.
Correos electrónicos y recordatorios de impagados
En la pestaña Correos electrónicos, configura las plantillas de correo que acompañarán el envío de tus facturas desde Pennylane.
Puedes crear varias plantillas de correo (por tipo de pago, por ejemplo) o editar una existente directamente.
Configura secuencias de recordatorios automáticos para todos o algunos de tus clientes en la pestaña Recordatorios de impagados.
Para más información, consulta [Recordar automáticamente a los clientes con facturas impagadas].