✍️ Nur ein interner Benutzer mit Administratorrolle kann ein Google Drive verbinden. Externe Buchhalter haben hierfür keine Berechtigung.
Google Drive ist eine geeignete Methode für den gelegentlichen Import von Rechnungen und/oder geringe Volumina: Die Synchronisierung kann nämlich bis zu 12 Stunden dauern. Wenn Sie einen sofortigen Import Ihrer Rechnungen benötigen, bevorzugen Sie den manuellen Import oder den Import per E‑Mail.
Um Ihre Nutzung zu optimieren, empfehlen wir, Google Drive über Ihren Internetbrowser und nicht über die Desktop‑Anwendung zu verwenden.
Ordner vorbereiten
⚠️ Wenn diese Empfehlungen nicht eingehalten werden, wird es uns leider schwerfallen, Sie bei der Lösung von Synchronisierungsproblemen effektiv zu unterstützen, da diese sehr häufig mit der Konfiguration Ihres Google Drive zusammenhängen.
Erstellen Sie in Ihrem Google Drive zunächst zwei Ordner, die mit Pennylane synchronisiert werden sollen: Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen.
Diese beiden Ordner müssen die folgenden Kriterien erfüllen:
Die Ordner werden im Stammverzeichnis Ihres Google Drive erstellt (das heißt, sie befinden sich nicht in einem anderen Ordner), um alles übersichtlich zu halten.
Die Ordner enthalten keine Unterordner oder Verknüpfungen, um die Synchronisierung nicht zu stören.
Die Zugriffsrechte für diese Ordner sind nicht eingeschränkt(andernfalls wird der Import Ihrer Rechnungen blockiert).
Ordner verbinden
⚠️ Stellen Sie sicher, dass Sie ausschließlich die beiden benötigten Ordner auswählen und nicht Ihr gesamtes Laufwerk (My Drive).
Gehen Sie in Ihrem Pennylane‑Konto zu den Einstellungen.
Klicken Sie auf Belegübertragung.
Suchen Sie im Bereich Verfügbare Quellen den Abschnitt Google Drive und klicken Sie auf Aktivieren.
Klicken Sie im angezeigten Seitenbereich auf Konto verbinden.
Sie werden zur Google-Seite weitergeleitet.Wählen Sie das Google‑Konto aus, mit dem das Drive verknüpft ist, und klicken Sie auf Zulassen, um die Verbindung mit Pennylane zu bestätigen.
Sie befinden sich wieder in Pennylane. Klicken Sie im Bereich Einkaufsbelege auf Ordner auswählen.
Klappen Sie die Ordnerstruktur Ihres Drive auf, bis Sie den/die gewünschten Ordner finden(hier Lieferantenrechnungen). Aktivieren Sie den Ordner und klicken Sie auf Auswahl bestätigen.
Wiederholen Sie den Vorgang für den Bereich Verkaufsbelege.Wählen Sie den/die entsprechenden Ordner (hier Kundenrechnungen) und klicken Sie auf Auswahl bestätigen.
Ihre Ordner sind nun synchronisiert!Der gesamte bisherige Inhalt der ausgewählten Ordner wird importiert.
✍️ Bevorzugen Sie für die Übermittlung Ihrer Rechnungen das PDF‑Dateiformat.
Häufig gestellte Fragen
Möchten Sie die über Google Drive importierten Rechnungen einsehen?
Sie finden alle Lieferantenrechnungen im Modul Einkäufe und die Kundenrechnungen im Modul Verkäufe.
Wählen Sie im Filter Quelle den Eintrag Google Drive aus.
Sie sind sich nicht sicher, ob eine Rechnung importiert wurde?
Auf der Seite Rechnungsübermittlung können Sie die letzte Synchronisierung einsehen.
In der Regel erfolgt die Synchronisierung alle 8 Stunden.
Sie möchten einen Ordner entfernen?
Klicken Sie auf die Quelle Google Drive, um den Seitenbereich zu öffnen, und klicken Sie anschließend auf das Symbol Zurücksetzen in der Zeile des zu entfernenden Ordners.
Klicken Sie auf Trennen, um die Verbindung mit Ihrem Drive vollständig zu beenden.
✍️ Das Löschen eines Ordners im Drive führt nicht zu seiner Löschung in Pennylane, sondern lediglich zum Stopp der Synchronisierung. Der Beleg muss manuell im Tool gelöscht werden.
⚠️ Pennylane besitzt keinerlei Berechtigung, Ihr Google Drive zu verändern:
Die Integration erlaubt ausschließlich den Import der Belege, die sich in den Ordnern befinden, die Sie zur Synchronisierung ausgewählt haben.
Hinweis
Nur der Benutzer, der die Verbindung zwischen Google Drive und Pennylane eingerichtet hat, kann die synchronisierten Ordner nachträglich ändern.
Beispiel: Wenn Sarah den Google‑Drive‑Connector so konfiguriert hat, dass die Drive‑Ordner A und B synchronisiert werden, kann Florian keinen weiteren Ordner (C) zur Synchronisierung hinzufügen – selbst dann nicht, wenn Florian den MANAGEMENT‑Mandanten verwaltet. Mit anderen Worten: Um die Einstellungen dieser Integration zu ändern, müssen Sie deren Ersteller sein.