En España, la factura es un documento oficial con valor jurídico, contable y fiscal. Todo empresario o profesional autónomo está obligado a emitir una factura por cada venta de bienes o prestación de servicios.
Nota: Es importante emitir una factura cada vez que realizas una venta de bienes o prestas un servicio a un cliente profesional. Para los clientes particulares, la factura es obligatoria cuando el importe supera los 400 € IVA incluido, o cuando el cliente la solicite expresamente.
Para ser válida, la factura debe incluir las menciones obligatorias establecidas por la normativa española.
Menciones obligatorias en una factura española
De acuerdo con la Ley General Tributaria y el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), una factura española válida debe incluir:
Número de factura: las facturas deben seguir una secuencia cronológica continua y sin saltos (por ejemplo: 2024-001, 2024-002...). Cada serie de numeración debe ser independiente.
Fecha de emisión: la fecha en que se emite la factura.
Identidad del emisor: razón social o nombre completo, NIF o CIF, y domicilio fiscal del vendedor.
Identidad del destinatario: para clientes profesionales, razón social o nombre completo, NIF o CIF, y domicilio. Para clientes particulares, el NIF es obligatorio.
Descripción de los bienes o servicios: descripción clara de los bienes entregados o servicios prestados.
Base imponible: el importe neto antes del IVA.
Tipo de IVA e importe del IVA: indica el tipo de IVA aplicable (21%, 10% o 4%) y el importe resultante. Si la operación está exenta, indica la exención aplicable.
Importe total: total con IVA incluido.
Además, si el sistema VeriFactu está activo, la factura debe incluir un código QR para su verificación por la Agencia Tributaria.
Casos especiales
Inversión del sujeto pasivo: si se aplica el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, indica "inversión del sujeto pasivo" en la factura. El importe del IVA es 0 en la factura; es el comprador quien debe declarar el IVA.
Operaciones exentas intracomunitarias: indica la exención aplicable (por ejemplo: Art. 25 Ley 37/1992).
Facturas simplificadas (tickets): para operaciones de hasta 400 € IVA incluido con particulares, puede emitirse una factura simplificada sin identificación del comprador, salvo que el cliente la solicite expresamente.
¿Dónde añadir estas menciones en Pennylane?
Pie de página de la plantilla: añade las menciones recurrentes (cláusulas de pago tardío, etc.) en el pie de página de una plantilla. Consulta [Crear plantillas de factura].
Campos de encabezado y campos libres: añade menciones específicas (NIF/CIF del cliente, dirección de entrega) mediante los campos de encabezado o un campo libre en la plantilla.
Editor: introduce las menciones puntuales directamente en el editor al crear el documento.
Numeración de Facturas Rectificativas
Las Facturas Rectificativas (notas de abono) deben tener su propia serie de numeración, independiente de la serie de facturas ordinarias. Indica claramente en la Factura Rectificativa la referencia a la factura original que se rectifica.
Sanciones por incumplimiento
El incumplimiento de las menciones obligatorias puede dar lugar a sanciones administrativas. La Agencia Tributaria puede imponer multas de hasta 300 € por factura incorrecta en el caso de errores formales, y sanciones más elevadas en caso de incumplimiento sistemático o fraudulento.